Conceptos Fundamentales de Sistemas y Procedimientos

Sistemas

Un sistema es un conjunto de funciones que operan en armonía o con un mismo propósito, y que puede ser ideal o real.

Procedimientos

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos en un tiempo (sucesión cronológica), que permiten realizar una actividad o un trabajo correctamente.

Procedimientos Administrativos

Implica el desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervención administrativa necesaria para la realización de un determinado objetivo.

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo, en él encontraremos asuntos de organización, dirección y control. Para resolverlos se debe contar con una buena planeación, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo más fluido posible.

Todo estudio de sistemas y procedimientos, tanto de tipo interno como externo, deberá llevarse a cabo pensando en que las organizaciones son un sistema y no un rompecabezas de funciones, puestos y procedimientos aislados; con esto se tiene el mejor argumento para asegurar que el análisis debe ser integral. El organismo en su totalidad será sometido a un examen y evaluación para así detectar las verdaderas causas de los problemas. En consecuencia, habrá necesidad de crear una unidad orgánica de sistemas y procedimientos que brinde asesoría a la dirección superior de un organismo.

Ubicación de la Unidad de Sistemas y Procedimientos en la Estructura Administrativa

La ubicación o asignación de la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USP) depende de varios factores. En primer lugar, puede ser que el órgano consultor a quien se confía este estudio sea una unidad integrada a la organización, en cuyo caso la extensión de su trabajo dependerá del nivel donde esté ubicado. Si se trata de una unidad de asesoría en un tercer nivel jerárquico, su actividad se verá sumamente restringida, ya que la coordinación será solo a la altura de jefe o departamento y, más aún, de una sección específica, lo cual supone que solo atacará los problemas de unos cuantos procedimientos en una función para establecer una unidad de esta naturaleza.

Las posibles ubicaciones incluyen:

1. Una extensión del área financiera, puesto que muchos proyectos de la unidad de sistemas y procedimientos se relacionan con actividades financieras.
2. Una función independiente del área financiera. En este caso, la función de sistemas y procedimientos es, en sí misma, el objeto del grupo operacional.
3. Una forma departamental que enfatiza la unidad y la estrecha relación que hay entre el aspecto financiero y el de sistemas.
4. Un órgano asesor de la dirección general. Este caso es el que más se recomienda, pues mientras mayor nivel jerárquico tenga la empresa, mayor será su campo de acción en ella y además ganará aceptación.

Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos

La unidad de sistemas y procedimientos estudia y analiza la organización y sus sistemas administrativos, con el fin de proponer y, en su caso, diseñar, implantar y actualizar los sistemas existentes para permitir y elevar su eficiencia en el logro de los objetivos establecidos; todo esto, mediante el aprovechamiento racional de los recursos humanos, financieros y materiales de que se disponga.

Importancia de la Unidad de Sistemas y Procedimientos

La importancia de la unidad de sistemas y procedimientos varía bastante de una empresa a otra. Esto se debe a que se pueden tomar en cuenta diversos factores que determinan su importancia:

• El campo de acción de la unidad de operación.
• La profundidad de los estudios que van a practicarse.
• El volumen y complejidad de las operaciones de la empresa.
• La centralización o descentralización de las funciones de sistemas y procedimientos.
• Los sistemas de proceso electrónico de datos, como parte integrante de la unidad como entidad por separado.

Funciones de la Unidad de Sistemas y Procedimientos

1. Estudiar y analizar permanentemente la organización y el funcionamiento general de la empresa o áreas.
2. Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información con el fin de: evaluar la eficacia de los sistemas utilizados, analizar el flujo de datos para saber si la información es significativa para tomar decisiones.
3. Diseñar y realizar formatos o formas impresas.
4. Analizar e implantar normas y políticas para las diferentes áreas de la empresa.
5. Estudiar y analizar permanentemente los procedimientos y relaciones de organización en términos de límite en la estandarización del trabajo, la simplificación y la medición de la productividad; para lo que se necesita tiempo y movimiento y volumen de trabajo.
6. Diseñar manuales mecanizados o electrónicos; que contengan los procesos de los sistemas de la empresa o departamento.
7. Formular manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado, observando su aplicación y actualización.
8. Revisar la implantación de nuevos métodos, y la realización de la revisión periódica de los mismos. O realizar auditorías administrativas de los departamentos, procesos o manuales.
9. Realizar auditorías administrativas de la organización o de algún departamento en específico.
10. Definir equipos que faciliten la ejecución del trabajo.
11. Aprovechamiento del espacio físico.

