Administración

Se entiende como el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor **eficiencia** y el menor esfuerzo posible. En definitiva, el objetivo de la administración es alcanzar la **productividad**.

Encontramos como **elementos clave de la administración**:

• Objetivo: Enfocada en lograr los fines o resultados deseados.
• Eficacia: Es la capacidad de lograr los objetivos, satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
• Eficiencia: Consiste en lograr los objetivos con los recursos disponibles, minimizando costos y maximizando la calidad.
• Grupo Social: La administración se desarrolla dentro de un grupo social y es inherente a su existencia.
• Coordinación de Recursos: Requiere combinar, sistematizar y optimizar los recursos para alcanzar un fin común.
• Productividad: Relación entre los insumos utilizados y los productos obtenidos en un periodo, con un adecuado control de calidad.

Importancia de la Administración

Sin una buena administración, ninguna organización tendrá éxito. Su relevancia se manifiesta en diversos aspectos:

• La administración se da donde existe una organización, y cuanto más compleja sea esta, más necesaria resultará.
• Una organización depende de la administración, ya que a través de ella es posible el buen uso de los **recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos**. No basta con tener buenas instalaciones, el mejor equipo y una excelente ubicación si esto no va acompañado de una gestión humana eficiente.
• La administración es importante en una empresa, independientemente de su tamaño. En las grandes empresas, la función administrativa se manifiesta de manera más evidente y es esencial; sin embargo, las pequeñas y medianas empresas también la necesitan, ya que una adecuada coordinación de sus elementos les permitirá alcanzar un mayor nivel de **competitividad**.
• Es un **proceso universal** que se aplica tanto en países capitalistas como socialistas.
• Una adecuada administración produce una elevación de la **productividad**, y al elevar la productividad, se elevan los niveles de vida del país.
• Una mejor calidad de la administración es un requisito para todos los países, porque es necesario coordinar todos los elementos que intervienen en ella para poder crear las bases esenciales del **desarrollo**.

Características de la Administración

La administración proporciona los principios básicos mediante cuya aplicación es factible alcanzar el éxito en el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con mayor eficiencia y menor esfuerzo posible. Sus características principales son:

• Universalidad: Se manifiesta dondequiera que exista una organización, ya que siempre debe haber una coordinación sistemática de los medios.
• Especificidad: El elemento administrativo es específico y distinto de los fenómenos que lo acompañan (por ejemplo, la contabilidad o la producción).
• Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y se da en un mismo proceso continuo.
• Unidad Jerárquica: La organización forma un solo cuerpo administrativo, desde el presidente hasta el último supervisor, respetando siempre los niveles de autoridad.
• Valor Instrumental: Es un instrumento para alcanzar un fin, ya que su finalidad es práctica y orientada a resultados.
• Flexibilidad: Se adapta a las necesidades y particularidades de cada organización o situación.
• Intangibilidad: No se puede tocar; su presencia se evidencia por los resultados obtenidos y el funcionamiento armónico de la organización.

Objetivos de la Administración

Un objetivo es una meta que se fija, que requiere un campo de acción definido y que sugiere la orientación para los esfuerzos del directivo. Podemos enunciar como objetivos de una empresa:

• Obtener **utilidades** o beneficios económicos.
• Proporcionar un buen **servicio** o producto de calidad.
• Mantenerse a la **vanguardia de los competidores**.
• Promover el **bienestar de los empleados**.
• Ser **eficiente** en el uso de los recursos.
• **Progresar** y crecer de manera sostenible.

Administración: ¿Ciencia, Técnica o Arte?

Existe una antigua discusión en torno a la administración sobre si esta es una ciencia, un arte o una técnica. Para entenderlo, necesitamos recurrir a los conceptos:

• Ciencia: Conjunto de conocimientos obtenidos mediante la observación y el razonamiento, sistemáticamente estructurados y de los que se deducen principios y leyes generales.
• Técnica: Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte; habilidad para usar esos procedimientos y recursos; habilidad para ejecutar cualquier cosa o para conseguir algo.
• Arte: Virtud, disposición y habilidad para hacer algo; conjunto de preceptos y reglas necesarios para hacer bien algo; maña, astucia.

