El entorno de trabajo

Objetos de una base de datos: tablas, formularios, consultas e informes.

Tabla

Recipiente donde se aloja la información, en forma de un conjunto de filas (registros) compuestas de múltiples columnas (campos).

Formularios

Interfaz de usuario a medida para facilitar la edición, consulta y adición de los datos que contiene una tabla o asociados a una consulta.

Consultas

Mediante ellas se recuperan datos de una o más tablas. Lo que almacena una consulta no es la información sino las instrucciones para poder recuperarla cuando es necesaria.

Informe

Es un diseño en el que se combinan datos recuperados de tablas y consultas con elementos estáticos (títulos, fechas), para producir una instantánea de la información en un momento determinado y con un contenido concreto.

Diseñar una tabla

• La vista hoja de datos (acceder a datos, modificar, añadir…)
• La vista diseño: vemos columnas y atributos.
• Hoja propiedades (nombre de campo, tipo de datos y descripción)

Recomendaciones para evitar problemas

• Access permite nombres de columna acentuados, espacios en blanco y otros símbolos.
• Se recomiendan unas restricciones:
  • Solo mayúsculas y minúsculas (sin tilde y sin ñ), dígitos, números o _
  • Iniciar el nombre de una columna con una letra
  • Dos columnas de la misma tabla no pueden tener el mismo nombre, pero sí esta coincidencia en tablas diferentes

Tipos de datos en Access 2016

• Texto corto: secuencia de caracteres hasta 255 (letras, números (no utilizables en operaciones), signos de puntuación…etc)
• Texto largo: hasta 1 gigabyte de caracteres (65535), permite información asociada a formato (negrita, color, subrayado…etc)
• Número: datos numéricos (que se vayan a utilizar en operaciones)
• Fecha/hora:
• Moneda: valores numéricos de tipo contable, es decir, referidos a cantidades de dinero.
• Sí/No: sí o no. Tipo booleano
• Objeto OLE (objected linking and embedding): imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX
• Datos adjuntos: puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, etc.
• Calculado: puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos.
• Asistente para búsquedas: realmente no es un tipo de dato. Inicia el asistente para elegir un campo de búsqueda.
• Hipervínculo: dirección de vínculo a un documento o archivo en Internet.

Para Access a nivel básico no es necesario conocer lenguaje SQL. Ajustar detalles de consultas (más personalizadas) trabajar con sistemas de gestión de base de datos.

Reglas de diseño de una base de datos

• Cada columna un dato
• Cada tabla con una clave principal, para identificar de manera única a las filas. Ejemplo: columna ID asocia un identificador único.
• Las columnas de una tabla que no forman parte de la clave principal => dependen funcionalmente de esta

Máscara de entrada

Patrón que se utiliza cuando los datos son similares. Facilitan la inserción y previenen errores.

• 0 Nº de introducción obligatoria
• 9 Nº espacio de introducción no obligatoria
• L letra de introducción obligatoria
• ? letra de introducción no obligatoria
• A: letra o número de introducción no obligatoria
• a : letra o número de introducción no obligatoria
• 8: cualquier carácter obligatorio.
• C: cualquier carácter no obligatorio, ejemplo: L-0000-LL. B-1011-AB

Regla de validación

Establece la condición o condiciones que deben cumplir los datos, evitando así posibles errores. Ejemplo: >0 Para el campo EDAD, valores positivos.

Texto de validación

Mensaje que aparecerá en pantalla si el dato introducido no cumple la regla de validación. Ejemplo: revisar dato introducido.

Indexado

• Para campos en los que se realizan búsquedas frecuentes y con pocos o ningún valor repetidos.
• Para campos Texto, Numérico, Moneda, Fecha/Hora o autonumérico.
• Permite los siguientes valores:
  • NO no crea índice
  • SI (con duplicados) crea un índice para ese campo. Permite introducir en él valores repetidos.
  • SI (sin duplicados) crea un índice para ese campo. No permite introducir en él valores repetidos

Consultas Access 2016

• Consultas de selección: editar datos
• Consultas de actualización
• Consultas de eliminación: eliminar datos

Criterios para campos de texto

• Coincida con verde: “Verde”
• No coincida con verde: No “Verde”

Criterios para campos de tipo número y moneda

• Coincida con 50: 50
• No coincida con 50: No 50
• Contenga valor menor 50: <50
• Contenga valor mayor 50: >50
• Contenga valor mayor o igual: >=50
• Contenga dos valores: 100 o 200

Integridad referencial

• Exigir integridad referencial: En el campo relacionado de la tabla dependiente solo pueden aparecer los valores que anteriormente fueron introducidos en el campo de la tabla principal.
• Primero introducir los datos en tablas independientes y luego en tablas dependientes de ellas (tablas pendientes)