El Analista de Sistemas y Procedimientos

Es la persona encargada de planificar y desarrollar estudios y proyectos de sistematización administrativa, coordinando y controlando las actividades asociadas, a fin de optimizar el desempeño de los sistemas y servicios de información administrativa.

Funciones del Analista

• Planifica el desarrollo de proyectos de sistematización.
• Supervisa y revisa los proyectos de organización, métodos y procedimientos, organigramas estructurales y funcionales, líneas jerárquicas de distribución del trabajo, flujogramas de procesos, normas y formatos, entre otros.
• Formula proyectos de sistematización administrativa.
• Realiza entrevistas con el personal de la institución.
• Aplica estrategias para el proceso de cambio.
• Participa en la definición de proyectos de sistematización de información.
• Estudia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la institución.
• Participa en el diseño y formulación de métodos de recolección de información.
• Analiza, diseña e implanta estrategias, estructuras, procesos y sistemas.
• Analiza y diseña diagramas, formularios e instructivos.
• Elabora manuales de organización, normas y procesos.
• Analiza y diseña el modelo lógico de datos de los sistemas de información.
• Interpreta organigramas, diagramas de flujo de procesos y datos.
• Hace seguimiento a los sistemas y procesos desarrollados.
• Implanta sistemas, normas y procesos.
• Elabora y presenta para aprobación, a su superior inmediato, informes sobre el cumplimiento de cada fase de los proyectos y/o estudios realizados.
• Cumple con los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la organización.
• Elabora informes periódicamente de las actividades realizadas.
• Desarrolla consultas técnicas de su competencia.
• Realiza análisis de organización, sistemas, procedimientos administrativos y normas que rigen las distintas unidades de la institución.
• Establece, conjuntamente con el supervisor inmediato, los lineamientos a seguir en la elaboración de manuales de organización, sistemas, normas y procedimientos.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Cualidades del Analista

• Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
• Tener capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
• Ser creativo, hábil y autoconfiable.
• Demostrar habilidades para el desarrollo de las relaciones humanas.
• Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.
• Habilidad para orientar el trabajo de manera racional, en secuencia lógica, consecuente, de modo de ordenar toda su actividad, para obtener resultados positivos.
• Ser perceptivo, de modo que pueda seleccionar los datos necesarios y útiles.
• Capacidad de ser buen oyente, saber oír, más que interrogar. Seguir la respuesta del entrevistado, sin interrumpirlo.
• Creador e innovador, para visualizar las soluciones a medida que estudia los problemas y analiza los datos. De ese modo puede crear condiciones de funcionamiento apropiadas e innovadoras para las unidades de la empresa.
• Poseer un espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia para ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración en la implementación de sistemas y procedimientos.

Conocimientos, Habilidades y Destrezas del Analista

Conocimientos en:

• Técnicas de análisis organizacional.
• Enfoque sistémico.
• Estructuras organigramáticas.
• Reingeniería de procesos.
• Diseño de entrevistas y encuestas.
• Mercadotecnia.
• Gerencia de proyectos.
• Administración de proyectos.
• Técnicas de comunicación impersonal.
• Técnicas de consultoría.
• Teoría del comportamiento y desarrollo organizacional.
• Computación básica.

Habilidad para:

• Dar instrucciones orales y escritas en forma clara y precisa.
• Leer gráficos.
• Manejar y supervisar personal.
• Tomar decisiones.
• Solucionar problemas.
• Detectar fallas en una institución.
• Capacidad de Análisis.
• Imaginación.
• Perseverancia.
• Mente Abierta.

Destrezas en:

• El manejo del microcomputador.

