El Acta de Constitución del Proyecto: Tu Punto de Partida

El acta de constitución del proyecto es un documento breve pero importante que resume el proyecto. Debe ser revisado y aprobado por la persona que apoya o financia el proyecto. Ayuda a decidir si el proyecto se acepta o no, según los beneficios esperados y si encaja con los objetivos de la organización.

Beneficios de tener un acta de constitución

• Hace que todos entiendan mejor el proyecto y sus objetivos.
• Permite identificar riesgos desde el inicio.
• Define las necesidades principales y los criterios para aceptar el proyecto.

Elementos que debe tener un acta de constitución del proyecto

Según el PMBOK (Project Management Body of Knowledge), una guía que recoge las mejores prácticas para dirigir proyectos y define cómo planear, organizar y controlar un proyecto para que tenga éxito, el acta debe incluir:

• Descripción del proyecto: Resumen de lo que se espera lograr con el proyecto (producto, servicio o resultado único).
• Enfoque del ciclo de vida: Indica cómo se desarrollará el proyecto, usando un método tradicional o ágil.
• Autoridad del gerente: Define hasta qué punto el gerente puede tomar decisiones sobre presupuesto, tiempo, personal y cambios sin pedir aprobación extra.
• Beneficios esperados o caso de negocio: Qué ventajas o retorno se espera obtener con el proyecto, incluso si es social y no busca ganancias.
• Supuestos importantes: Cosas que se dan por ciertas para que el proyecto funcione pero que no se saben con certeza.
• Restricciones: Límites del proyecto, como tiempo, presupuesto, alcance o calidad.
• Objetivos SMART: Metas claras que son Específicas, Medibles, Alcanzables, Realistas y con fecha límite.
• Requisitos principales: Lo que el cliente o patrocinador necesita que el proyecto cumpla.
• Entregables clave: Productos o resultados importantes que el cliente espera y que marcan hitos del proyecto.
• Criterios de aprobación: Condiciones que deben cumplirse para que el proyecto sea aceptado.
• Riesgos importantes: Posibles eventos que pueden afectar positiva o negativamente al proyecto.
• Recursos preasignados: Personas, dinero o materiales que ya se tienen disponibles o se esperan tener.
• Lista de interesados: Personas o grupos que se verían afectados por el proyecto.
• Aprobación del acta: Firmas del patrocinador y del gerente que confirman que todo está correcto.

Los 13 Pasos Clave para el Cierre de un Proyecto

1. Conseguir la aceptación del cliente y documentarla.
2. Entregar los resultados al dueño final.
3. Cerrar contratos con proveedores.
4. Registrar lo aprendido, tanto lo bueno como lo malo.
5. Actualizar los archivos internos de la organización para futuros proyectos.
6. Hacer los pagos y cobros finales y preparar el informe financiero.
7. Cerrar cuentas y centros de coste para que no se pueda gastar más.
8. Actualizar la disponibilidad del equipo para otros proyectos.
9. Evaluar el desempeño del equipo.
10. Actualizar nuestro CV y animar al equipo a hacerlo.
11. Comunicar y destacar los logros del proyecto.
12. Pedir referencias personales y organizativas.
13. Celebrarlo: ¡reconocer el esfuerzo y el éxito del equipo!

Identificación y Gestión de Interesados (Stakeholders)

¿Qué es un interesado?

Un stakeholder es cualquier persona o grupo (área, empresa, comunidad o país) que puede afectar al proyecto o verse afectado por él.

Beneficios de una correcta identificación de interesados

Hacer una buena identificación de los interesados ayuda al gerente a:

• Reunir bien los requerimientos: Entender claramente qué necesita cada interesado. Esto es clave para planear el proyecto.
• Priorizar necesidades: Se pueden ordenar sus intereses según qué tanto poder tienen, qué tan importante es su opinión, cuánto pueden influir o cuánto les afecta el proyecto.
• Conocer su postura: Saber si están a favor, en contra, si tienen experiencia en proyectos parecidos o si quieren apoyar.

Documento de identificación de interesados según el PMBOK

Debe incluir:

• Código del interesado: Una especie de etiqueta o código para poder ubicarlo fácilmente en gráficos y matrices del análisis.
• Nombre: De la persona o representante del área, empresa, comunidad, etc.
• Cargo: Puesto o nivel jerárquico que ocupa dentro de la organización.
• Ubicación, teléfono, e-mail: Datos básicos de contacto para comunicarse.
• Rol: Qué función tiene dentro del proyecto (patrocinador, cliente, supervisor, etc.).

Documento de evaluación de interesados según el PMBOK

Debe incluir:

• Requisitos principales: Necesidades específicas que cada interesado espera que el proyecto cumpla.
• Expectativas principales: Lo que esperan que el proyecto logre de acuerdo con sus intereses.
• Fase de impacto: En qué etapa del proyecto el interesado tendrá mayor influencia o se sentirá más afectado.

Clasificar a los interesados

Después de identificar y evaluar, se pueden clasificar por:

• Nivel de autoridad (poder).
• Nivel de interés.
• Nivel de influencia.
• Nivel de impacto.

Análisis de interesados

Después de clasificarlos, se pueden utilizar diferentes herramientas de análisis, como las matrices de poder/interés, para gestionar sus expectativas y participación.