Detección de las Necesidades de Formación

Es un proceso que tiene como objetivo planificar una formación ajustada a las necesidades empresariales.

Métodos para la Detección de Necesidades Formativas

Métodos Relacionados con la Consulta

• Entrevista: Recoge datos del encuentro con uno o varios trabajadores para dialogar sobre las necesidades que ellos mismos ven en el puesto de trabajo. Puede realizarse con trabajadores de cualquier nivel jerárquico.
• Observación: Detectar las necesidades de formación a través de la observación diaria del trabajo que presta una persona.
• Encuesta: Recoge por escrito las opiniones e ideas de los trabajadores sobre las necesidades formativas.
• Círculos de calidad: Reuniones de un equipo de trabajadores, que se organizan sistemáticamente para detectar posibles deficiencias, mejoras y necesidades de formación de los trabajadores que ocupan los puestos.

Métodos Relacionados con la Planificación y Desarrollo Empresarial

• Estudios de puestos de trabajo: Analiza todas las tareas que hay que desarrollar en un puesto concreto para establecer qué necesita aprender la persona que ocupa o que va a ocupar el puesto para desarrollarlo con la máxima eficacia.
• Análisis de fallos: Analiza los defectos que se han producido en la actividad desarrollada en un puesto de trabajo y su relación con la falta de formación de la persona que lo ocupa.

El Plan de Formación

Es el conjunto de actividades que se ponen en marcha para que la empresa cubra sus necesidades, incluyendo los recursos necesarios para llevar a cabo esas acciones. Este plan está elaborado por el departamento de RR. HH.

Fases en el Diseño y Creación del Plan de Formación

Tareas de Diseño y Creación

1. Fijar los objetivos del plan formativo: Deben quedar definidos y ser coherentes con los objetivos estratégicos de la empresa.
2. Analizar y priorizar las necesidades formativas de los trabajadores: Elegir el contenido adecuado, ya que no siempre se podrán atender todas las necesidades formativas de la empresa.
3. Seleccionar a los trabajadores afectados por el plan de formación.
4. Seleccionar formadores, personas o empresas, y decidir si la formación será presencial, a distancia o e-learning.
5. Decidir cómo, dónde y con qué recursos se desarrollará la formación, para establecer los recursos económicos necesarios.
6. Temporalizar el plan formativo: Establecer un calendario con las fechas de la formación.
7. Aprobar el plan formativo: Por la dirección de la empresa o el departamento correspondiente.
8. Emitir el informe sobre el plan de formación por el Comité de Empresa: Con carácter previo a la ejecución del mismo.

Implantación

En el tiempo estimado y para los trabajadores designados.

Evaluación

Análisis de resultados y obtención de datos sobre formación para próximos años.

La Gestión y Organización Administrativas de la Formación

Es la etapa en la que el departamento de RR. HH. desarrolla los trámites necesarios para hacer realidad la formación planificada.

Modelo para Documentar la Detección de Necesidades Formativas

Primera Fase: Concretar la Acción Formativa

Ejemplo de estructura:

Puesto de trabajo / Persona: D./Dña. [Nombre]

Herramienta de detección utilizada: [Entrevista, Observación, etc.]

Necesidad formativa detectada:

• Competencias (Conocimientos): [Detallar conocimientos necesarios]
• Competencias (Habilidades Sociales): [Detallar habilidades necesarias]
• Competencias (Técnicas): [Detallar competencias técnicas necesarias]

(Repetir para cada puesto o persona evaluada)

Segunda Fase: Seleccionar a los Trabajadores Afectados

Ejemplo de modelo de registro:

Tabla de Selección de Participantes

| Trabajador (Nombre y Apellidos) | Categoría Profesional | Antigüedad | Titulación | Necesidad Formativa que Precisa |

|—|—|—|—|—|

| [Nombre 1] | [Categoría 1] | [Años] | [Título] | [Necesidad 1] |

| [Nombre 2] | [Categoría 2] | [Años] | [Título] | [Necesidad 2] |

| … | … | … | … | … |

Tercera Fase: Decidir el Tipo de Formación

Los responsables de poner en marcha el plan de formación tendrán que valorar el tipo de formación que van a realizar. Los modelos más habituales de formación son: Formación presencial (en la empresa o en un centro ajeno), formación a distancia y formación online (e-learning).

Cuarta Fase: Informar a la Dirección

Una vez que el departamento tiene claro qué necesidades formativas existen, a quién ha de darse la formación y cuál es la propuesta concreta formativa y presupuestada, se debe iniciar un proceso de información a los directivos que han de aprobar el plan formativo.

