Administración 2

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Planeación

• Planeación: etapa del proceso administrativo en la que se definen los objetivos a alcanzar y la mejor forma de llegar a ellos.
• Visión: declaración que indica cómo se visualiza la empresa a largo plazo.
• Presupuesto: se considera una técnica tanto de planeación como de control.
• Organización: etapa del proceso administrativo que consiste en el diseño de la estructura de trabajo y los procedimientos para coordinar los esfuerzos y así alcanzar los objetivos organizacionales.
• Departamentalización: principio de la organización que consiste en dividir a la empresa en áreas funcionales de acuerdo con sus necesidades.
• Capital humano: tipo de recurso que consiste en el esfuerzo físico o mental de las personas para aportar valor a la empresa.
• Valores: representan cualidades importantes para fortalecer los principios y la actuación de las personas que integran y se relacionan con la empresa.
• Estratégica: tipo de planeación que se desarrolla considerando las actividades que debe realizar un individuo o un pequeño grupo de ellos.
• Autoridad: facultad de dar órdenes a las personas subordinadas.
• Entorno: conjunto de circunstancias o factores sociales, económicos, políticos y culturales externos a la organización, pero que influyen en su desarrollo.
• Estrategia: modelo de negocios que permite lograr los objetivos; involucra el diseño de la producción, venta y distribución de un producto.
• Estructura: sistemas que determinan los niveles de jerarquía en una organización, identificando los distintos puestos y sus relaciones de autoridad.
• Manuales: guías e instrucciones que sirven para el establecimiento de procedimientos de trabajo.
• Misión: enunciado que describe la razón de ser de una organización.
• Objetivos: resultados que se esperan alcanzar y hacia donde deben orientarse los esfuerzos.
• Organigrama: representaciones gráficas de la estructura organizacional de una empresa.
• Plan: conjunto de pasos a seguir para alcanzar los diferentes objetivos a través de estrategias establecidas.
• Reclutamiento: búsqueda de candidatos potenciales para los puestos vacantes.

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Recursos y selección

• Recursos: elementos que se utilizan para lograr los objetivos organizacionales.
• Selección: proceso para la toma de decisiones que consiste en aceptar a los candidatos idóneos para los puestos vacantes.

La etapa o fase mecánica del proceso administrativo

Corresponde a los elementos teóricos de la administración; en ella se definen los elementos que caracterizan e influyen en la organización, lo que se quiere lograr y la forma y condiciones en las que se alcanzará.

Planeación como punto de partida

Planeación es el punto de partida del proceso administrativo y la guía para una operación eficiente. Es la actividad primaria del proceso administrativo que define las bases para alcanzar objetivos específicos.

Principios de la planeación

• Factibilidad: lo que se incluya en la planeación debe ajustarse a la realidad y tener posibilidad de alcanzarse.
• Objetividad y precisión: la información que sirva de respaldo a la planeación debe ser real, precisa y exacta.
• Cuantificación: a través de datos cuantificables (cantidades, tiempo, porcentajes, etc.), la información presentada será más confiable.
• Unidad: los planes de cada función deben estar coordinados y ser congruentes con el objetivo general.
• Flexibilidad: toda planeación deberá dejar un margen para errores y modificaciones.

Proceso de planeación

Proceso de planeación: análisis del entorno, formulación, programación y ejecución.

Análisis del entorno

Análisis del entorno: es un estudio de las condiciones externas que impactan de forma directa o indirecta a la organización.

Análisis de la industria

Este análisis se realiza a través de un modelo conocido como las cinco fuerzas, elaborado por Michael Porter.

• Competencia: se refiere a la intensidad de los competidores, la cantidad y las diferencias en la oferta.
• Oportunidades: posibilidades de mejora para la empresa.
• Amenazas: posibilidad de que ocurran eventos adversos que puedan perjudicar a la organización. Incluye factores económicos, sociales, políticos y tecnológicos.
• PEST: herramienta para evaluar los factores Políticos, Económicos, Sociales y Tecnológicos.