Auditoría Administrativa (Investigación)

Modalidad de auditoría con la que se pretende verificar la consecución de los resultados esperados de la gestión realizada por los diferentes servicios de una empresa, así como el grado de cumplimiento de los objetivos marcados.

Unidad I / Tema 2: Teoría de los Sistemas

La palabra «sistema» tiene muchas connotaciones: un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de un número de órganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de un número de partes interactuantes.

CHIAVENATO, I (1993): «La palabra sistema tiene muchas connotaciones, se puede decir sobre sistema que es un conjunto de partes relacionadas entre sí para alcanzar determinado objetivo«. (Pág. 69). Todo sistema existe para alcanzar uno o más objetivos.

Sistema es un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado de las unidades que podrían tener si funcionan independientemente.

Sistema es un conjunto de elementos interconectados para formar un todo, que representa propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados.

Características de los Sistemas

• Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
• Globalismo o totalidad: Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
• Entropía: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
• Homeostasia: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Estructura de los Sistemas

• Entrada o insumo o impulso (input): Es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.
• Salida o producto o resultado (output): Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los subsistemas son intermedios.
• Procesamiento o procesador o transformador (throughput): Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
• Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): Es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.
• Ambiente: Es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que este recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.
• Regulador: Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo humano. En la administración el regulador estará constituido por los niveles directivos y gerenciales que establecen las «reglas del juego«, por medio de políticas que se instrumentan en planes, estrategias, tácticas, etc.

Concepto de Subsistemas

En otras palabras, un subsistema es un conjunto de elementos interrelacionados que, en sí mismo, es un sistema, pero a la vez es parte de un sistema superior.

Concepto de Suprasistema

Un suprasistema o supersistema, es el sistema que integra a los sistemas desde el punto de vista de pertenencia.

Clasificación de los Sistemas

1. Simples o Complejos

• Sistemas determinísticos: Es aquel en que las partes interactúan en forma completamente predecible. Ej.: los eclipses se pueden predecir con anticipación.
• Sistema Simple Determinista: Es aquel que tiene algunos componentes e interrelaciones que revelan un comportamiento dinámico completamente predecible. Ej. El cerrojo de una ventana.
• Sistema Complejo Determinista: Para efectos prácticos podemos señalar a la computadora electrónica, que está formada por un sistema sumamente complejo o complicado y determinista, porque la computadora hará únicamente lo que se le indique.
• Sistema determinista (excesivamente complejo): Es cualquier sistema complejo como el sistema astronómico, ya que puede ser descrito en cierta forma o en detalle, sin importar que tan complejo sea; en principio será posible identificarlo por completo. Ej. Intensidad de los sismos.

2. Sistemas Probabilísticos

• Sistemas Probabilísticos: En este existe incertidumbre; no se puede dar una predicción exacta y detallada, sino que solo puede decir su probabilidad en determinadas circunstancias; en ocasiones un sistema tiene que ser descrito en forma y tiempo diferentes, dependiendo de lo que se quiera decir.
• Sistema simple probabilístico: Un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al aire. Como es posible deducir corresponde a un sistema simple, pero impredecible.
• Sistema Complejo probabilístico: Puede encontrarse en el reflejo condicionado de algún animal que responde a un estímulo con un mecanismo neutro para el placer y el dolor. Este es posible predecirlo con medios estadísticos.

3. Sistemas Físicos y Abstractos

• Sistemas Abstractos: Es uno en el que todos los elementos son conceptos, lenguajes, sistemas de números, símbolos y otros. Aquí los elementos se crean por medio de definiciones, mientras que las relaciones entre estos elementos se formulan mediante presupuesto.
• Sistemas concretos: Es un sistema donde por lo menos dos de sus elementos son objetos. Por lo general al hablar de algún sistema se hace referencia a que son concretos. A diferencia de los anteriores, estos sistemas son integrados por equipos, máquinas o cualquier otro elemento físico.

4. Sistemas Naturales y Elaborados

• Naturales: Son aquellos que se desarrollan a través de un proceso natural. Ej. La fotosíntesis. También se les denomina adaptables.
• Elaborados: Son aquellos en los cuales el hombre ha dado contribución al proceso en marcha, mediante objetos, atributos o relaciones. Ej. Injertos de plantas.