Quinta Fase: Informar a los Trabajadores

Información al Comité de Empresa

El empresario debe informar al Comité de Empresa sobre el plan de formación en la empresa, con carácter previo a su ejecución, según el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores. Una de las finalidades de esta información es que el comité pueda emitir un informe sobre el propio plan.

Información a los Trabajadores

El objetivo del proceso de información a los trabajadores no solo será que conozcan la formación, sino que será el momento para motivarlos y limar sus asperezas respecto a las novedades que se les planteen en el futuro en su trabajo. Para informar a los trabajadores pueden realizarse reuniones o bien elaborar dípticos o trípticos informativos. Es esencial la motivación que la dirección de la empresa haga de los mandos intermedios.

Sexta Fase: Desarrollo y Ejecución de la Formación

• Organizar fechas y horarios de formación y sustitutos para los trabajadores que participan en el plan de formación.
• Ejecución de las acciones formativas.

Trámites Administrativos a Documentar

1. Documentación de la detección de necesidades.
2. Selección de trabajadores.
3. Elaborar dossier informativo para Dirección y Comité de Empresa.
4. Análisis de ventajas e inconvenientes de cada tipo de formación.
5. Elaboración del presupuesto escrito.
6. Calendario (Fechas y Horarios).
7. Documentación de la ejecución de las acciones formativas.

Tareas de Gestión Administrativa del Plan de Formación

Los administrativos de las empresas tienen una importante presencia en muchas fases de la gestión del plan de formación y pueden participar en las siguientes tareas:

• Recoger información sobre las necesidades de formación en la empresa.
• Extraer estadísticas sobre los datos recogidos bajo la supervisión de su superior.
• Buscar y contactar con empresas proveedoras de formación.
• Organizar la logística de las actividades formativas que desarrolla el plan de formación.
• Redactar documentos para informar a los trabajadores sobre los cursos de formación.
• Colaborar y apoyar en la elaboración de horarios alternativos a la formación.
• Distribuir y recoger los tests de evaluación y tratamiento de la información.
• Registrar las acciones formativas de los trabajadores en sus expedientes personales.
• Realizar los trámites administrativos para solicitar las subvenciones para la formación en la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

Evaluación del Programa de Desarrollo Profesional

Incluirá la evaluación global del plan de formación realizado y las actividades concretas de formación realizadas.

Evaluación Global del Plan

• Objetivos: Determinar si se han cubierto las expectativas u objetivos del plan completo, si se han utilizado los métodos adecuados y si la formación ha contribuido a superar la situación que se quería resolver.
• Características: Ha de ser continua para permitir corregir las posibles desviaciones que se puedan ocasionar.

Evaluación de Acciones Formativas Concretas

• Objetivos: Analizar si los trabajadores han cubierto las necesidades que precisaban y su aplicación en el puesto de trabajo concreto.
• Características: Se evalúa la propia actividad formativa en cuanto a la metodología, idoneidad del formador, tiempo invertido y coste.

Aspectos Significativos de la Evaluación

• Satisfacción e interés de los asistentes.
• Grado de consecución de conocimientos y competencias.
• Aplicación de los conocimientos al puesto de trabajo.
• Incidencia del plan de formación o de la acción formativa concreta en la empresa.

Gestión de la Evaluación

Agentes de la Evaluación

La evaluación global de la formación ha de ser realizada por los responsables de RR. HH. o por la dirección de la empresa, mientras que las actividades formativas concretas han de ser evaluadas por los participantes en la formación, los propios formadores o el departamento de RR. HH.

Métodos para Evaluar

Pueden ser variados y dependen de si se evalúa el plan de formación o las acciones formativas concretas.

Métodos y Técnicas de Desarrollo Profesional

Es el conjunto ordenado de acciones que se desarrollan según unos principios pedagógicos para que las personas adquieran nuevas competencias.

Variables a Considerar

1. El fin que se pretenda conseguir con la acción formativa concreta.
2. La experiencia y la edad de las personas formadas.

Principios Pedagógicos

Es un criterio que indica de qué manera una persona puede aprender con más facilidad.

Algunos principios pedagógicos básicos son:

1. Tener en cuenta el nivel de desarrollo del sujeto para planificar las acciones formativas.
2. Utilizar métodos activos que cuenten con la participación de los sujetos.
3. Desarrollar aprendizajes que sean funcionales, es decir, que sirvan para aplicar en el trabajo.