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Creación de escenarios y formulación

• Creación de escenarios: con la información obtenida se elaboran representaciones a futuro que proyectan lo que podría suceder en un periodo; hay escenarios positivos, negativos y posibles.
• Formulación: se integra por el marco de referencia de la empresa, sus elementos, perspectiva, metas y estrategias que permitan aprovechar sus recursos.
• Premisas: supuestos acerca de los factores o condiciones ambientales que podrían tener influencia en el desarrollo de los planes.
• Políticas: conjunto de directrices que establecen normas para la operación de procedimientos.
• Programas: son una secuencia de actividades específicas a realizar para alcanzar los objetivos.
• Programación: esta etapa sirve de enlace entre la formulación y la ejecución; en ella se especifican y precisan las metas y objetivos, asignándoles un responsable y una ubicación física.
• Ejecución: es la etapa del desarrollo de los programas en la que se involucran todos los miembros de la organización, monitoreando y coordinando las actividades a través de una comunicación efectiva.

Tipos de planeación

• Estratégica: la planeación estratégica incluye a la empresa en su totalidad, definiendo objetivos en forma general.
• Funcional o táctica: se deriva de la planeación estratégica y atiende a las actividades de un área específica de la empresa.
• Operativa: se diseña para dar cumplimiento a los planes tácticos.

Técnicas de planeación

• Gráfica de Gantt: consiste en una herramienta de control de operaciones representadas por gráficos y barras; originalmente se utilizaba en el ámbito militar.
• Diagrama de PERT: la técnica de revisión y evaluación de programas; permite dirigir la programación de un proyecto.
• Lluvia o tormenta de ideas: técnica en la que se reúne un grupo de personas para aportar ideas que ayudan a la solución de un problema.
• Método Delphi: técnica similar a la lluvia de ideas pero que intenta eliminar la subjetividad mediante rondas de consulta y retroalimentación anónima.

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Técnicas avanzadas y medición

• Investigación de operaciones: frecuentemente llamada ciencia de la administración; es un modelo que utiliza herramientas matemáticas para mejorar el proceso de toma de decisiones.
• Razones financieras: son índices que comparan los distintos elementos de los estados financieros contables.
• Matriz de participación en el crecimiento: también conocida como matriz BCG (estrella, interrogación, vaca, perro).

Organización

Organización: etapa del proceso administrativo que consiste en el diseño y establecimiento de la estructura de trabajo, aprovechando el talento de las personas.

Principios de la organización

• Cadena de mando: indica las relaciones de autoridad en la que cada trabajador debe conocer su nivel de actuación.
• Unidad de mando: señala que cada trabajador debe reportar a un solo jefe.
• Tramo de control: indica la cantidad de subordinados que debe coordinar el jefe.
• División del trabajo: consiste en separar las tareas en distintos pasos.
• Departamentalización: división de la organización en áreas funcionales.
• Centralización: grado de dependencia de los integrantes de la organización para la toma de decisiones.
• Formalización: seguimiento de normas.
• Equidad: equilibrar las cargas laborales.

Estructura organizacional

Estructura organizacional: es la forma en que se gestionan las empresas para realizar sus operaciones atendiendo sus necesidades.

• Lineal o militar: se caracteriza por concentrar la autoridad y responsabilidad en una sola persona.
• Funcional o de Taylor: su propuesta consiste en dividir el trabajo y organizar supervisiones especializadas.
• Lineo-funcional: es un modelo conocido por su sencillez, flexibilidad y claridad.
• De staff: consiste en el apoyo de especialistas con criterio propio.
• Por comités: son grupos de personas a los que se les asignan funciones o proyectos específicos.
• Matricial: los recursos humanos y materiales se agrupan para distintos proyectos.
• Adhocracia: organización de equipos especializados para situaciones específicas.