5. Sistemas Cerrados y Abiertos

• Abiertos: Son aquellos que mantienen un intercambio tanto de energía como de materia con el medio ambiente en el que se encuentra inmerso.
• Cerrados: Son aquellos que operan con poco o casi ningún intercambio con el medio ambiente.

Importancia de los Sistemas

La administración de una organización consiste fundamentalmente en la capacidad de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En nuestros días observamos cómo poco a poco los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos, formas y métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes de un sistema.

Para la práctica administrativa los sistemas deben ser realistas, objetivos y flexibles, de modo que se adapten al momento histórico o situación en la que sean implantados, y que se puedan adaptar rápidamente a cambios estructurales pero no de esencia.

Ciclo de Vida Clásico del Desarrollo de Sistemas

El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema. Este consta de 6 fases:

1. Investigación Preliminar

La solicitud para recibir ayuda de un sistema puede originarse por varias razones; sin importar cuáles sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.

2. Determinación de los Requerimientos del Sistema

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

• ¿Qué es lo que hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Con qué frecuencia se presenta?
• ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
• ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
• ¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?

3. Diseño del Sistema

El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

4. Desarrollo del Software

Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobado de terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

5. Prueba de Sistemas

Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.

6. Implantación y evaluación

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes.

La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

• Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.
• Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno.
• Opinión de los administradores: Evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.
• Desempeño del desarrollo: La evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

Unidad: II / Tema: 4. Conceptos Básicos de la Teoría Organizacional

Organización

Implica una estructura de funciones o puestos intencionales y formalizada.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuáles tareas y quién será responsable de qué resultados, para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para tener redes de toma de decisiones y comunicaciones que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.

Tipos de Organización

• Formal: Es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Generalmente se encuentra representada en el organigrama.
• Informal: Es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando se asocia la gente. Son las relaciones que no aparecen en los organigramas.

Concepto de Estructura

Es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización.

Aspectos de la Estructura

ESTRUCTURA VERTICAL	Están los diferentes niveles de autoridad o escalones jerárquicos: en el nivel más elevado, la dirección, después la gerencia, la jefatura, los supervisores y los diversos funcionarios. Va creciendo cuando se van creando nuevos niveles jerárquicos.
ESTRUCTURA HORIZONTAL	Están las diferentes áreas de actividad de la empresa: el área técnica (o sea la producción, que administra materiales), el área mercadotecnia (es decir, la de marketing), el área de finanzas (que administra los recursos financieros), el área de personal (que administra los recursos humanos), etc. Este crecimiento horizontal se da cuando se producen a un mismo nivel de los ya establecidos.

Concepto de División del Trabajo

Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.

Departamento

Designa a un área, división o sucursal en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas.

Tipos de Departamentalización

• Por funciones: Generalmente, las funciones más comunes de la empresa son: producción, finanzas, ventas (o comercialización o incluso marketing) y personas (o recursos humanos). Es la agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de la empresa (producción, comercialización, finanzas y personal). Este tipo de departamentalización es la base más utilizada para organizar las actividades de las empresas y está presente en casi todos los niveles de la estructura organizativa.
• Por productos: También conocido como departamentalización de servicio. Su división está dada de acuerdo al producto, líneas de productos o servicios. Facilita la utilización del capital especializado y permite mejor coordinación y utilización máxima de las habilidades personales y del conocimiento especializado.
• Por clientes: Busca adaptar la empresa a la clientela. Constituye la agrupación de personas u organismos de acuerdo con el tipo de cliente que se pretende atender.
• Por geografías: Llamada también departamentalización por localidades geográficas o por regiones. Constituye la agrupación de personas u organismos de acuerdo con su localización geográfica o con la región donde están situados.
• Por procesos: Consiste en el agrupamiento de personas u organismos a lo largo del proceso de producción o de prestación de servicios. Es el flujo del proceso de producción, lo determina la secuencia del proceso productivo, quien determina los organismos que la constituirán.
• Por proyecto: Consiste en el agrupamiento de personas u organismos en un proyecto que se requiere elaborar o producir. Esto ocurre cuando el proyecto es muy grande o muy lento como en el caso de una construcción de navíos, edificios, etc. Demanda mucho tiempo, y muchos organismos y personas trabajando en conjunto, ocupados exclusivamente en el proyecto, al término del mismo son transferidas para otro proyecto y así sucesivamente.

