Contabilidad y Derecho Contable: Fundamentos para Empresarios

La contabilidad y el derecho contable surgieron del interés del empresario por conocer la situación de su empresa. La obligatoriedad de la contabilización se impuso por interés general, el interés de los acreedores por tener una administración ordenada, y el del estado por tener un orden económico general y de índole fiscal. Dentro del derecho mercantil, se ha consolidado el derecho contable, formado por normas jurídicas de obligada aplicación y con control judicial. Este derecho contable se compone de disposiciones legales insertas en instrumentos comunitarios, el Código de Comercio (CCom), el Reglamento del Registro Mercantil (RRM), la normativa societaria y la del mercado de valores.

Deber de Contabilidad del Empresario

Todo empresario debe llevar una contabilidad. El incumplimiento solo está sancionado en la legislación fiscal, penal y administrativa. Las sanciones impuestas en caso de incumplimiento conllevan una multa a la sociedad y el cierre parcial del registro. La obligación puede ser cumplida directamente o a través de una persona autorizada. El deber recae sobre todos los empresarios.

En el derecho contable español existen las normas reseñadas, previstas en el CCom, la Ley de Sociedades de Capital y el Plan General de Contabilidad, aplicables a las cuentas individuales, y el derecho comunitario, adoptado del ámbito europeo, obligatorio para las empresas que cotizan en bolsa. El CCom establece que todas las personas físicas o jurídicas no empresarios deben llevar la contabilidad si están obligadas y publicar las cuentas anuales.

Contabilidad Formal: Libros y Normativa

La contabilidad formal es un conjunto de prescripciones normativas para garantizar la representación externa de los acontecimientos del negocio en una doble dimensión:

• Dimensión formal: Los libros que hay que llevar.
• Dimensión material: Las normas que ordenan el uso de los libros.

Libros de Comercio y Contabilidad

En sentido estricto, los libros de contabilidad pueden ser:

• Obligatorios:
  • Para todos los empresarios: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
  • Para los empresarios sociales: el libro de actas (sociedades anónimas y comanditarias, sociedades limitadas y sociedades unipersonales).
• Facultativos: Los empresarios pueden confeccionar los libros que consideren necesarios (libro mayor, etc.).

La contabilidad ha de ser llevada de forma ordenada. El principio de claridad exige que se eviten los espacios en blanco, tachaduras, etc., impidiendo que existan anotaciones intermedias. Está prohibido utilizar abreviaturas y símbolos no definidos por ley. Las anotaciones se deben expresar en euros. Los libros tienen que estar legalizados, todas las hojas tienen que estar selladas y firmadas por el registrador. El empresario está obligado a conservar los libros durante 6 años, aunque cese su actividad. En caso de fallecimiento, la obligación recaerá sobre los herederos.

El Secreto de la Contabilidad

En nuestro código, hay dos cauces específicos que amparan la obtención de información: la comunicación y la exhibición de libros y documentos contables.

• Comunicación: Consiste en el examen completo de la contabilidad del empresario.
• Exhibición: Consiste en un examen de los documentos contables que tengan relación con la cuestión que se trate de dilucidar.

Contabilidad Material: Cuentas Anuales

La contabilidad formal no tendría sentido si no se dispusiera de un sistema de contabilidad material. Con este propósito, se imponen las cuentas anuales, cuya finalidad es conocer los resultados de la empresa. Las cuentas hay que formarlas al cierre del ejercicio, que ha de coincidir con el año natural. El reglamento presume que, para las sociedades de capital, el ejercicio terminará el 31 de diciembre. Para estas sociedades, se prohíbe que la duración sea superior a 1 año.

Auditoría de Cuentas

La auditoría de cuentas es una actividad que consiste en la revisión y verificación de las cuentas anuales, así como de otros estados financieros o documentos contables. Para esta actividad, es imprescindible que la lleve a cabo un auditor o una sociedad de auditoría.

Clases de Auditoría

• De cuentas anuales: Consiste en revisar y verificar si las cuentas expresan el patrimonio, la situación financiera, el resultado de sus operaciones y los flujos de efectivo. Concluye con la emisión de un informe que incluye la opinión técnica del auditor.
• De otros estados financieros o documentos contables: Están elaborados con arreglo a los principios y normas contenidos en el marco normativo de información financiera. Quedan incluidos documentos de las cuentas anuales que se elaboran separadamente o elaborados en conjunto.

Proceso de Formulación de las Cuentas Anuales

El proceso varía según su forma jurídica:

• Empresario individual: Corresponde a él la función.
• Sociedades de personas: Los socios colectivos, todos deben firmarla.
• Sociedades de capital: Más complejo por la relevancia que tienen las cuentas. La formulación corresponde a los administradores y debe tener la firma de todos.

Depósito y Publicidad de las Cuentas Anuales

El depósito se encomienda al Registro Mercantil (RM) y deberá efectuarse dentro del mes siguiente a su aprobación. Hay que depositar la certificación del acuerdo del órgano competente que contenga la aprobación de las cuentas y la aplicación del resultado. El depósito tiene que hacerse con arreglo a los modelos oficiales. El incumplimiento da lugar a una multa administrativa o al cierre del registro. La publicación del depósito se lleva a cabo mediante anuncio en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) de las sociedades que han cumplido su obligación.