A través de estas definiciones, entendemos que el concepto de administración es compatible con todas ellas. Es una **ciencia** porque constituye un conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados de valor universal, aplicando principios generales. Es una **técnica** porque implica un conjunto de procedimientos y habilidades para lograr objetivos de manera eficiente. Y es un **arte** porque requiere de creatividad, intuición, experiencia y habilidad para manejar situaciones complejas y personas, adaptándose a contextos cambiantes.

La Comunicación en la Administración

La **comunicación eficaz** puede definirse como la comprensión simultánea e idéntica del contenido y la intención de un mensaje por parte del remitente y el receptor. La comunicación en la empresa es un aspecto decisivo y fundamental a considerar al administrar un negocio.

La comunicación capacita al gerente para obtener datos para la **toma de decisiones**, para ayudarle a identificar problemas y saber qué acciones son necesarias. Por lo tanto, el primer concepto es que la comunicación es un **medio y no un fin**; hace posible el proceso administrativo y ayuda a que la planificación sea ejecutada.

Una mejor comunicación redunda en un mejor **desempeño laboral**, ya que permite que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad y se puedan producir los cambios necesarios en el rendimiento. Las comunicaciones de una empresa abarcan muchos factores distintos que pueden ser agrupados en **comunicaciones internas** y **externas**.

• Comunicaciones Internas: Abarcan todo lo relacionado con las comunicaciones dentro de la empresa. El éxito de la empresa depende de cuán correctas y fluidas se desarrollen.
• Comunicaciones Externas: Son otro factor decisivo al buscar una administración apropiada. Abarcan cualquier tipo de comunicación entre la empresa y el exterior. Todo lo que el mundo exterior aprende y conoce sobre la empresa se transmite a través de la comunicación, por lo cual es un aspecto absolutamente crítico que debe ser cuidadosamente gestionado.

El Proceso de la Comunicación: Modelo de Lasswell

Harold Dwight Lasswell, considerado uno de los fundadores de la psicología política, presentó cinco preguntas clave para ayudar a entender lo esencial del proceso de la comunicación:

• ¿Quién?: Se refiere a la fuente u origen del mensaje (análisis de control).
• ¿Dice qué?: Se refiere a los símbolos verbales y no verbales que constituyen el mensaje (análisis de contenido).
• ¿En qué canal?: Se refiere a la selección del medio de transmisión de la información (análisis de los medios).
• ¿A quién?: Se refiere al receptor del mensaje (análisis de las audiencias).
• ¿Con qué efecto?: Se refiere a si el mensaje es interpretado con exactitud y si se actúa de forma adecuada (análisis de los efectos).

Lasswell ordena, acota y define los grandes espacios de estudio, superando los planteamientos precedentes. Sin embargo, no llega a establecer las interacciones entre las partes, como por ejemplo entre el emisor (a quien denomina “comunicador”) y el receptor, ya que la audiencia aparece aún desdibujada en un todo casi uniforme, destinataria de un flujo unidireccional, aunque sí atribuye efectos distintos en función de los medios empleados.

Influido por las teorías conductistas, Lasswell supera, en buena medida, las posiciones previas sobre la literalidad estímulo-respuesta de la comunicación. Para Lasswell, el proceso de la comunicación en la sociedad realiza cuatro funciones esenciales:

• Vigilancia del entorno: Revelando amenazas y oportunidades que afectan la posición de valor de la comunidad y de las partes que la componen.
• Correlación de los componentes de la sociedad: En cuanto a dar una respuesta al entorno.
• Transmisión del legado social.
• Entretenimiento.

La Comunicación en la Organización

Existen distintas definiciones de la comunicación en la organización:

• Según Goldhaber, es un flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes.
• Para Redding y Sanborn, es simplemente la transmisión y recepción de información que se produce dentro de una organización compleja.
• Katz y Kahn la definen como el flujo de información dentro del marco de la organización.
• Thayer dice que es el flujo de datos que sirve a los procesos de comunicación e intercomunicación de la organización.