Técnicas de Formación

1. Lección magistral: Presenta conocimientos a través de una exposición oral, aunque sitúa a la persona que se forma en una actividad pasiva en el aula. Hoy en día las lecciones suelen ir acompañadas de presentaciones realizadas con herramientas como PowerPoint o Prezi, que apoyan este método tradicional.
2. Estudio de caso: Un grupo de personas analizan un caso que se les ha entregado para aprender a resolver situaciones que se pueden presentar en la vida real. El caso debe ser lo más detallado y completo posible, pues ello ayudará al equipo en la búsqueda de soluciones a problemas complejos.
3. Dramatización o role playing: Es una técnica activa de formación que permite analizar problemas desde el punto de vista de los sujetos implicados en los mismos, lo que puede ayudar a decidir cómo actuar en el futuro ante una situación similar.
4. Formación en línea (online) o e-learning: Es una de las modalidades de formación más habitual por la comodidad que supone la organización de los horarios del aprendizaje, así como la no necesidad de aulas. Tiene el inconveniente de que no sirve para trabajos o actividades en las que la formación requiera un manejo de maquinaria. Las claves de este sistema de aprendizaje son: ordenador, aula virtual y tutor en línea que guía la formación.
5. Coaching: El coach o entrenador dirige y sigue la formación de otra persona en determinados campos, normalmente relacionados con el aprendizaje de comportamientos o habilidades sociales. El coach va poniendo diversos ejercicios o actividades que la persona que se está formando tiene que ir realizando. El entrenador sigue el proceso, pero normalmente no acompaña a diario al alumno.
6. Tutorización o mentoring: Designa a un tutor que acompaña a una persona en su proceso de aprendizaje de manera permanente mientras dura la formación. El tutor enseña al alumno los conocimientos, competencias o técnicas que precisa. El formador puede ser una persona de la empresa o contratado del exterior.

La Evaluación del Desempeño

La evaluación del desempeño es el proceso continuo que realiza una organización para medir el valor que un trabajador aporta a la misma. Esta evaluación forma parte de la estrategia de las empresas para dirigir a las personas integradas en ella y define qué hay que hacer y cómo hay que hacerlo.

Variables de Evaluación

1. Competencias técnicas o personales que el trabajador debe usar en su puesto de trabajo.
2. Objetivos que hayan sido planificados para su consecución.

La evaluación del desempeño es un proceso continuo y sistemático.

Características del Proceso de Evaluación del Desempeño

• Permite detectar si la persona se ajusta a las exigencias del puesto.
• Ayuda a determinar una parte del salario del trabajador en función de la consecución de objetivos, estableciendo un complemento salarial variable en algunos puestos.
• Fortalece los comportamientos positivos detectados en la evaluación de los trabajadores cuando los resultados son comunicados, mejorando los lazos de los empleados con la empresa.
• Detecta áreas de mejora en las que el trabajador debe concentrar sus esfuerzos para superar los aspectos negativos apreciados en el desempeño de su trabajo.
• Mejora la comunicación entre jefes y empleados al tener que hacer un seguimiento de los objetivos y volver a replantearlos continuamente.
• Permite descubrir las necesidades de formación que tienen los trabajadores.

Métodos para Realizar la Evaluación del Desempeño

Herramientas comunes:

• Escalas Gráficas: Es una de las más habituales. Se basa en medir, en un cuestionario, factores relativos al trabajo que realiza el evaluado con el fin de detectar en qué medida los cumple.
• Listas de Comprobación: Consiste en elaborar una lista con diferentes indicadores o conductas que se quieren medir de un trabajador para que el evaluador indique, en el mismo documento donde se recoge la lista, si el trabajador los cumple o no.
• Valoración por Objetivos: Se utiliza para medir el grado de consecución por parte de los trabajadores de los objetivos fijados para él por su empresa. El evaluador utiliza una encuesta que se puede cumplimentar en una entrevista con el propio trabajador.
• Valoración 360 grados: Permite detectar qué puntos fuertes tienen los trabajadores y en qué áreas de mejora hay que profundizar, recopilando feedback de múltiples fuentes (jefes, compañeros, subordinados, clientes).

La Valoración de los Puestos de Trabajo

Es un proceso sistemático que, según la comparación de los puestos que existen en la empresa, permite fijar su valor con relación a las tareas que se desarrollan en cada uno y las competencias que se exigen para ocuparlos, obteniendo una estructura salarial más justa y equilibrada.

Comparación de Fines: Valoración vs. Análisis de Puestos

Análisis de Puestos

Describe los puestos y perfiles profesionales. Permite saber qué se hace en el puesto y qué tipo de trabajador se necesita.

Valoración de Puestos

Determina el valor relativo de los puestos dentro de la organización. Permite establecer una estructura salarial interna equitativa, ajustada al valor de las tareas y de las competencias exigidas.

El departamento de RR. HH. es el encargado de llevar a cabo la valoración de puestos de trabajo, aunque se recurre más a consultoras especializadas.