Fundamentos de la Administración: Roles, Funciones y Gestión de Talento
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Concepto de la administración a partir de la naturaleza del ser humano
La administración es una de las actividades humanas más importantes, encargada de organizar y dirigir el trabajo individual y colectivo de manera efectiva en términos de objetivos. A medida que la sociedad comenzó a depender crecientemente del esfuerzo grupal y que muchos grupos organizados tienden a crecer, la tarea de los administradores se vuelve fundamental. La administración surge desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad; el ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes.
Desde su aparición en la Tierra, el hombre ha trabajado para subsistir, buscando la mayor efectividad posible mediante la administración. Esta nace junto al hombre, aunque posteriormente se estudie como fenómeno social.
Las compañías, al igual que los individuos, tienen éxito o fracasan por diversas razones. Algunas son circunstanciales, pero la mayoría son personales y humanas, incluyendo las decisiones que los administradores toman y las acciones que realizan.
En los negocios, nada puede sustituir una administración eficiente. Las compañías pueden destacar temporalmente, pero no se mantienen sin una gestión correcta. Lo mismo sucede con los individuos: para tener éxito, deben enfocarse en lo fundamental, discerniendo entre lo importante y lo trivial, administrándose correctamente.
El papel de las organizaciones ha sido clave en el avance de la civilización. Este rol ha evolucionado con el tiempo debido a la modificación de los modelos administrativos y las teorías que explican el comportamiento organizacional. Este conjunto de teorías conforma la disciplina general llamada administración y sus ciencias derivadas.
Implicación de la teoría de las relaciones humanas
El surgimiento de la teoría de las relaciones humanas aporta un nuevo lenguaje al repertorio administrativo: se habla de motivación, liderazgo, comunicación y organización informal, dejando a un lado, con fuertes críticas, los conceptos rígidos de autoridad, jerarquía y racionalización del trabajo.
Esta teoría propone una nueva concepción sobre la naturaleza humana, basada en los siguientes aspectos:
- Los trabajadores son seres con sentimientos, deseos y temores.
- Las personas están motivadas por necesidades que satisfacen en los grupos sociales donde interactúan.
- El comportamiento de los grupos depende del estilo de supervisión o liderazgo.
- Las normas del grupo actúan como mecanismos reguladores del comportamiento y controlan informalmente los niveles de producción.
Necesidades humanas básicas
El comportamiento humano está determinado por causas denominadas necesidades o motivos, entre los cuales distinguimos:
- Necesidades Fisiológicas: Primarias y vitales, relacionadas con la supervivencia (alimentación, sueño, actividad física, satisfacción sexual).
- Necesidades Psicológicas: Secundarias, como la seguridad íntima, participación, autoconfianza y afecto.
- Necesidades de autorrealización: Las más elevadas, síntesis de las anteriores, impulsan al individuo a desarrollar su potencial.
Motivación
Es el conjunto de reacciones y actitudes naturales que se manifiestan ante estímulos del medio circundante.
Dimensiones de la motivación:
- Realización personal.
- Reconocimiento a la aportación.
- Responsabilidad.
- Adecuación a las condiciones de trabajo.
Tipos de motivación en la organización:
- Intrínseca: Satisfacción producida por la propia tarea (subjetiva: vocación; objetiva: calidad de la tarea).
- Extrínseca: Movida por el beneficio obtenido como resultado del desempeño (sistema de incentivos).
- Trascendente: Motivación obtenida por el beneficio que recibe un tercero.
Liderazgo
La teoría de las relaciones humanas comprobó la gran influencia del liderazgo en el comportamiento. El administrador necesita conocer la motivación humana para conducir a las personas. Los tipos de liderazgo incluyen:
- Autocrático: El líder centraliza decisiones e impone órdenes.
- Liberal: El líder delega decisiones y no ejerce control.
- Democrático: El líder orienta al grupo e incentiva la participación.
Roles y funciones del administrador
El administrador profesional domina la técnica de administrar y es experto en la situación de empresas o gobiernos. Su campo de acción es amplio: docente, investigador, asesor, entre otros.
Roles de Mintzberg
Mintzberg identificó diez roles administrativos:
- Roles Interpersonales: Emblemático (representación), Líder (coordinación) y Enlace (relaciones externas).
- Roles Informativos: Vigilancia (búsqueda de información), Propagador (compartir información) y Vocero (postura oficial).
- Roles de toma de decisiones: Emprendedor, Manejo de dificultades, Asignación de recursos y Negociador.
Habilidades administrativas
- Técnicas: Aplicación de métodos y procedimientos específicos.
- Interpersonales: Capacidad para dirigir, motivar y resolver conflictos.
- Conceptualización: Capacidad para percibir la organización como un todo.
- Comunicación: Capacidad para enviar y recibir información eficazmente.
- Razonamiento crítico: Consideración minuciosa de los elementos de un problema.
Integración de personal
Es el proceso de obtener y agrupar los elementos humanos necesarios para el funcionamiento de la organización. Incluye el pronóstico de necesidades, reclutamiento, selección e inducción.
Reclutamiento: Proceso de atraer candidatos calificados para ocupar vacantes.
Selección de personal: Filtro para elegir a los candidatos más adecuados para mantener la eficiencia.
Inducción: Programa para familiarizar a los nuevos empleados con sus responsabilidades y la cultura organizacional.
Análisis de puesto
Procedimiento para determinar deberes, responsabilidades y requisitos de un puesto. Es vital cuando se funda la organización, se crean nuevos puestos o se requiere actualizar sistemas de compensación.
Evaluación de desempeño
Proceso técnico, sistemático y continuo para valorar el rendimiento y comportamiento laboral del colaborador, permitiendo elaborar planes de mejora.
Organigramas
Representación gráfica de la estructura organizacional. Los tipos principales son el jerárquico (tradicional) y el matricial (reportes funcionales y directos).
Manual de funciones
Documento formal que compila las descripciones de puestos de trabajo. Es esencial para la gestión de personas, el control de sistemas y la definición de competencias.
Contenido del Manual
- Finalidad: ¿Para qué existe el puesto?
- Área de Eficacia: Aporte material a la empresa.
- Tareas: Actos elementales del trabajo.
- Funciones: Grupos de tareas (Ejecución, Directivas y Empresariales).