Concluimos que la **comunicación organizacional** es el conjunto de procesos mediante los cuales se efectúa la operación de relacionar a una o varias personas con una o varias personas con el objeto de alcanzar determinados objetivos.

Clasificación de la Comunicación Organizacional

La comunicación organizacional se puede clasificar según distintos criterios:

Según los Sujetos Involucrados:

• Comunicaciones Verticales:

  Son las que tienen lugar entre los distintos niveles de la escala jerárquica, utilizando los canales constituidos por la estructura organizativa. Pueden ser:

  • Ascendentes: Desde los niveles inferiores hacia los superiores.
  • Descendentes: Desde los niveles superiores hacia los inferiores.

• Comunicaciones Laterales:

  Son las que existen dentro de una organización entre las personas pertenecientes a un mismo nivel jerárquico.

• Comunicaciones Oblicuas:

  Se verifican cuando un jefe debe entrar directamente en relación con los subalternos jerárquicos de otro jefe, sin seguir la cadena de mando directa.

• Comunicaciones Externas:

  Tienen lugar entre la organización y el ambiente exterior (clientes, proveedores, público, etc.).

Según el Canal Utilizado:

• Comunicaciones Formales:

  Tienen lugar a través de una serie de canales y medios convenientemente dispuestos a tal fin, cuya existencia y modalidad de funcionamiento se ponen en conocimiento de todos. Su fin es hacer llegar la información donde sea necesario y en el momento conveniente.

• Comunicaciones Informales:

  No se sirven de los canales establecidos y son directas, rápidas, espontáneas y flexibles, gozando de un elevado grado de credibilidad entre sus receptores. Pueden llevar información distorsionada y murmuraciones, y surgen debido a los intereses personales y de grupo de los individuos. Su modalidad más representativa es el **rumor**.

Según la Dirección del Flujo:

Aunque ya mencionadas en las comunicaciones verticales, se pueden detallar por su dirección específica:

• Comunicaciones Descendentes:

  Es aquella que va desde los niveles más altos a los más bajos de la jerarquía. Las comunicaciones verticales descendentes incluyen:

  • Órdenes: Consecuencia de las etapas del proceso administrativo.
  • Instrucciones: Emanan de un jefe y precisan la forma de cómo se debe hacer algo.

• Comunicaciones Ascendentes:

  Son aquellas que van desde los niveles bajos de la organización hasta los niveles altos de una empresa. Se mueven de un nivel inferior a otro superior.

Según la Forma de Transmisión:

• Comunicaciones Verbales:

  Son las que se dan a través de la palabra hablada, por ejemplo, en reuniones de carácter informativo, presentaciones o conversaciones directas.

• Comunicaciones Escritas:

  Son aquellas que se dan por medio de escritos, tales como publicaciones de boletines internos, folletos informativos, cartas, correos electrónicos, informes, etc.

Importancia de la Comunicación en las Organizaciones

La mayoría de nuestros actos cotidianos son actos de comunicación; gracias a esta, nos relacionamos con los individuos o grupos que integran nuestro entorno para cumplir diferentes fines. La tecnología desarrollada por el ser humano se ha incorporado con éxito a la difusión de mensajes, y ahora es posible que estos recorran el mundo con una velocidad imposible de imaginar hace apenas unos años.

Sin embargo, a este importante desarrollo tecnológico, a su aplicación en los medios de comunicación y a la cada vez más compleja actividad humana, no ha correspondido la evolución de los procesos de comunicación dentro de las organizaciones. En el ámbito organizacional, el desarrollo de la comunicación no ha sido simultáneo al avance y la complejidad de las organizaciones. Este último elemento dificulta, hoy en día, los procesos de comunicación dentro de las mismas, a pesar de que tales procesos resultan de vital importancia para la **consecución de objetivos** y el éxito empresarial.