Tramo de Control

Se refiere al número límite de subordinados que un administrador puede supervisar con eficacia, aunque el número exacto depende del impacto de los factores subyacentes.

Factores que influyen en el tramo de Control:

• La capacitación de los empleados.
• Planes organizacionales.
• Normas establecidas.
• Interacción entre jefes y subordinados.
• Cambios del ambiente externo.
• Especialización en los niveles inferiores.
• Capacitación de los administradores.
• Tipo de tareas, complejas o sencillas.

Niveles Jerárquicos

Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizacional los cargos o las personas que los ejercen y que tienen suficiente autoridad y responsabilidad para dirigir o controlar una o más unidades administrativas.

Cadena de Gradación

Autoridad

Es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Tipos de autoridad:

1. Formal: Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida por otras personas.
2. Técnica: Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.
3. Personal: Se origina en la personalidad del individuo.

Poder

Es la capacidad de influir en las personas y los sucesos. Es la capacidad de un individuo o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos.

Tipos de poder:

1. Poder legítimo: Que está derivado del puesto oficial de una persona en una organización. Por ejemplo, cuando un presidente tiene poder sobre su pueblo.
2. Poder coercitivo: Derivado de la habilidad de una persona para infundir temor en otro individuo. Por ejemplo, la de un jefe a su subordinado.
3. Poder de recompensa: Es lo opuesto al poder coercitivo porque se deriva de la facultad de conceder recompensas por obedecer a los deseos del superior. Por ejemplo, el premiar o incentivar a la mayor y mejor producción.
4. Poder de experto: Se deriva de la percepción o creencia del subordinado de que el superior posee una habilidad notable o conocimientos y experiencia en ciertas áreas. Por ejemplo, las personas siguen a aquellos que son buenos en dicha disciplina a las que les interesa.
5. Poder de referencia: Está basada en la identificación del individuo con un líder a quien se tiene en gran estima, que es admirado y con frecuencia imitado por el subordinado. Lo que todo administrador debería ser…

Unidad: II / Tema: 5. Diseño de la Estructura Administrativa de la Organización

Organigrama

Es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación gráfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o informático.

Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales de la organización. Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y competencias vigentes.

El organigrama se concibe como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución, de forma tal que se pueda observar la relación de jerarquía que tiene. Por lo regular se diseñan desde arriba hacia abajo, mostrando la jerarquía de mayor a menor.

El organigrama se compone de rectángulos y/o cuadrados (donde se encierran los nombres de los cargos), que se unen por medio de líneas, las cuales representan los canales de dependencia y responsabilidades de la institución.

La Principal Utilidad del Organigrama

Viene dada porque puede apreciarse, de manera fácil, la forma en que se estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la forma en que se ha dividido.

Finalidad de los Organigramas

• Ofrece una visión general de la estructura organizativa de la institución.
• Representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información.
• Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa o institución.
• Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y de sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica.
• Ofrece elementos de juicio para identificar duplicaciones, dispersiones y superposiciones de funciones.
• Determinar el ámbito de supervisión y control de los ejecutivos.
• Instrumentos de suma utilidad en el análisis, conocimiento y diseño de la organización.

Características de los Organigramas

• Pueden promover la comprensión de la población de comunicación.
• Orientan a los nuevos empleados hacia la relación y complejidades estructurales.
• Proporcionan una imagen gráfica del aspecto íntegro de actividades y servicios de la organización y de las actividades y personal vital para lo mismo.

Limitaciones de los Organigramas

• No es una representación exacta de la realidad de la empresa.
• Solo muestra unas cuantas de las relaciones de la organización formal y ninguna de la organización informal.
• No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categoría en las distintas partes de la organización.
• Ningún organigrama puede expresar por sí mismo todos los datos de la organización, por lo que necesita complementarse con otros documentos.
• Son muy difíciles de mantener actualizados.

