1. Proceso de compraventa

En su actividad comercial, la empresa compra y vende bienes y servicios. El proceso de compraventa sigue los siguientes pasos:

• Pedido
• Contrato de compraventa
• Albarán
• Factura
• Pago
• Recibo

El proceso se desarrolla habitualmente de la siguiente forma:

• El proceso se inicia cuando el comprador detecta una necesidad y busca a una empresa que pueda satisfacerla (proveedor).
• Según el tipo de relación comercial, se puede firmar o no un contrato de compraventa o de prestación de servicios, en el que se aclaran con detalle todas las condiciones del intercambio.
• Cuando la empresa realiza la entrega, adjunta un albarán, que sirve como justificante de haber recibido la mercancía.
• El vendedor realiza la factura de la entrega efectuada.
• El comprador paga la factura en la forma y plazo convenidos.
• El vendedor emite un recibo justificativo del pago.

2. El contrato de compraventa

En algunos casos, las partes, previamente a la realización del pedido, acuerdan por escrito un contrato de compraventa.

Elementos del contrato

• Personales:
  • Vendedor: Persona con capacidad civil de obrar que entrega el bien y cobra un precio.
  • Comprador: Persona con capacidad civil de obrar que recibe el bien y paga un precio.
• Reales:
  • El bien: Objeto del contrato.
  • El precio: Cantidad de dinero que el vendedor recibe a cambio.
  • Las condiciones de venta: Lugar, plazo y forma de entrega y pago.
• Formales:
  • Puede ser oral o escrito. Lo habitual es que sea escrito para demostrar los términos del acuerdo.

El contrato de compraventa es un acuerdo bilateral en el que una de las partes (vendedora) se obliga a la entrega de una cosa determinada y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto precio.

Consideraciones legales

• Las partes pueden actuar en nombre propio o representando a personas jurídicas autorizadas.
• En las cláusulas se pueden concretar las indemnizaciones por incumplimiento.
• La firma puede ser digital si se realiza con medios legalmente autorizados (certificados, DNI electrónico, etc.).

3. El pedido

Es la petición de compra que un cliente realiza a un proveedor. No tiene un modelo oficial, por lo que cada empresa lo diseña según sus necesidades. Se suelen realizar tres ejemplares: original para el vendedor, copia para el almacén y copia para el departamento comercial.

El pedido oral es frecuente en relaciones comerciales fluidas, aunque se recomienda formalizarlo por escrito para evitar confusiones.

4. El albarán

El albarán o nota de entrega lo emite el vendedor al entregar la mercancía. Justifica la salida y acredita la entrega. Es fundamental que el cliente lo firme como prueba. Indicar incidencias en la entrega es vital para futuras reclamaciones.

5. La factura

Documento expedido por el vendedor a cargo del comprador que acredita la compraventa.

• IVA y facturas: Debe incluir la base imponible y el tipo aplicable.
• Referencias: Debe incluir el número de pedido y de albarán.
• Normativa: Se rige por la Ley 37/1992 del IVA y el Real Decreto 1496/2003.
• Conservación: Las facturas deben conservarse durante 6 años (10 años para bienes de inversión y 15 para terrenos y construcciones).

6. El recibo

Documento expedido por el vendedor para justificar el pago recibido. Suele constar de dos partes: el recibo entregado al pagador y la matriz que queda en el talonario.

7. La letra de cambio

Medio de pago emitido por quien debe cobrar. Se realiza en un modelo oficial (timbrado) donde se abona el impuesto de Actos Jurídicos Documentados.

• Librado: Persona que ha de pagar.
• Librador: Persona que emite la letra y tiene el derecho de cobro.
• Avalista: Garantiza el pago si el librado no lo hace.

7.1. Endoso y protesto

• Endoso: Transmisión a un tercero de los derechos de cobro.
• Protesto: Si el librado no paga, se procede al protesto notarial o declaración equivalente para ejercitar acciones legales.

8. El cheque

Documento de crédito utilizado por el titular de una cuenta bancaria para dar una orden de pago. Los cheques prescriben a los seis meses.

• Plazos de presentación: 15 días (España), 20 días (Europa), 60 días (resto del mundo).
• Cheque cruzado: Asegura que el cobro se realice a través de una entidad bancaria.

9. El pagaré

Documento que supone una promesa de pago. A diferencia del cheque, queda determinado en el momento de la emisión cuándo se podrá cobrar. Si no consta fecha de vencimiento, se considera pagadero a la vista.