Flujo Administrativo de Stock y Documentación

Flujo administrativo de stock: Cuando hay que abastecer el almacén, se inicia un flujo físico de materiales y un flujo administrativo de documentos.

Documento: Es la información estructurada en soporte material o medios electrónicos con el objetivo de dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que han intervenido en las mismas.

La información del documento puede ser de:

• Ámbito externo: Sirven para que tanto el cliente como el proveedor puedan justificar la operación de compraventa.
• Ámbito interno: Contiene información de utilidad para la empresa que los emite.

Transmisión Electrónica de Documentos (EDI)

El EDI (Intercambio Electrónico de Datos) es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos (pedidos, albaranes, facturas). Permite que empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar y directamente de ordenador a ordenador; de esta forma, agiliza y abarata la comunicación en operaciones de compraventa, aprovisionamiento, etc.

Ventajas del sistema EDI

• Permite que el cliente reciba información más rápida y completa.
• Se evitan errores y pérdidas en el envío de documentos.
• Reduce costes administrativos y retrasos en envíos, cobros y pagos.
• Proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos.
• Mejora la gestión de stock.
• Mejora el tratamiento de la información.

El Pedido: Concepto y Clasificación

Pedido: Es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. Se puede enviar por correo, fax, etc. Se debe conservar una copia para contrastar la mercancía recibida con la solicitada; lo normal es enviar dos copias para que el proveedor devuelva la firma en señal de aceptación.

Según el compromiso entre comprador y vendedor, encontramos:

• Pedido firme: Se emite cuando el comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta.
• Pedido condicional: Está pendiente de una confirmación por parte del comprador o vendedor.

Tipos de pedido según su forma

• Normal: Se utiliza para solicitar mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo.
• Programado: Se emite para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de tiempo.
• Abierto: Se emite para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra; el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente. Sus características principales son:
  • Los plazos de entrega suelen ser muy cortos.
  • El proveedor se obliga a tener un stock mínimo y el comprador reduce el stock inmovilizado.
  • El precio puede ser fijo o se pueden aceptar las subidas previa justificación de las nuevas tarifas.

Tipos de pedido según el material

• Extraordinario: Se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo que, por necesidades extraordinarias, se necesitan para un fin concreto.
• De reposición: Aquel cuya iniciativa parte del almacén; se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
• De servicio u obra: Se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado.
• Habitual de materiales o de mercancías: Se expide para solicitar los artículos que se necesitan en el punto de venta.

Etiquetado de Productos

Etiquetado: Las etiquetas sirven para identificar, describir y diferenciar un producto. Se colocan en el lugar más visible del producto para permitir la lectura óptica o automática por el personal encargado de la manipulación.

Soportes que contienen la etiqueta

• Ópticos: Etiqueta de papel o similar con la información expresada mediante código alfanumérico.
• Magnéticos: Bandas magnéticas en las que se graba la información de la etiqueta.
• Inductivos: Formados por un chip con memoria que almacena la información de la etiqueta.

Tipos de etiquetas según la información que proporcionan

• De contenido: Identifican el bulto o paquete sin necesidad de abrirlo.
• De manipulación o uso: La información que proporcionan y los símbolos hacen referencia a la peligrosidad del producto, a su consumo o uso, y a la forma de almacenar, transportar o manipular las mercancías. Dentro de esta categoría encontramos:
  • Etiquetas de peligrosidad: Obligatorias para todo bulto que contenga productos peligrosos.
  • Etiquetas de consumo o uso: Contienen información sobre fechas de fabricación, envasado, caducidad y también indican los ingredientes y componentes del producto.
  • Etiquetas informativas: Sobre precauciones o cuidados que se deben tomar a la hora de manipular, transportar o utilizar el producto.
• De procedencia y destino: El contenido de la etiqueta suele incluir el origen, número de envío, número de bultos que componen el envío, datos del cliente, etc.

Codificación de Mercancías

Codificación: Conjunto de números y letras que se asignan a cada producto, bulto o unidad de carga para su identificación. Puede ser:

• No significativa: Se asigna de forma correlativa o al azar. El código, aunque es personal e irrepetible para cada artículo, no ofrece información sobre la mercancía. Su ventaja es la simplicidad de codificar hasta 10.000 artículos utilizando solo 4 dígitos.
• Significativa: Proporciona información de la mercancía; cada componente del código hace referencia a un tipo de información específica. Sus ventajas son que se cometen menos errores de transcripción, identifica rápidamente el producto y facilita la posibilidad de memorizar el código. Su inconveniente es la elasticidad limitada, ya que no siempre se pueden prever las necesidades futuras.
• Automática: Corresponde con el código de barras normalizado por EAN, que controla y garantiza un código único para cada producto, bulto o unidad de venta.