Los Organigramas son Útiles Instrumentos de Organización y nos Revelan:

• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de la comunicación.
• La naturaleza lineal o asesoramiento del Departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores.
• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada Departamento o sección de la misma.

Ventajas de su Uso

• Obliga a sus autores a aclarar las ideas.
• Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podrían hacerse por medio de una larga descripción.
• Muestra quién depende de quién.
• Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
• Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
• Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.

Desventajas

• No muestra más que las relaciones formales.
• Indica qué relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.
• No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importantes que las relaciones formales (las relaciones informales pueden ser tales que, por ejemplo, un hombre tenga más de un superior o que la supervisión no la ejerza al superior inmediato, sino de personal Staff del Departamento).
• Impone una rigidez innecesaria.
• Son estáticas, mientras que las organizaciones están cambiando siempre y por esta razón puede volverse obsoleta rápidamente, a menos que se actualicen con regularidad y frecuencia.

Contenido del Organigrama

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

• Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se define.
• Nombre del funcionario que formuló las cartas.
• Fecha del formulario.
• Aprobación (del presidente, vicepresidente, ejecutivos, consejo de organización).
• Leyenda, o sea, explicación de líneas y símbolos especiales.

Criterios para Preparar un Organigrama

Estos son cinco: precisión, sencillez, uniformidad, presentación y vigencia, y se explican a continuación.

1. Precisión: Las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2. Sencillez: Deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
3. Uniformidad: En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
4. Presentación: Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.
5. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

Tipos de Organigramas

Según la forma como muestran la estructura son:

• Analíticos: Suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
• Generales: Este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denomina generales por ser los más comunes.
• Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.

Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:

• Organigrama horizontal: Se caracteriza por el hecho de que en él las jerarquías se muestran de izquierda a derecha.
• Organigrama vertical: En su caso, las citadas jerarquías se presentan en forma de pirámide, es decir, arriba estará la autoridad más importante y abajo el trabajador con menos poder de decisión.
• Organigrama circular: El centro del mismo es la autoridad más importante dentro de la entidad o compañía y partiendo de él se van formando los círculos que van representando al resto de miembros de aquella en base a su poder y cargo.
• Organigrama mixto: Este tipo se caracteriza por ser una mezcla de los dos primeros tipos citados.
• Organigrama escalar: La principal seña de identidad que identifica a esta clase de organigrama es que la autoridad se asocia a las sangrías de tal manera que mientras más sangría tenga una persona dentro de aquel menor poder tendrá dentro de la compañía.

Además de todo lo expuesto podemos decir que cualquier empresa, entidad o institución cuenta con su propio organigrama. Así, existe el mismo tanto en cualquier ayuntamiento como en cualquier compañía privada o en los diversos ministerios gubernamentales.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado. Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama o, incluso, con el diseño y desarrollo de un organigrama completamente nuevo que deje sin valor el anterior.

Reglas para Confeccionar un Organigrama

• El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor.
• De la base inferior del rectángulo principal deberá salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás.
• En el nivel inmediatamente inferior a la Administración, deberán aparecer las asesorías.
• Luego de las asesorías estarán las unidades de líneas operativas.

Símbolos y Referencias Convencionales de Mayor Uso en un Organigrama

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

• Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre.
• Las horizontales señalan especialización y correlación.
• Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
• Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.
Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

Aspectos a Considerar al Momento de Elaborar Organigramas

1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas.
2. Funciones o actividades que realiza cada una.
3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.

Técnicas:

1. Las casillas deben ser rectangulares.
2. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

Al Construir un Organigrama se Debe Tener Presente:

• Las líneas de nivel son siempre horizontales.
• Delimitar con precisión las unidades o dependencias.
• Señalar de forma más completa las relaciones existentes.
• Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
  • Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.
  • Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.
  • Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.
• Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
• Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama. Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.
• Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.
• Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

Símbolos Geométricos

1. Línea Vertical:

a. Nivel de Autoridad: Ejemplo

2. Línea Horizontal:

Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican «mando».

b. Relación de Mando o Jerarquía: Ejemplo

3. Línea Horizontal:

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala relación de apoyo.

c. Relación de Apoyo: Ejemplo

4. Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación. ————

d. Relación de Coordinación. Ejemplo

5. La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen otros departamentos semejantes que no están representados.

e. Continuidad de la Organización

Los Nombres en los Organigramas

Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:

• a. El nombre del organismo debe ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea.
• b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que están correctamente identificadas. Las unidades deberán designarse con nombres que clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad.
• c. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la función o funciones que se realiza en la misma para así facilitar la comunicación y el uso de la gráfica. La nomenclatura debe reflejar la función principal que se realiza en la unidad; no el puesto del incumbente, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situación muy especial.

