Conceptos Fundamentales en la Contratación de Servicios Externos

TDR (Términos de Referencia): Documento elaborado por una empresa que necesita contratar a otras para que le proporcionen determinados servicios destinados a mejorar sus sistemas de mercadeo, producción, organización, finanzas o su administración en general.

Utilidad de los TDR: Sirven para que las empresas contratantes tengan claridad sobre las condiciones en que posiblemente se suscribirá un contrato, y para que las empresas oferentes conozcan las condiciones bajo las cuales ofrecen dichos servicios, permitiéndoles elaborar y presentar sus ofertas.

Contenido Esencial de los TDR

Los TDR incluyen los siguientes elementos:

• Título del servicio: Debe comprender claramente lo que se requiere.
• Antecedentes: De la empresa y del área de trabajo para la cual se requieren los servicios externos.
• Objetivos: Los que se esperan lograr con la contratación.
• Especificaciones técnicas del servicio.
• Organización prevista para cumplir lo solicitado.
• Resultados e informes esperados.
• Requisitos del contratista.
• Tiempo disponible para su ejecución y condiciones de pago.

Desglose de Secciones Clave en los TDR

Justificación y Objetivos

• Justificación: Explicar acerca de la empresa que solicita el servicio (si es S.A., asociación civil, cooperativa u otra organización).
• Objetivos del Contrato: Explicar para qué se contratarán los servicios de la empresa oferente. *No confundir con los objetivos generales de la empresa solicitante.*

Ejecución y Entregables

• Metodología: Solicitar a la empresa oferente que explique cómo va a dar cumplimiento a los objetivos y resultados esperados.
• Actividades: La empresa oferente deberá determinar si las actividades propuestas son suficientes o si debe incluir otras. Se elaborará un cronograma.
• Productos: Indicar cuál es el producto que se obtendrá de la contratación o implementación del servicio (ejemplo: informe final).
• Informes a entregar: Se debe entregar el informe final y se pueden requerir informes parciales, los cuales deben estar acordes al trabajo realizado.

Perfil del Proveedor y Condiciones Económicas

• Perfil de la Empresa o Consultor: Incluye formación académica del consultor, habilidades y otros conocimientos, experiencia previa en la prestación de servicios, documentación legal del proveedor del servicio y referencias de trabajos similares proporcionados.
• Habilidades y otros conocimientos (HAB y otros cono): Indicar si se requieren conocimientos específicos como certificaciones, cursos recibidos o manejo de maquinaria.
• Experiencia Previa (EXP previa): La empresa debe tener experiencia en la prestación de dichos servicios. Se debe indicar cuántos años de experiencia se esperan de la persona a contratar.
• Condiciones Contractuales (CONDI CONTRAC): Incluyen la oferta económica (presentar cotización), forma de pago (condiciones y número de pagos), plazo (tiempo esperado para la finalización del trabajo) y supervisión (indicar quién será el responsable de la empresa contratante para dar seguimiento al trabajo).

Procesos de Adquisición y Licitación

Licitación: Proceso de concurso entre proveedores para adjudicarse la adquisición o contratación de un bien o servicio requerido por una organización.

Tipos de Licitación

• Pública (PUB): La competencia es total, ya que pueden participar todos los interesados.
• Privada (PRI): Luego de emitir la resolución, solo compiten los que han sido invitados por la entidad licitante, cuyo mínimo está definido por la ley.

Etapas de la Licitación

Las etapas se dividen en:

1. Previas: Definición de requerimientos y selección de la licitación como mecanismo de compra.
2. Esenciales: Elaboración de las bases, llamado, periodo de consultas y recepción de ofertas, evaluación de ofertas y adjudicación.
3. Posteriores: Formalización del contrato, ejecución del contrato y evaluación de proveedores.

Bases: Documentos aprobados por la autoridad competente de cada entidad licitante, que contienen aspectos administrativos, económicos y técnicos del bien o servicio.

El proceso general de investigación o consultoría incluye: Formulación de problemas, determinación del diseño, preparación (diseño), trabajo de campo (búsqueda), procesamiento, trabajo y análisis (análisis) y comunicación del informe.

Documentación en el Transporte de Mercancías

Transporte Terrestre

Contrato Terrestre: Contrato en virtud del cual una parte se obliga, por cierto precio, a conducir de un lugar a otro por tierra, canales, lago o ríos, y entregar las mercancías a la persona designada.

Características: Es un contrato bilateral, consensual, oneroso, y el transportador puede rescindir el contrato por voluntad propia.

Transporte Marítimo

Conocimiento de Embarque (C/E o B/L): Acredita que el transportador ha tomado a su cargo las mercancías y se ha obligado a entregarlas contra la presentación de ese documento a una persona determinada, a su orden o al portador.

Estipulaciones del Conocimiento de Embarque (B/L)

1. Puerto de carga según el contrato de transporte marítimo, y la fecha en que el transportador se ha hecho cargo de las mercancías.
2. El puerto de descarga, según el contrato de transporte marítimo.
3. El lugar de emisión del conocimiento de embarque.
4. La firma del transportador o de la persona que actúe en su nombre.
5. La fecha o el plazo de entrega de las mercancías en el puerto de descarga, si las partes lo han convenido expresamente.

Valor Probatorio del B/L: Es la veracidad de lo que se detalla en el conocimiento de embarque, es decir, que concuerda con lo que realmente se embarcó.

Diferencias entre Fletamento y Transporte Marítimo

La diferencia radica en las obligaciones del armador:

• En el contrato de fletamento, el armador pone la nave armada y equipada a disposición del fletador.
• En el contrato de transporte de mercadería por mar, el armador embarca mercadería y la entrega en un lugar determinado.

Modalidades de Fletamento

• Fletamento por Viaje Total: Se obliga al fletante a poner a disposición del fletador espacios susceptibles de ser cargados en una nave determinada.
• Fletamento Parcial por Viaje: Se dispone al fletador uno o más espacios determinados dentro de la nave.

Partes Intervinientes en el Transporte Marítimo

1. Porteador o Transportador: Persona natural o jurídica encargada del transporte marítimo de las mercaderías mediante el respectivo contrato de transporte.
2. Porteador Efectivo o Transportador Efectivo: Persona a la que se le ha encargado la ejecución del transporte de las mercancías o de una parte de este.
3. Cargador: Persona que ha entregado las mercancías al porteador en virtud del contrato de transporte marítimo.
4. Consignatario: Persona habilitada por un título para recibir las mercancías.

Carta de Porte: Es el documento que las partes otorgan para acreditar la existencia y condiciones del contrato y la entrega de las mercaderías al porteador.

Responsabilidad y Sanciones del Porteador

Vicio Propio de la Cosa: Ocurre cuando la mercancía o materia asegurada se destruye o deteriora de forma natural. La responsabilidad no es del porteador ni de la compañía aseguradora, a menos que esta última lo asuma por estipulación expresa.

Sanciones al Porteador

• Caso de Pérdidas: El porteador tendrá que pagar la mercadería al precio que tenga, a juicio de un conocedor, en el día y lugar donde debió ser entregada. Su estimación se hará de acuerdo con las indicaciones en la carta de porte.
• Avería Total: Cuando la carga queda inútil para la venta o consumo. El consignatario abandona las especies a favor del porteador y exige el valor íntegro.
• Avería Parcial: Disminución en el valor de las mercaderías. El consignatario deberá recibirlas y cobrar al porteador el importe del menoscabo.
• Retardo: El consignatario podrá hacer efectiva una multa por el mero hecho de la demora y sin necesidad de acreditar perjuicio.