Constitución de una Empresa: Conceptos Básicos

La constitución de una empresa consiste en el conjunto de trámites necesarios para que una sociedad adquiera personalidad jurídica, lo que le permite adquirir derechos y obligaciones. Cabe destacar que estos procedimientos no son necesarios para empresas con personalidad física, como el empresario individual, la sociedad civil privada o la comunidad de bienes.

Trámites Generales de Constitución

Los trámites de constitución varían según el tipo de sociedad, pero generalmente incluyen:

• Solicitud del certificado negativo de denominación social: Acredita que el nombre elegido para la empresa no está siendo utilizado. Caduca a los 3 meses para el otorgamiento de la escritura, aunque la reserva se mantiene hasta 6 meses.
• Redacción de los estatutos de la sociedad: Recogen las normas internas y frente a terceros, incluyendo denominación, objeto social (con código CNAE), domicilio, capital, participaciones o acciones, modo de administración y adopción de acuerdos.
• Obtención del número de identificación fiscal provisional (NIF provisional).
• Ingreso del capital mínimo en entidad bancaria: Cada socio realiza su aportación y el banco emite un certificado que lo acredita.
• Otorgamiento de la escritura pública ante notario: Firma de los socios o sus representantes, incorporando estatutos, identidad de socios, aportaciones y administración. La escritura otorga validez legal a la sociedad.
• Presentación del Modelo 600 (ITPAJD): Aunque la creación de nuevas sociedades está exenta de pago, la autoliquidación es obligatoria.
• Obtención del NIF definitivo.
• Inscripción en los registros correspondientes: Registro Mercantil, Registro de Sociedades Laborales o Cooperativas.

Trámites de Puesta en Marcha y Funcionamiento

Los trámites de puesta en marcha son los procedimientos administrativos que toda empresa debe realizar para iniciar su actividad. Estas funciones son propias del Técnico Superior en Administración y Finanzas.

Gestiones ante Organismos Públicos

• Agencia Tributaria: Alta en el Censo de Empresarios (Modelo 036 o 037) e Impuesto sobre Actividades Económicas (Modelo 840).
• Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS): Inscripción de la empresa, afiliación y alta de socios (RETA o Régimen General) y trabajadores.
• Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE): Comunicación de nuevas contrataciones.
• Dirección Provincial de Trabajo: Comunicación de apertura del centro de trabajo y Plan de Prevención de Riesgos Laborales.
• Ayuntamiento: Licencias de funcionamiento, obras y pago de tributos locales (IBI, tasas).

Registros y Legalización de Libros

Es obligatorio legalizar los libros contables (Diario, Inventarios y Cuentas Anuales) y societarios (Actas, Socios, Acciones) en el Registro Mercantil. Asimismo, existen registros específicos como la Oficina Española de Patentes y Marcas para la propiedad industrial o el Registro de la Propiedad para bienes inmuebles.

El Papel del Fedatario Público

El fedatario es un funcionario público que garantiza la autenticidad y veracidad de los documentos, aportando seguridad jurídica.

• Notarios: Asesoran en la constitución, redactan escrituras públicas y gestionan actas de juntas y poderes.
• Registradores Mercantiles: Inscriben actos societarios otorgando publicidad legal.
• Registradores de la Propiedad: Registran derechos sobre bienes inmuebles.
• Letrado de la Administración de Justicia: Da fe en procesos judiciales.
• Secretario del Ayuntamiento: Certifica acuerdos municipales.