Correcto	Incorrecto
Oficina de Auditoría	Oficina del Auditor
Oficina de Contraloría	Oficina del Contralor
Oficina de Asesoramiento Legal	Oficina de Asesoramiento

TEMA: 6 y 7. Diseño de Procedimientos Administrativos y Control de Formularios

Procedimientos

Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Según Melinkoff, R (1990), «Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores». (p. 28)

Objetivos de los Procedimientos

Es el de obtener la mejor manera o forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero.

Importancia de los Procedimientos

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Según Biegler J. (1980) «Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización». (p.54)

Características de los Procedimientos

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
• Por no ser un método individual de trabajo. Se puede adaptar a la manera de hacer las cosas o trabajar de cada empleado.
• Por no ser una actividad específica. Se adapta a los puestos de trabajo.

Beneficios de los Procedimientos

Permite el aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización».

Según Pino, A. (1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en:

• – Aumento del rendimiento laboral.
• – Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
• – Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.

Estructura de los Procedimientos

• Identificación: Este título contiene la siguiente información: Logotipo de la organización, denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración del procedimiento.
• Número de revisión, la última en la que fue actualizado.
• Unidades responsables de su revisión y/o autorización.
• Índice o contenido: Relación de los capítulos que forman parte del documento.
• Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización.
• Objetivos de los procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
• Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
• Responsables: Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
• Políticas o normas de operación: En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos.

Procedimientos Administrativos

Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas». Otra definición indica que son: «Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar».

La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos:

• – Establecen el orden lógico que deben seguir las actividades.
• – Promueven la eficiencia y la optimización.
• – Fijan la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.

Flujogramas

Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

Según Gómez Cejas, Guillermo. El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

Importancia de los Flujogramas

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas. Permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Características de los Flujogramas

• Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
• Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
• Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.
• Facilita el trabajo.
• Permite la correcta identificación de actividades.
• De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
• Permite el acercamiento y coordinación de las actividades de trabajo.
• De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
• De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Tipos de Flujogramas

Según su forma:

1. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
2. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
3. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
4. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.

Simbología de los Flujogramas

*(Se omite la representación gráfica de la simbología, pero se asume que el texto describe los símbolos estándar).*

Pasos para el Diseño y Elaboración de Flujogramas

1. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
   1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
   2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
   3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
   4. Número de personas o puestos involucrados.
   5. Número de pasos.
2. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.
3. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
4. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
5. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.
6. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
7. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
8. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
9. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
10. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
11. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.
12. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
13. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
14. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.
15. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
16. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.
17. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.
18. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.

TEMA: 7. Diseño y Control de Formularios

FORMULARIOS

Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización. Debe diseñarse tomando en consideración las necesidades y características del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado.

Otra definición: es un papel que contiene datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversa índole.

Importancia de los Formularios

La importancia de los formularios radica en el hecho de ser un instrumento en el que se sustenta la transmisión, el registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización a todos los niveles; por cuanto, los mismos son un medio expedito para la recolección de los datos debido a la facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todos los sistemas de la misma.

Finalidad de los Formularios

• Presentar la información que se requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.
• Ahorrar escritura manual o mecánica (y por ende tiempo) con la impresión previa de títulos e instrucciones para su uso.
• Proveer un medio económico de información escrita en copias múltiples.
• Asegurar que la información se suministre en la forma debida.

Objetivos de los Formularios

• Promover la organización de toda la información requerida para la ejecución de sus operaciones.
• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan en la organización.
• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
• Mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente la simplificación del mismo.

