Influencia de Grupos Externos en Proyectos de Sistemas

Los proyectos de sistemas, aunque generados internamente, pueden tener una importancia equiparable a aquellos impulsados por entidades externas. Por ejemplo, la presencia de organismos públicos en las empresas a menudo requiere sistemas de información específicos para la revisión de la retención de impuestos. Estos organismos externos, en muchas ocasiones, son quienes determinan el formato y los requisitos para la entrega de dicha información, ejerciendo una influencia directa en el diseño y la implementación de los sistemas.

Proyectos No Factibles: Definición y Manejo

Un proyecto no factible es aquel que no ha logrado superar el estudio de factibilidad. Para manejar proyectos de esta naturaleza, es crucial reevaluar la situación y determinar las razones de su inviabilidad. Esto implica modificar el enfoque del proyecto para alinearlo con la problemática y las necesidades reales de la empresa. En caso de que las modificaciones no sean viables o el proyecto no se ajuste a los objetivos a corto plazo de la organización, se considera que no es adecuado para la empresa en ese momento.

Características de Proyectos Según el Rol del Solicitante

Las solicitudes de proyectos de sistemas varían significativamente según el rol del solicitante. Estas diferencias se presentan debido a la perspectiva, el nivel de detalle y las responsabilidades inherentes a cada posición:

• Gerentes de Departamento: Sus solicitudes se enfocan en aspectos específicos y operativos de su área, buscando soluciones a problemas concretos o mejoras en procesos departamentales.
• Altos Ejecutivos: Poseen una visión estratégica y global de la organización, información que generalmente no manejan los gerentes de departamento. Su influencia en los proyectos es amplia, ya que sus solicitudes suelen estar ligadas a objetivos corporativos de alto nivel y tienen amplias responsabilidades sobre el rendimiento general de la empresa.
• Personal de Sistemas (Analistas de Sistemas): Los analistas de sistemas son quienes detectan las áreas donde los sistemas deben desarrollarse o mejorarse. Esto puede ocurrir mediante la elaboración de una propuesta proactiva o a través de la solicitud de un gerente, basándose en su conocimiento técnico y su comprensión de las necesidades tecnológicas.

Requerimientos de Sistema: Definición y Determinación

Un requerimiento de sistema es una característica o función que debe incluirse en un nuevo sistema o en una mejora de uno existente. La determinación de requerimientos es un proceso fundamental que vincula el estudio de un sistema actual con la recopilación de detalles específicos relacionados con sus necesidades futuras. Implica un estudio exhaustivo del sistema para comprender su funcionamiento y detectar dónde son necesarias las mejoras. Dado que el analista no siempre conoce la situación completa de la empresa, debe realizar un estudio detallado para comprender a fondo la problemática a resolver.

Diferencia entre Requerimientos de Transacción y de Decisión

La distinción entre requerimientos de transacción y de decisión radica en su propósito y el tipo de información que manejan:

• Requerimiento de Transacción: Se refiere a los sistemas de nivel transaccional, cuyo objetivo principal es capturar, procesar y almacenar datos de operaciones diarias. Estos sistemas se centran en la eficiencia y la precisión de las transacciones rutinarias.
• Requerimiento de Decisión: Se enfoca en sistemas que apoyan la toma de decisiones. Las decisiones, por su naturaleza, no siempre siguen un procedimiento específico. Estos requerimientos buscan integrar información de diversas fuentes de tal manera que los gerentes puedan analizarla y determinar las acciones a seguir. Los sistemas de toma de decisiones pueden orientarse hacia el análisis de datos pasados, presentes o la proyección de escenarios futuros.

Relación entre Sistemas de Transacción y de Decisión

Existe una relación intrínseca y de interdependencia entre los sistemas de transacción y los sistemas de decisión. Los requerimientos de transacción (que alimentan y procesan datos) no pueden realizarse eficazmente sin considerar los requerimientos de decisión (que utilizan esos datos para generar información útil), y viceversa. Los datos capturados por los sistemas transaccionales son la base fundamental para que los sistemas de decisión puedan generar informes, análisis y proyecciones que apoyen la gestión.

Obtención de Información Mediante Entrevistas

Cuando los analistas necesitan adquirir datos muy específicos sobre una aplicación o desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas, las entrevistas son una herramienta eficaz. Pueden realizarse entrevistas estructuradas (con preguntas predefinidas) o abiertas (permitiendo mayor libertad en las respuestas), dependiendo del nivel de detalle y la naturaleza de la información buscada.

Eficacia de la Revisión de Registros

La revisión de registros es eficaz cuando permite establecer una comparación clara entre la historia del área donde se implementará el sistema, su situación actual y lo que se espera que suceda. Proporciona un contexto histórico y datos concretos que ayudan a comprender la evolución y las necesidades del sistema.

Tipos de Información Recopilada en Entrevistas

La información clave que se busca obtener a través de entrevistas incluye:

• Opiniones: Perspectivas y puntos de vista de los usuarios y stakeholders.
• Objetivos: Metas y resultados esperados del sistema.
• Seguimiento: Cómo se monitorean y controlan los procesos actuales.
• Procedimientos Informales: Prácticas no documentadas que son cruciales para el funcionamiento diario.

Razones para el Origen de Proyectos de Sistemas de Información

Los proyectos de sistemas de información surgen por diversas razones estratégicas y operativas, buscando optimizar el rendimiento y la eficiencia de una organización:

• Mayor Velocidad en el Proceso: Aprovechar la capacidad de la computadora para calcular, clasificar y consultar datos e información a una velocidad superior a la del personal que realiza las mismas tareas.
• Mayor Exactitud y Mejor Consistencia: Asegurar que las etapas de cálculo, incluyendo operaciones aritméticas, se lleven a cabo correctamente y de la misma manera en cada ocasión, reduciendo errores humanos.
• Consulta Más Rápida de la Información: Localizar y consultar información almacenada de manera eficiente, permitiendo realizar rastreos complejos y obtener datos en tiempo real.
• Integración de las Áreas de Negocio: Coordinar las actividades del negocio que se realizan en áreas separadas de la empresa, facilitando la captura y distribución fluida de la información entre departamentos.
• Reducción de Costos: Utilizar la capacidad de cómputo para procesar datos a un costo menor que con otros métodos, manteniendo la exactitud y los niveles de rendimiento deseados.
• Mayor Seguridad: Salvaguardar los datos confidenciales e importantes, asegurando que sean accesibles solamente para aquellas personas que tengan la autorización correspondiente.

Iniciadores de Proyectos de Sistemas

Los proyectos de sistemas pueden ser iniciados por diferentes actores dentro y fuera de la organización, cada uno con sus propias motivaciones y perspectivas:

• Gerentes de Departamento
• Altos Ejecutivos
• Analistas de Sistemas
• Grupos Externos (como organismos reguladores o clientes)

Papel de la Observación en la Investigación de Sistemas

La observación desempeña un papel crucial en la investigación de sistemas, ya que permite obtener información que no siempre se puede adquirir de otra manera; es el principio de «ver para creer». Es fundamental para comprender procedimientos, observar cómo se maneja la documentación, cómo se llevan a cabo los procesos en la práctica y si se siguen los pasos especificados, lo que ayuda a detectar errores o ineficiencias. El analista no siempre debe involucrarse directamente en el sistema que está investigando, pero sí debe realizar una observación cuidadosa y sistemática para obtener una comprensión precisa del entorno y los flujos de trabajo.

Propósito de la Investigación Preliminar

La investigación preliminar es llevada a cabo por los analistas de sistemas bajo la dirección de un comité de selección de proyectos. Su objetivo principal es evaluar las peticiones de proyectos para determinar su viabilidad inicial y decidir si se justifica una investigación más detallada. Esta etapa es crucial para filtrar proyectos y asignar recursos de manera eficiente.

Enfoque Específico de las Solicitudes de Gerentes

Las solicitudes de un gerente a menudo se enfocan en aspectos específicos de su departamento porque, en su rol, pueden no considerar plenamente la interacción con otros departamentos. Aunque esta interacción exista en la realidad y el proyecto pueda beneficiar a otras áreas, la perspectiva inicial del gerente suele estar limitada a las necesidades y problemáticas de su propia unidad.

Razones Menos Comunes para la Inviabilidad de un Proyecto

Las razones menos comunes, y a menudo problemáticas, para que un proyecto sea considerado no factible incluyen:

1. Probar la destreza del equipo de analistas de sistemas: Iniciar un proyecto solo como un ejercicio o prueba de habilidades, sin una necesidad real de negocio.
2. Afirmar la superioridad de un departamento sobre los demás: Proyectos impulsados por intereses políticos o de poder, en lugar de por una necesidad organizacional.
3. Solo por automatizar: Buscar la automatización por sí misma, sin un análisis claro de los beneficios o la eficiencia que aportará.
4. Encaprichamiento con los atractivos de la tecnología nueva: Adoptar una tecnología emergente sin una justificación sólida de cómo resolverá un problema de negocio o mejorará un proceso.

Ejemplo de Cuestionario Cerrado

Los cuestionarios cerrados se utilizan para obtener información específica sobre un tema, obligando al encuestado a elegir entre un conjunto predefinido de respuestas. Esto facilita la cuantificación y el análisis de los datos.

Ejemplo: Evaluación docente.

Pregunta: ¿Considera que el profesor explica los temas con claridad?

• ( ) Siempre
• ( ) Frecuentemente
• ( ) A veces
• ( ) Rara vez
• ( ) Nunca

Ejemplo de Cuestionario Abierto

Los cuestionarios abiertos se aplican para conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales de los encuestados, permitiendo una respuesta libre y detallada. Son útiles para identificar la raíz de un problema o explorar ideas nuevas.

Ejemplo:

Pregunta: ¿Cuáles son sus principales sugerencias para mejorar la experiencia del usuario en nuestro nuevo sistema?

(Espacio para respuesta libre)

Proceso de Investigación Detallada de Requerimientos

El proceso de investigación detallada de requerimientos es fundamental para el éxito de un proyecto de sistemas. A continuación, se describen los pasos clave:

1. Investigación Preliminar y Estudio de Factibilidad

   Las entrevistas realizadas durante la etapa del estudio de factibilidad se enfocan en determinar la razón de una solicitud de proyecto y recopilar suficiente información para decidir si debe realizarse una investigación detallada. Los principales involucrados en el problema son clave en esta fase.

2. Entrevistas Iniciales

   Realización de entrevistas para profundizar en la comprensión de la situación y las necesidades.

3. Análisis de Hallazgos Preliminares

   Evaluación de lo que indicó la investigación preliminar y si la gerencia aceptó o no los hallazgos. Esto es crucial para poder empezar de inmediato con una investigación detallada e identificar los requerimientos.

4. Planes de Análisis de Requerimientos: Estrategia Total

   Desarrollo de una estrategia integral para la recopilación de requerimientos, que puede incluir:

   • Entrevistas estructuradas o semi-estructuradas.
   • Muestreo y revisión de todos los documentos y registros relevantes.

5. Entrevistas de Profundización

   Realización de entrevistas adicionales para clarificar detalles, resolver inconsistencias y obtener una comprensión más profunda.

6. Recopilación de Datos Detallados

   Consolidación de todos los datos recabados durante la investigación detallada para su posterior análisis y documentación de los requerimientos del sistema.