Clasificación de Reuniones según su Contenido o Temática

• Reuniones de información:
  • Reuniones de información descendente: Los superiores jerárquicos transmiten información a sus subordinados. Los objetivos son: comunicar los motivos de la reunión, transmitir las informaciones planeadas y asegurarse de que estas han llegado adecuadamente. Las personas que reciben la información deben prestar la máxima atención para asimilarla.
  • Reuniones de información ascendente: La información fluye desde los asistentes hasta las personas que han preparado la reunión. Este tipo de reuniones es útil para conocer el porqué de determinados comportamientos de grupo, para recabar impresiones sobre ciertos trabajos o conseguir opiniones sobre el diseño de productos o procesos de producción. Para recabar toda esta información se requiere un moderador que anime y estimule la participación de los asistentes.
  • Reuniones de información horizontal: Son aquellas que potencian la transmisión de información entre grupos o personas que no actúan como superiores o subordinados de nadie. Son muy provechosas para intercambiar impresiones y favorecer los climas de concordia y confianza entre los asistentes.
• Reuniones para tomar decisiones o generar ideas.

Otros Tipos de Reuniones Corporativas

• Reuniones de solape: Son las reuniones que se realizan a diario entre el final de la jornada de unos trabajadores y el comienzo de la jornada del siguiente turno, con el fin de evitar la descoordinación entre el trabajo que realizan ambos grupos.
• Reuniones para formar a un equipo de trabajo: Son aquellas reuniones convocadas con el fin de que personas que van a colaborar juntas en un proyecto establezcan objetivos comunes. Los organizadores pueden analizar el grado de compatibilidad laboral de las personas que formarán ese equipo para tomar las decisiones oportunas al respecto.
• Eventos corporativos: Son jornadas, cursos, seminarios, talleres, congresos, charlas, etc.

Proceso de Organización de una Reunión Eficaz

Planificación

• Establecer los objetivos: Se deben definir los objetivos de forma clara, jerarquizarlos según su importancia y darlos a conocer a todos los participantes.
• Valorar si es conveniente realizar la reunión: Analizar las ventajas e inconvenientes de convocar la reunión.
• Tomar la decisión de realizar o no la reunión: Los organizadores deben tomar la decisión de celebrar o no la reunión para poder empezar su preparación y convocar a los asistentes.

Conviene organizar una reunión si se dan las siguientes condiciones:

• Un grupo, empresa o asociación necesita fomentar el diálogo entre diversas personas sobre un tema o una cuestión concreta.
• Un grupo, empresa o asociación precisa nuevas ideas sobre un tema concreto.
• Se requiere que los participantes expongan sus opiniones en el mismo momento de la reunión debido a la falta de tiempo para otros métodos de comunicación.

Preparación

• Concretar:
  • Si la reunión es grande: se prepara el programa de trabajo, que es un documento que indica el contenido de la reunión y la secuencia de charlas o sesiones.
  • Si la reunión es pequeña: se prepara la orden del día, que es un documento que detalla el conjunto de temas a tratar en la reunión. Estos se especifican en la convocatoria, donde se suele incluir un tiempo para ruegos y preguntas.
• Elegir un lugar de reunión acorde al número de participantes.
• Recopilar toda la información que se necesita y prepararla para entregarla a los asistentes.
• Si se va a invitar a un ponente, habrá que seleccionarlo en función del tema a tratar, comunicarle la invitación con antelación y el tema propuesto y, finalmente, esperar que acepte.
• Concretar la duración de la reunión.
• Realizar y enviar la convocatoria: Es el documento a través del cual se convoca una reunión y donde deben constar los destinatarios, la fecha y hora de la reunión, el lugar, la duración y el orden del día o programa.

Ejecución y Desarrollo

Comienza el desarrollo de la reunión; se exponen los temas de manera lógica y se intenta tratar primero los más importantes o urgentes.

Esta fase es importante porque, por un lado, se van a dar los pasos necesarios para alcanzar los objetivos que se han previsto y, por otro, se entra en contacto directo con los participantes. Por ese motivo, es esencial la figura del coordinador. Entre sus funciones cabe destacar:

1. Acoger a los participantes.
2. Presentar la cuestión, asunto o tema sobre el que versará la reunión.
3. Repartir la documentación cuando sea necesario.
4. Moderar, cuando no haya sido designada otra persona para ello.

Resumen y Registro (Acta)

Esta fase sirve para dejar constancia de lo ocurrido en la reunión y luego poder valorar si se han cumplido los objetivos previstos.

Una vez concluida la reunión, se hace un resumen de todo lo acontecido. Dicho resumen debe recoger los siguientes datos:

1. Asistentes.
2. Temas tratados.
3. Posturas de las personas que han participado.
4. Señalar si los acuerdos se han tomado por unanimidad o por mayoría.
5. Indicar quién se va a encargar de hacer o desarrollar los acuerdos tomados y las fechas para que se realicen.
6. Fecha de la próxima reunión, si fuera necesario.

Una vez realizado el informe o resumen, debe enviarse con la mayor rapidez a las personas interesadas. Es importante que una persona realice dicha función para que se distribuya la información.

Evaluación

Es la última etapa de la organización de la reunión. La persona que la ha preparado deberá evaluar si se han cumplido los objetivos planteados y si la reunión se ha desarrollado según lo previsto. Para ello, elabora un listado de comprobación y un cuestionario de evaluación que recogen lo que ha salido bien y en qué se ha fallado y por qué.

Medios y Recursos Esenciales para la Organización de Reuniones

Recursos Económicos

Al preparar una reunión, hay que considerar:

• Los gastos: Se debe tener en cuenta: los alquileres, el pago a ponentes, la compra de material audiovisual, fotocopias, etc.
• Los ingresos: Pueden proceder de los recursos internos de la empresa, del grupo que convoca la reunión o de recursos externos como subvenciones. En seminarios y congresos se cobra una cuota de inscripción con la que se cubren los gastos.

Recursos Humanos

En una reunión se requiere la presencia de las siguientes personas:

• Un coordinador: Se encarga de supervisar y organizar todos los equipos de trabajo desde su puesto de responsabilidad en la reunión.
• Un responsable de cada área: En especial en las áreas de economía, tecnológica y audiovisual.
• Un moderador: Tendrá las siguientes funciones:
  1. Abrir la reunión.
  2. Presentar a los ponentes y los temas.
  3. Conceder los turnos de palabra.
  4. Reconducir la reunión cuando se sale del tema principal.
  5. Cerrarla.
• Un secretario: Deja constancia de todo lo sucedido (las diferentes posturas, los asistentes…) y, además, se encargará de redactar el acta y realizar las conclusiones.
• Un/unos experto/s en la materia: Que impartirán la charla. Conviene tener un sustituto por si el experto principal no puede asistir.

Recursos Técnicos

Entre estos cabe destacar:

• Recursos clásicos: Pizarra, teléfono, etc.
• Recursos audiovisuales: Transparencias, vídeos, ordenadores, proyectores, paneles informativos, etc.
• Videoconferencia: Permite la comunicación al mismo tiempo entre personas que se encuentran en sedes diferentes. Consiste en conectar varias cámaras en las diversas salas de reunión, que recogen las imágenes y las proyectan a otros lugares a través de sistemas informáticos. Al no haber desplazamiento, esta técnica supone un ahorro de costes y de tiempo para las empresas.

Lugar y Disposición de la Reunión

El espacio se elige en función de las personas que asistan a la reunión y de los medios de que disponen los organizadores.

La colocación de los asistentes puede ser:

• En círculo y en elipse: Todos los participantes se ven, con lo cual se fomenta el diálogo entre ellos.