Características de los Formularios

• Agilizan o entorpecen cualquier proceso administrativo.
• Su presentación motiva al usuario en forma positiva o negativa.
• Es un vehículo o medio portador de datos, que genera una o varias informaciones.
• Su uso indiscriminado acarrea un abusivo gasto de papelería. Esto se acentúa en los últimos tiempos debido al alza del papel.
• Eleva los costos de almacenamiento por metro cuadrado, debido a que el espacio físico es cada vez más costoso, al igual que los medios de archivo.
• Simplifica y ordena el trabajo, facilitando la anotación y el uso de datos.
• Deja constancia de la ejecución total operacional de un proceso.
• Es una fuente permanente de consulta, investigación, estudio y análisis de actividades y procesos.
• Sirve como instrumento de control, por cuanto establece la correcta ejecución de las operaciones.
• Contiene datos que agrupados o consolidados configuran una información básica para la toma de decisiones.

Reglas para el Diseño de Formularios

• Los formularios deben tener títulos que los identifiquen.
• Los formularios que salen de la empresa deben tener membrete completo. Para los de uso interno basta con el nombre de la compañía.
• El espacio entre líneas recomendable debe ser:
  • A mano (escritura manual) 1/3 pulgadas aproximadamente.
  • En computadora o máquina de escribir de 1/6 a 1/8 de pulgada aproximadamente.
• Se debe considerar la escritura horizontal:
  • A mano: 1/6 pulgadas por cada letra o número.
  • En computadora o máquina de escribir (en escritura normal 1/10 pulgada).
• Al pie de página y al lado izquierdo debe tener el código, fecha de impresión y cantidad impresa.
• Al pie de página y en el centro debe indicarse su destino final.
• El espacio disponible para el diseño debe usarse óptimamente. Se deben evitar espacios abiertos y áreas innecesarias.
• Deben despertar una actitud favorable en el usuario de los mismos.

Partes del Formulario

• Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
• Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita, los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
• Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

Cómo Diseñar un Sistema para el Control de Formularios

1. Debe existir una Unidad Responsable del Control de Formularios. Esta Unidad dependerá de la oficina de Organización y Sistemas de la Empresa (Normas y Procedimientos), en la cual se centralizará el control de los formularios, ya que esta (por función) es la única en toda la organización llamada a definir la uniformidad en el estilo y la estandarización de los conceptos, además de ser la responsable de todos aquellos aspectos referidos al diseño y control eficiente de los formularios.
2. Solicitar de la Alta Gerencia la Prohibición de que se impriman formularios sin la aprobación previa de la Unidad de Control. Esto se realiza mediante el establecimiento de normas emanadas del alto nivel Directivo de la Organización, prohibiendo al resto de la organización, la impresión o reproducción de formularios (interna o externamente), sin la previa revisión y aprobación de la Unidad de Control.
3. Auditoría de Formularios. Es necesario recolectar todos los formularios que se usan en la organización (oficiales, no oficiales y particulares) con el fin de analizarlos y una vez justificado su uso, codificarlos por: unidades administrativas, usuarios, por funciones o bien en forma correlativa, según el método establecido.
4. Establecimiento de un Sistema Único de Codificación. Para obtener un efectivo control de formularios, es fundamental que se diseñe un sistema de codificación de formularios, el cual debe ajustarse a las necesidades de la Empresa, pero una vez seleccionado, deberá ser inmodificable (salvo razones expresas), por cuanto generaría situaciones difíciles, tanto a los usuarios como a las unidades involucradas en el proceso de control de formularios (contabilidad, almacén, control de costos, etc.).
5. Diseño e implantación del Procedimiento de Control. Consiste en diseñar e implementar procedimientos que orienten a los usuarios, sobre las acciones que deben cumplir para solicitar la reproducción de sus formularios. Ejemplo: “Solicitud de Aprobación de Formularios”; “Solicitud de Reimpresión de Formularios”, etc.
6. Control sobre la Reproducción de Formularios. Que no sea tan accesible a cualquier persona y menos que permita modificaciones.

Tipos o Clase de Formularios

Según su Forma:

1. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
2. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
3. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola cara y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas.