Investigación de Incidencias en el Laboratorio

El Ciclo de Gestión de Incidencias

El ciclo de acontecimientos refleja el proceso de la gestión de incidencias. Todas las incidencias detectadas deben ser objeto de investigación para encontrar las causas del problema. Esta investigación ayudará a identificar las acciones necesarias para corregir el problema y garantizar que no se repita. Es fundamental establecer toda la comunicación necesaria, incluyendo la información al personal sanitario cuyos pacientes estén afectados.

Técnicas para la Detección de Incidencias

Las incidencias se detectan a través de varias técnicas de investigación. Un seguimiento de las reclamaciones y de las encuestas de satisfacción aportará mucha información. Después de que el laboratorio establezca y realice el seguimiento de los indicadores de calidad, se anotarán las deficiencias. Herramientas de evaluación externa como los ensayos de aptitud analítica, la evaluación externa de la calidad y los procesos de acreditación y certificación son muy útiles en la gestión de incidencias. Una herramienta muy valiosa es la auditoría interna, que puede realizarse en el laboratorio en cualquier momento. Las iniciativas del laboratorio para la mejora continua de procesos también detectarán oportunidades de mejora.

La dirección es responsable de revisar toda la información procedente del uso de estas herramientas y de buscar las pautas subyacentes y las posibles causas de los errores persistentes y repetitivos.

La investigación implica recopilar información completa y detallada sobre los incidentes que provocaron un problema y realizar un análisis exhaustivo para determinar todos los factores que contribuyeron a su aparición.

Análisis de la Causa Raíz

La estrategia más completa y eficaz para afrontar las incidencias consiste en buscar la causa raíz del problema. Esto no se limita a un análisis superficial, sino que se trata de una estrategia planificada y organizada para encontrar no solo las causas evidentes de un problema, sino también los problemas centrales o subyacentes. Es probable que algunas incidencias se repitan hasta que se descubran y afronten sus causas fundamentales.

Rectificación y Solución de Incidencias

Niveles de Acción ante Incidencias

Recordemos que una incidencia es cualquier acontecimiento que tenga una influencia negativa sobre una organización, afectando al personal, los productos, los equipos o el entorno.

Pueden asumirse diferentes niveles de acción para rectificar las incidencias, que incluyen los siguientes:

• Acciones preventivas: Implican una evaluación planificada y organizada de procesos y procedimientos para identificar posibles puntos de error, de forma que se puedan llevar a cabo acciones para evitar que ocurran. Las acciones preventivas requieren la planificación y la participación del equipo.
• Acción reparadora: Es la resolución de las consecuencias inmediatas de un error. Por ejemplo, si se ha notificado un resultado erróneo, es esencial informar de inmediato a todas las personas afectadas y proporcionarles el resultado correcto.
• Acciones correctivas: Afrontan la causa del error para evitar su recurrencia. Si un análisis se realizó de forma incorrecta, las acciones correctivas resuelven por qué no se hizo adecuadamente. Por ejemplo, si un equipo hubiera estado funcionando mal, las acciones correctivas consistirían en recalibrarlo, repararlo o solucionar el problema de otra manera.

Pasos del Proceso de Gestión de Incidencias

El laboratorio deberá elaborar un sistema para investigar rápidamente todos los problemas y errores. El proceso de gestión para tratar los errores o incidencias está compuesto de varios pasos:

1. Detección: Establecer un proceso para detectar todos los problemas utilizando las herramientas disponibles. Recuerde que los problemas podrían pasar inadvertidos a menos que exista un sistema activo para buscarlos.
2. Registro: Llevar un registro de todos los casos en el que se documenten el error, las actividades de investigación y las acciones emprendidas.
3. Investigación: Investigar la causa del problema detectado y analizar atentamente la información disponible.
4. Acción: Aplicar las acciones necesarias (reparadoras y correctivas). Si el problema se detecta antes de que el error llegue a producirse, aplicar una acción preventiva.
5. Seguimiento: Realizar un seguimiento y observar cualquier recurrencia del problema original, teniendo en cuenta que podría haber un problema sistémico.
6. Comunicación: Proporcionar información a todos los que la necesiten y a los afectados por el error.

Asignación de Responsabilidades

La responsabilidad de hacer un seguimiento de las incidencias recae en todas las personas del laboratorio. No obstante, es importante designar a una persona como responsable de organizar las energías y actividades de todo el personal en un proceso de gestión eficaz. En muchos casos, esta responsabilidad recae en el director del laboratorio, el encargado del laboratorio o el responsable de calidad.