¿Qué son los Manuales de Bienvenida?

Un manual de bienvenida es un instrumento que forma parte del proceso de acogida (también llamado plan de integración o onboarding). Su objetivo es ofrecer una orientación inicial para que la persona recién incorporada:

• Sepa cómo funciona el lugar.
• Conozca a quién dirigirse ante diferentes situaciones.
• Entienda qué se espera de ella.
• Se sienta parte del grupo desde el primer momento.

Contenido Habitual de un Manual de Bienvenida

Aunque puede variar según el ámbito (laboral, educativo, sanitario, etc.), un manual de bienvenida suele incluir los siguientes apartados clave:

1. Presentación del Centro o Empresa

• Historia breve
• Misión, visión y valores
• Organigrama básico

2. Normas Generales de Funcionamiento

• Horarios
• Uso de espacios comunes
• Normas de comportamiento
• Código de vestimenta (si aplica)

3. Prevención de Riesgos Laborales o Escolares

• Protocolos de seguridad
• Uso de Equipos de Protección Individual (EPI)
• Actuación ante emergencias

4. Derechos y Deberes

• De la persona acogida
• Del personal del centro

5. Información Específica del Puesto o Actividad

• Tareas que se van a realizar
• Supervisión y acompañamiento
• Procedimientos básicos

6. Recursos Disponibles

• Materiales de apoyo
• Servicios de orientación, tutoría o mentoría
• Contactos importantes (coordinadores, tutores, delegados, etc.)

7. Compromisos de Acogida

• Firma de compromiso de ambas partes (si se requiere)

Tipos de Manuales de Bienvenida según el Contexto

Importancia de los Manuales de Bienvenida

• Reducen la ansiedad o inseguridad inicial.
• Favorecen un clima de integración y respeto.
• Mejoran la productividad o el rendimiento desde el inicio.
• Disminuyen errores por desconocimiento.
• Refuerzan la imagen profesional del centro o empresa.

¿Quién Elabora un Manual de Bienvenida?

• En centros educativos: el equipo directivo o de orientación.
• En empresas: el departamento de recursos humanos o prevención.
• En instituciones sanitarias: supervisores, tutores o departamentos de formación.
• En ONG: el coordinador del voluntariado.

Manual de Bienvenida para Trabajadores de Almacén

A continuación, se presenta un resumen detallado de lo que suele incluir un manual de bienvenida específico para el personal de un almacén:

1. Presentación del Almacén

• Breve historia y misión de la empresa.
• Tipo de productos que se almacenan o distribuyen.
• Zonas del almacén (recepción, almacenaje, preparación de pedidos, expedición, etc.).
• Organigrama básico (responsable del almacén, encargados, compañeros de turno, etc.).

2. Horarios y Turnos

• Horario de trabajo.
• Pausas y descansos.
• Sistema de fichaje o control horario.
• Normas sobre puntualidad y ausencias.

3. Equipamiento y Vestuario

• Ropa de trabajo obligatoria.
• Equipos de Protección Individual (EPI): guantes, chaleco reflectante, calzado de seguridad, etc.
• Normas de higiene y cuidado del material.

4. Tareas Principales

• Recepción de mercancías.
• Colocación y almacenaje de productos.
• Preparación y empaquetado de pedidos.
• Carga y descarga.
• Uso de sistemas informáticos o lectores de códigos (si se utilizan).
• Tareas de limpieza y orden.

5. Normas de Seguridad y Prevención de Riesgos

• Señalización del almacén.
• Zonas de paso, zonas de carga y descarga.
• Cómo actuar en caso de accidente o emergencia.
• Uso seguro de transpaletas, carretillas elevadoras o apiladores.
• Normas sobre manipulación manual de cargas (evitar lesiones).
• Prohibiciones (fumar, correr, usar el móvil en ciertas zonas, etc.).

6. Derechos y Deberes

Derechos:

• A recibir formación e información sobre el puesto.
• A trabajar en condiciones seguras.
• A contar con EPIs adecuados.

Deberes:

• Cumplir horarios y normas.
• Mantener el orden y limpieza.
• Usar correctamente los equipos.
• Comunicar cualquier incidencia.

7. Procedimiento de Acogida

• Recepción por parte de un responsable o tutor.
• Recorrido por el almacén (con señalización explicada).
• Formación inicial (teórica y práctica).
• Asignación de tareas progresivas.
• Supervisión durante los primeros días.

8. Contactos Importantes

• Nombre del encargado o responsable directo.
• Teléfonos internos.
• Coordinador de prevención o de personal.

9. Documentos a Entregar al Nuevo Trabajador

• Copia del manual de bienvenida.
• Documento de entrega de EPIs.
• Hoja de firma de lectura de normas y prevención.
• Plan de emergencias (resumen).

Gestión de Stocks en un Manual de Bienvenida para Almacén

En un manual de bienvenida para personal de almacén, la sección dedicada a la gestión de stocks es fundamental y suele incluir:

¿Qué es el Stock?

El stock es el conjunto de productos, materias primas o materiales almacenados y disponibles en un momento determinado en el almacén.

Tipos de Stock

• Stock mínimo: Cantidad mínima que se debe tener para no interrumpir el suministro.
• Stock máximo: Límite superior de cantidad almacenada para evitar un exceso innecesario.
• Stock de seguridad: Reserva extra para imprevistos o aumentos de demanda.
• Stock disponible: Lo que hay realmente en el almacén, descontando lo reservado.
• Stock físico: El que está realmente en el almacén (lo que se puede contar).
• Stock teórico o informático: El que aparece registrado en el sistema (ERP o programa de gestión).

Funciones del Trabajador Respecto al Stock

• Controlar entradas y salidas: Apuntar o registrar todo movimiento de mercancía.