Gestión de Eventos

Proveedores

El principal objetivo de los proveedores será conseguir la mayor calidad al precio adecuado.

Tipos de proveedores

• Agencias: Agencias de eventos, Productoras, Organizadores profesionales de eventos, Agencias de Comunicación y *marketing*.
• Lugares para eventos: Hoteles, Auditorios, Restaurantes, Discotecas, Espacios singulares, Palacios de congresos.
• Diseño y decoración: Alquiler de mobiliario, Señalización, Stands, Sanitarios, Carpas, Imagen Corporativa e Imprenta.
• Servicios técnicos: Sistemas de acreditación para eventos, Software y aplicaciones, Audiovisuales, Instalaciones eléctricas.
• Transporte: Alquiler de camiones o coches, Servicio de traslado, Seguros de transporte de mercancías.
• Cáterin: Cóctel, cena de gala, almuerzo, etc.
• Personal: Azafatas/os, Conferenciantes, Traductores, Fotógrafos, Gestión de Redes Sociales, Seguridad.
• Actividades: Artistas, Gamificación, *Team building*.
• Seguros: Seguro de Responsabilidad Civil (RC).

Criterios de Selección de Proveedores

• Características del evento y especialización de proveedores: Tenemos que pensar en las necesidades reales de nuestro evento.
• Criterios de contratación: Algunas empresas tienen sus propios protocolos de contratación. Por otro lado, en el caso de las empresas públicas, los proveedores deben someterse a la Ley de Contratación Pública, que plantea más requisitos.
• Coste: El coste del servicio es uno de los criterios más importantes.
• Servicios ofertados: Los servicios de los proveedores deben estar lo más descritos y detallados posible.
• Prestigio del proveedor: Puede ser un factor clave, pues nos dará seguridad y también una publicidad muy positiva.

Briefing de Evento

Un *briefing* de evento es un documento que recoge toda la información clave necesaria para diseñar, planificar y ejecutar un evento de forma eficaz.

Elaboración del Briefing

• Descripción de las necesidades del evento.
• Descripción del público objetivo o *target* y número aproximado.
• Objetivos: objetivo principal y secundarios.
• Descripción de la identidad corporativa de la empresa, visión, misión y valores, etc.
• Lugar y fecha elegidos.
• Pautas de desarrollo del evento.
• Presupuesto máximo.
• Otras gestiones técnicas: desglose del presupuesto para cada partida, necesidades especiales o matices para los distintos servicios.

Protocolo

El protocolo es un conjunto de reglas o serie de instrucciones que se establecen por tradición o por convenio, explicando cómo se debe actuar en ciertos procedimientos como en las conductas, acciones y técnicas.

Elementos Comunes de un Protocolo de Eventos

• Invitaciones: Definir quiénes serán los invitados, sus características y qué información debe incluir la invitación.
• Ceremonial: Establecer el orden de los actos y las actividades durante el evento.
• Vestimenta: Especificar el código de vestimenta adecuado para los participantes y los asistentes.
• Ubicación y disposición de los participantes: Determinar dónde se ubicarán los invitados, los anfitriones, los oradores y otros participantes durante el evento.
• Recepción y hospitalidad: Planificar cómo se recibirán y atenderán a los invitados, incluyendo aspectos como la oferta de bebidas, *catering* y otros servicios de hospitalidad.
• Seguridad: Establecer medidas de seguridad para garantizar la protección de los participantes y la integridad del evento.
• Comunicación: Definir cómo se maneja la comunicación durante el evento.
• Protocolo diplomático (en caso de eventos internacionales o gubernamentales): Especificar las normas y formalidades que deben seguirse en eventos de carácter diplomático.

Protocolo de un Evento

El protocolo de un evento puede ser muy detallado o más flexible, dependiendo de la naturaleza del evento y las expectativas de los organizadores. En general, el objetivo es asegurar que el evento se lleve a cabo de manera organizada y que los participantes se sientan cómodos y bien atendidos.

Protocolo Empresarial

El protocolo en el ámbito empresarial recoge las pautas de conducta aplicadas al ámbito de la empresa con el objetivo de guiar a los miembros en los distintos procesos y evitar que las relaciones generen conflictos o crisis de reputación o imagen.

• Ventaja: todos los miembros de la organización actuarán de la misma manera en las diferentes relaciones, lo que ayuda a reforzar la imagen de la empresa.
• Características: no está regulado por la ley, es accesible para todos los colaboradores y es claro y directo.

Tipos de Protocolo Empresarial

• Etiqueta: este protocolo define cuán formal es el ambiente de trabajo.
• Atuendo: sirve para delimitar hasta dónde puede llegar la informalidad de un vestuario.
• Comunicación: se implanta cuando la empresa tiene mucha interacción con los clientes y personas externas a la organización.
• Reuniones: se determina el modo en el que debe organizarse o ocurrir una reunión.

Protocolo Institucional

Es el conjunto de costumbres y normas reguladas, necesarias para la realización de actos y ceremonias de las instituciones político-administrativas.

Asuntos que se tratan

• Formas de comunicarse directa e indirectamente, invitaciones, signatarios…
• Formas y lugares de bienvenida y agradecimientos hacia los asistentes.
• Elaboración de programas, reservas de asientos y entregas de obsequios.
• Alojamiento y/o acompañamiento de delegaciones, acompañantes, etcétera.

Cuando una empresa realiza un evento en el que entre los invitados hay autoridades, se deben seguir un conjunto de normas y costumbres que regulan:

• Los **símbolos del Estado** y su utilización en las apariciones públicas de las instituciones, que son un elemento clave en la concepción de pertenencia a un Estado, nación, región, isla o ciudad.
• Las **precedencias de las autoridades** en los actos oficiales, que determinan la prioridad de una persona u organismo sobre otro y cómo se refleja esto en el uso del espacio.
• Los **honores** que deben ser rendidos a las instituciones o sus representantes.
• Los **tratamientos** con los que nos dirigiremos a las personas dependiendo de su cargo u honores.
• El **derecho premial**, que es la rama del derecho que regula el régimen de concesión de honores y distinciones por parte del Estado y la Administración Pública.

El protocolo oficial del Estado también se desarrolla en el ámbito militar y diplomático, y cada uno de ellos dispone de sus propias normativas y reglamentos. En estos es importante la presencia de los miembros de la Corona, la Administración del Estado y el Gobierno.

Imagen Personal

La imagen personal es una gran herramienta de *marketing* que aporta una evaluación del individuo tanto personal como profesional.

Tipos de Vestuario

• Etiqueta: Se utiliza en ocasiones especiales, como cenas de gala, fiestas de etiqueta, etc. Normalmente, la etiqueta se menciona en la invitación. En hombres suele ser frac o esmoquin y en mujeres vestido largo o traje de noche.
• Media etiqueta: Se reserva para ocasiones en las que no se requiere vestir de etiqueta, pero tampoco con ropa de diario o poco formal. En hombres se usa traje oscuro de corte clásico o esmoquin sin pajarita y en mujeres traje corto o vestido de cóctel.
• Formal: Reservado para determinadas reuniones de negocios, eventos que no sean de etiqueta. En hombres traje oscuro y en mujeres vestido de cóctel.
• Informal: Se trata del vestuario diario para el trabajo, que varía en función del tipo de trabajo y del cargo. En hombres se puede llevar un pantalón de vestir combinado con una camisa y en mujeres hay una gran variación de combinaciones.

Investigación Comercial

Conceptos en torno a la Investigación Comercial

La investigación comercial es un proceso sistemático cuyo objetivo es recopilar, analizar y comprender información relevante sobre el entorno empresarial, los consumidores y los competidores.

Aspectos Clave

• Identificación de Oportunidades y Amenazas
• Conocimiento del Consumidor
• Evaluación de la Competencia
• Análisis del Entorno Empresarial
• Determinación de la Viabilidad del Mercado
• Segmentación de Mercado
• Evaluación de Satisfacción del Cliente

Elementos del Sistema Comercial para una Investigación Comercial

• 1) VARIABLES DEL SISTEMA:
  • Controlables: Producto, Precio, Distribución, Comunicación.
  • No controlables: Microentorno, Macroentorno.
• 2) EL MERCADO
  • según el tipo de comprador:
    • Mercados de consumo
    • Mercados industriales
  • según lo que se intercambia:
    • Mercados de productos
    • Mercados de Servicios
  • según el alcance:
    • Mercado actual
    • Mercado Potencial

Métodos de Recogida de la Información

• Clasificación según la existencia de las fuentes:
  • Cuando los datos se recogen de manera expresa para solucionar un problema específico, se le denomina **información primaria**.
  • Si la información está elaborada antes de que la empresa la utilice, se denomina **información secundaria**.
• Clasificación según la procedencia de las fuentes:
  • Cuando la información procede de la propia empresa se le denomina **interna**.
  • Cuando procede del entorno se la conoce como **externa**.

El Muestreo: Conceptos Clave

• Población: Todas las personas de las que queremos obtener información.
• Elemento poblacional: Cada persona dentro de esa población.
• Unidad poblacional: Un grupo dentro de la población.
• Censo: Lista con todos los miembros de la población (como los clientes de una empresa).
• Muestra: Un grupo pequeño de la población que se elige para el estudio.
• Marco muestral: Lista que identifica a los individuos de la población.
• Error muestral: Error que ocurre al estudiar solo una parte de la población en lugar de toda.
• Elemento muestral: Cada persona dentro de la muestra, a la que se le hace la investigación.

Proceso de Muestreo

1. Definición de la población objetivo.
2. Definición del marco muestral.
3. Selección del marco muestral.
4. Selección de un método de muestreo.
5. Determinación del tamaño de la muestra.
6. Definición del plan para seleccionar los elementos.
7. Selección de la muestra.

Clasificación de Técnicas de Muestreo

• Probabilístico: Se eligen las personas al azar, asegurando que todos tengan la misma oportunidad de ser seleccionados.
• No probabilístico: Se eligen las personas según el criterio del investigador, no de forma aleatoria.