El inventario es una relación detallada de los materiales almacenados, clasificada por categorías o familias de productos, su lugar de ubicación y su valoración económica en coste. Podemos considerar dos aspectos fundamentales:

Aspectos Clave del Control de Existencias

• Control Continuo: Cuando el control de existencias se realiza de forma continua, mediante el registro de entradas y salidas en las fichas de almacén, el inventario permite conocer la situación exacta de los materiales. Facilita la comparación entre existencias físicas y contables, la localización de materiales obsoletos y la concreción de necesidades de espacio.
• Perspectiva Contable: Desde el punto de vista contable, los inventarios son imprescindibles al menos una vez al año, coincidiendo con la fecha de cierre del ejercicio. Su propósito es regularizar las cuentas de existencias y calcular el resultado del periodo.

El Inventario Físico

La confección del inventario anual es una obligación legal para las empresas, cuyo cumplimiento puede ser inspeccionado por el organismo oficial competente. El inventario físico se realiza, como mínimo, una vez al año, coincidiendo con el cierre del ejercicio. Su objetivo es regularizar las cuentas de existencias (dotándolas de contenido real en sus saldos) y permitir el cálculo del resultado del periodo.

Inventarios Periódicos

Para una gestión eficiente de las existencias, muchas empresas implementan inventarios periódicos. Por ejemplo, en productos estacionarios, se realizan inventarios al finalizar cada estación. Aunque los recuentos frecuentes incrementan los costes, contribuyen a reducir el nivel de stocks.

Valoración del Inventario

Una vez finalizadas las actividades de recuento físico, se procede a la valoración del inventario. Esta valoración se basa en los documentos o formularios utilizados durante el control y se registra en el libro de inventarios. Los artículos se agrupan por categorías similares, aplicando el mismo criterio de valoración que se ha utilizado en los movimientos registrados durante el ejercicio. Las cantidades resultantes del inventario físico se valoran al precio de adquisición, que es el valor por el cual las existencias de mercaderías figurarán en el Balance de Situación Final.

Tipos de Inventario

A. Inventario Contable o Inventario Permanente

Este método consiste en registrar de forma constante las entradas y salidas de cada artículo en el almacén, ya sea mediante procedimientos automáticos (escáner, pistola de lectura) o de forma manual. El inventario permanente permite conocer en todo momento las existencias en stock, tanto en unidades físicas como en valor monetario. Sin embargo, a pesar de controlar las entradas y salidas, este método no detecta la depreciación por roturas, robos o mermas.

B. Inventario Extracontable o Inventario Periódico

Comprende todos los inventarios que se realizan de forma periódica o esporádica. Consiste en un recuento de las existencias, manual o mediante procedimientos de grabación, para conocer las cantidades en stock al final de un periodo de explotación y valorarlas a precio de coste o de mercado. El inventario periódico se realiza in situ y de forma visual, permitiendo comprobar el estado de los productos en el momento del recuento: su correcta ubicación, posibles mermas o deterioros.

Según cuándo se realicen los inventarios extracontables, estos pueden ser:

• Inventario Final: Se realiza al finalizar el ejercicio económico. En algunas empresas, durante la ejecución de este inventario, se suspenden las actividades de producción y venta, o se lleva a cabo fuera del horario de atención al público.
• Inventario Rotativo: Consiste en el recuento continuo de las existencias sin detener la operación de la empresa. Las tareas de inventario se distribuyen a lo largo del ejercicio, de modo que cada sección se controla varias veces al año.

El Proceso de Inventario Físico

La organización del inventario debe estar a cargo de un responsable o jefe con conocimiento de las tareas a realizar. Este debe preparar con antelación el procedimiento más adecuado, el material necesario para las anotaciones (fichas, documentos o soportes) y el personal encargado de los recuentos.

Pasos a Seguir para Realizar el Inventario Físico:

1. Decidir la Época del Inventario: Si se realiza un inventario anual, este debe coincidir con el cierre del ejercicio.
2. Instruir al Personal: Informar al personal sobre la finalidad del inventario y las reglas a seguir.
3. Preparar el Almacén: Ordenar la mercancía de forma racional para agilizar el control. Esto incluye reunir artículos dispersos, desechar embalajes vacíos y organizar unidades de carga abiertas o empaquetadas. Esta actividad contribuye al reacondicionamiento del almacén, al menos una vez al año.
4. Programar las Fechas de Trabajo: Establecer un calendario para la ejecución de las tareas.
5. Preparar los Impresos y Sistemas de Grabación: Utilizar formularios o soportes adecuados para registrar las cantidades inspeccionadas. El formato de estos documentos debe permitir:
   • Relacionar los objetos inventariados por grupos o categorías, con descripción de sus características físicas y de mercado.
   • Indicar la referencia o código de cada bien, la expresión cuantitativa, su descripción y la unidad de medida utilizada (pieza, kilos, litros, metros, etc.).
   • Anotar la valoración de los objetos inventariados (precio de coste, precio de venta).

No existe una norma que imponga un formato específico para los documentos de inventario. Se pueden utilizar folios, impresos o formularios de formato estándar. El objetivo es disminuir los errores de confusión, identificar artículos dudosos por su ubicación y evitar duplicidades.

Métodos para Realizar el Inventario

Si bien la empresa está legalmente obligada a presentar un inventario de sus bienes, no existe un método único y obligatorio para su realización. En la práctica, cada empresa adopta la técnica, el método o el procedimiento que, en función de sus artículos, le permita hacer el recuento en menor tiempo, con menor coste, y obtener un resultado más fiable o con menor margen de error.

Independientemente del procedimiento elegido, la revisión de la mercancía se realiza siguiendo el orden de su colocación física (estante por estante, cajón por cajón), contando los objetos, registrando sus características y anotándolas de forma ordenada.

Procedimientos Técnicos Más Utilizados:

• El control por sectores
• El control por cupones
• El control en rayados sinópticos