Aprovisionamiento: concepto y misión

El aprovisionamiento es la función logística encargada de poner a disposición de la empresa los materiales y productos necesarios para su funcionamiento. Su misión principal es cubrir las necesidades de materiales de la empresa, teniendo en cuenta sus prioridades competitivas en relación con la calidad, el coste y el tiempo. Incluye dos funciones fundamentales:

• Compras: parte de la gestión de aprovisionamiento encargada de adquirir bienes y servicios.
• Gestión de stocks: toma de decisiones sobre los niveles de artículos que se deben almacenar y las cantidades a pedir.

Función de compras

La función de compras tiene como misión satisfacer la demanda de materiales, componentes y suministros de la empresa. Al comprar se persiguen los siguientes objetivos:

• Obtener el precio de adquisición más bajo posible.
• Garantizar la entrega en el momento justo y en la cantidad adecuada.
• Mantener los niveles de calidad definidos.

Tipos de compra

Los principales tipos de compra son:

• Por punto de pedido: se realiza el pedido cuando el stock de un material llega a un nivel determinado previamente.
• Por programa: la empresa conoce las cantidades que necesitará en cada período y realiza un programa de aprovisionamiento donde se detallan cantidades y momentos en que se realizarán las compras.
• Programas abiertos: no se conocen las cantidades que se necesitarán en cada momento; se fija un programa de aprovisionamiento abierto donde se establecen fechas pero no cantidades.
• Pedidos esporádicos: necesidad puntual.
• Pedidos especulativos: realizados para aprovechar una situación de bajos precios que se espera que suban en poco tiempo.

Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son una representación de las distintas etapas del proceso en el orden en que se producen. Permiten estudiar el proceso de gestión de pedidos para poder mejorarlo, así como estandarizar la respuesta ante posibles incidencias, ofreciendo respuestas consistentes a las mismas.

E-Procurement

E‑Procurement es el aprovisionamiento realizado a través de Internet. Su objetivo es conseguir mayor rapidez y simplicidad en los procesos de la función de compras. Cubre desde compras por catálogo electrónico hasta la participación en subastas y mercados electrónicos. Permite captar nuevos proveedores y gestionar las relaciones con ellos a través de la red.

Ventajas frente al aprovisionamiento tradicional:

• Reducción de costes administrativos: al emplear documentación electrónica.
• Reducción de precios de adquisición de mercancías: gracias a que por Internet se pueden evaluar más alternativas.
• Reducción del tiempo requerido para completar el ciclo de compra.
• Reducción de errores y devoluciones: al emplear formularios electrónicos se evitan errores al teclear pedidos.

Marketplaces son puntos de encuentro virtual entre empresas y pretenden facilitar las relaciones entre clientes y proveedores empleando la red.

Flujo administrativo de documentos de compraventa

El flujo administrativo comienza cuando el comprador realiza un pedido. El proveedor entrega el correspondiente albarán con la mercancía. Tras la entrega o prestación, el proveedor entrega la factura donde refleja importes y condiciones de pago. Finalmente, el comprador realiza el pago.

Documentos: pedido, albarán, factura y nota de abono

El pedido

El pedido es el documento mediante el que se solicitan aprovisionamientos a un proveedor; lo realiza el comprador.

Datos habituales: identificación del pedido, fecha de realización, identificación del proveedor y del cliente, artículos solicitados y condiciones comerciales.

El albarán

El albarán es el documento que emite el vendedor y entrega al cliente junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y como guía para emitir la factura. Normalmente se realizan tres copias: una para el vendedor, otra para el comprador y una copia adicional que firma el comprador y se reenvía al vendedor.

Datos: datos del vendedor, número de orden y fecha de emisión, datos del cliente, referencias, forma de envío, descripción de la mercancía, observaciones y recibí.

El albarán valorado: se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía.

La factura

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa. Los empresarios están obligados a emitir facturas por las operaciones realizadas o un tique cuando la venta es a un comprador que no es empresario.

Datos: datos del comprador y del vendedor, número de factura, lugar y fecha de emisión, relación de artículos entregados, gastos adicionales y descuentos, IVA.

Nota de abono

La nota de abono es una factura rectificativa, emitida cuando el vendedor debe devolver algún importe al comprador por un error, devolución o descuento tras haber emitido la factura.

Medios de pago

Principales medios de pago utilizados en compraventa:

• Efectivo: dinero en metálico; medio más inmediato de cobro y más inseguro. Límite: 2.500 €.
• Cheque: documento facilitado por entidades de crédito en forma de talonario. El librador ordena al librado pagar al tenedor.
• Transferencias: el comprador ordena a su banco que transfiera fondos desde su cuenta a la del proveedor; es un medio rápido.
• Letras de cambio: documento formalizado en impreso oficial que obliga a pagar al librado un importe al tomador en una fecha determinada; el librador suele domiciliar el pago de la letra. El tomador tiene derecho de cobro.
• Pagaré: documento similar al cheque con fecha de vencimiento, antes de la cual no se puede cobrar.
• Otros: tarjetas de crédito, PayPal, etc.

Documentos relacionados con stock

Documentos de carácter interno y externo:

• Internos: sirven para que cliente y proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio dentro de la cadena de suministro.
• Externos: contienen información de utilidad para la empresa emisora o para terceros.

Tipos de pedidos

Según la forma:

• Normal: para solicitar mercancías necesarias en un período reducido de tiempo.
• Programado: para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades.
• Abierto: para solicitar una cantidad total aproximada, sin suponer compromiso de compra. Características: plazo de entrega muy corto; el proveedor se obliga a disponer de un stock mínimo; el precio puede ser fijo o admitir subidas previa justificación.

Según el material:

• Extraordinario: para solicitar materiales de pronto empleo que, por causas extraordinarias, se necesitan para un fin concreto.
• De reposición: iniciativa que parte del almacén; se solicitan materiales sobre los cuales se ha fijado un stock mínimo.
• De servicio u obra: para solicitar la realización de un trabajo determinado.
• Habitual (materiales o mercancías): más generalizado; para solicitar artículos que se precisan en el punto de venta.

Hoja de solicitud

Documento interno utilizado cuando se piden materiales desde una sección a otra de la empresa; generalmente se envía de ordenador a ordenador.

Recepción de devoluciones

La recepción de devoluciones ocurre cuando:

• El producto no llegó a su destino en las condiciones solicitadas o presenta defectos de calidad.
• El cliente recibe artículos no solicitados.
• La empresa solicitó más cantidad de la que ha podido vender y devuelve los excedentes.

Trazabilidad

La trazabilidad es el conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y trayectoria de un producto o lote a lo largo de la cadena de suministro, desde el origen hasta el destino final.

Sistema de trazabilidad basado en registro de información a tres niveles:

1. Información de la etiqueta que acompaña a la mercancía e incorpora los datos del producto.
2. Registro de esa información en las bases de datos de cada agente de la cadena de suministro.
3. Transmisión electrónica de la información de trazabilidad entre los distintos agentes de la cadena de suministro.

Costes asociados al producto

Los costes asociados a un producto incluyen:

• Adquisición: costes de materias primas y otros materiales.
• Almacenaje: gastos originados por mantener y conservar existencias almacenadas.
• Fabricación: gastos producidos para transformar materias primas en productos terminados.

Conceptos relacionados:

• Precio de compra: importe que aplica el proveedor en la factura.
• Precio de adquisición: precio de compra consignado en la factura más todos los gastos hasta que la mercancía llega al almacén del comprador.
• Coste de fabricación: gastos ocasionados para transformar materiales en productos terminados.
• Costes directos: aquellos que forman parte del proceso productivo; a mayor volumen de producción, mayor coste.
• Costes indirectos: costes que no se pueden imputar a un producto, sección o departamento determinado.

Descuentos

Tipos de descuentos habituales:

• Comercial: porcentaje aplicado sobre el importe bruto de cada artículo o sobre la suma de importes si todos tienen el mismo porcentaje.
• Funcional: concedido al mayorista que realiza funciones de almacenaje y distribución.
• Volumen o rappel: aplicado una vez deducido el descuento comercial; puede ser acumulativo o no acumulativo.
• PPP: descuento por pronto pago (cuando el cliente paga al contado o antes del plazo establecido).
• De temporada: porcentaje concedido cuando el comprador adquiere productos con antelación a la temporada de ventas.
• Promocional: reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del proveedor.
• Unidades bonificadas: número de unidades gratuitas cada X compras.