Gestión de Tesorería y Control Financiero

1. Objetivos de los libros de tesorería

Los libros de tesorería tienen como objetivo principal controlar el flujo de efectivo de la empresa, así como su localización en caja, cuentas corrientes, cuentas de crédito, etc. Además, permiten detectar errores y realizar una descripción detallada de la situación de la tesorería.

2. Definición de efectivo

Por efectivo se entiende el dinero en metálico, los cheques recibidos y emitidos, así como los pagos y los cobros realizados con tarjeta.

3. Tipos de libros de registro de tesorería

Las empresas suelen llevar los siguientes tipos de libros de registro de tesorería:

1. Libro de Caja
2. Libro de Cuenta Corriente y Cuenta de Ahorro
3. Libro de Cuenta de Crédito
4. Libro de Clientes
5. Libro de Proveedores
6. Libro de Efectos Comerciales a Cobrar
7. Libro de Efectos Comerciales a Pagar

4. Clasificación de operaciones en libros de caja y bancos

A continuación, se clasifican diversas operaciones según correspondan al libro de registro de caja o al libro de registro de bancos:

• Libro de Caja:
  • Pago de facturas en efectivo
  • Pago a mensajería por caja
  • Cobro de factura mediante cheque (guardado en caja)
  • Pagos de transportes en efectivo
• Libro de Bancos:
  • Cobros por transferencia
  • Pago domiciliado
  • Negociación de efecto
  • Pago a través de cheque (cargado en banco)
• Ninguno de los dos:
  • Venta a crédito
  • Adquisición de mercadería a crédito

5. Ventajas de una correcta gestión de clientes y proveedores

Los registros de clientes y proveedores permiten llevar un control más exhaustivo de las deudas contraídas por los proveedores, el detalle de las mismas y los plazos para pagar. Ayudan a visualizar los cobros y pagos de los clientes y proveedores, así como los acuerdos comerciales adquiridos con cada uno. De esta manera, se puede controlar eficazmente lo que se debe y lo que se tiene por cobrar.

6. Objetivo y tipos del libro de registro de efectos comerciales

El objetivo del libro de registro de efectos comerciales es tener presente en todo momento los vencimientos de los efectos comerciales, así como en qué entidad financiera se cargarán o abonarán.

Sus tipos son:

• Libro de registro de efectos comerciales a cobrar
• Libro de registro de efectos comerciales a pagar

7. Definiciones clave: Arqueo, Recuento y Conciliación

Arqueo:

Es una comprobación de las anotaciones realizadas con el dinero que realmente hay en caja, ayudando a saber si se ha operado correctamente a lo largo de la jornada laboral. En caso contrario, es necesario averiguar las causas que han originado estas diferencias.

Recuento:

Consiste en contar las monedas y los billetes de cada tipo, así como otros documentos de cobro y pago que justifican la salida y entrada de efectivo para realizar la suma total.

Conciliación:

Consiste en la comprobación de los registros de las operaciones de las cuentas del banco con los movimientos registrados en las entidades bancarias, documentados en los extractos bancarios, para proceder a realizar las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de la empresa.

8. Motivos frecuentes de errores en la conciliación bancaria

Los motivos más frecuentes por los que se producen errores en la conciliación son:

• Cheques pendientes de cobro
• Depósitos de última hora
• Errores en los libros de la empresa
• Cheques ajenos que el banco carga por equivocación
• Cheques devueltos
• Cargos por intereses, comisiones, etc.
• Abonos en concepto de interés
• Cargos de recibos domiciliados y no contabilizados
• Errores por parte de los bancos

9. Causas comunes de errores en caja

Las causas más comunes de errores en caja incluyen las devoluciones de cambio incorrectas y los errores en la utilización de vales de descuento.

10. ¿Qué es un datáfono?

Un datáfono es un aparato que, por medio de la línea telefónica o conexión de datos, facilita el pago con tarjetas de crédito o de débito.

Estructura Financiera y Ratios Empresariales

1. Clasificación del activo y el pasivo en un balance

El activo se clasifica en corriente y no corriente de acuerdo al grado de liquidez que posean los bienes y según su función en relación con la actividad de la empresa. El pasivo suele clasificarse según el grado de exigibilidad por terceros a la empresa.

2. Partidas que forman el activo corriente

El activo corriente está formado por tres partidas principales:

• Existencias: Son los valores de explotación y todos aquellos bienes directamente ligados al proceso productivo o comercial.
• Realizable: Está constituido por los saldos adeudados a la empresa por sus clientes y deudores varios, así como por los efectos comerciales a cobrar.
• Disponible: Representa los fondos líquidos de la empresa en la caja y en los bancos.

3. Definición y conceptos del pasivo corriente

El pasivo corriente es el exigible a corto plazo, es decir, las deudas contraídas por la empresa y a las cuales deberá hacer frente en un plazo no superior a un año. Lo integran fundamentalmente deudas con proveedores, efectos a pagar, acreedores varios, etc.

4. Definición y utilidad del fondo de maniobra

El fondo de maniobra son aquellos recursos a largo plazo de la empresa que financian parte de las inversiones a corto plazo. Para evitar un desfase entre los cobros y los pagos, el activo corriente debe ser mayor que el pasivo corriente, es decir, el fondo de maniobra ha de ser positivo.

5. Ratios de liquidez: Definición, cálculo e interpretación

Ratio de Solvencia

El ratio de solvencia relaciona las partidas que se pueden convertir en dinero a corto plazo (activo corriente) con aquellos pagos que van a vencer en ese mismo periodo (pasivo corriente). La relación entre estas dos magnitudes determina la solvencia de la empresa.

• Si es superior a 1: Garantiza la capacidad de la empresa para atender sus deudas a corto plazo.
• Si es mayor que 2: Puede suponer que la empresa tiene recursos ociosos, sin rentabilizar.
• Si es inferior a 1: La situación indica una posible suspensión de pagos, ya que la empresa, con su activo corriente, no puede hacer frente a su pasivo corriente.

Ratio de Tesorería (Acid Test)

El ratio de tesorería es una expresión más aproximada de la aptitud de la empresa para asumir sus compromisos en el momento de su vencimiento. Se obtiene a través de la relación entre el disponible más el realizable a corto plazo y el exigible en el mismo periodo.

• Si es superior a 1: La empresa presenta unas finanzas desahogadas.
• Si es inferior a 1: La empresa se encuentra en serias dificultades para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo.

Ratio de Disponibilidad

El ratio de disponibilidad mide la capacidad de una empresa para generar liquidez con la que afrontar sus deudas a muy corto plazo, comparando las deudas que van a vencer antes con aquella parte del activo más líquido (disponible).

• Valor mínimo de 0,3: Para asegurar que la empresa no tendrá problemas en satisfacer las deudas a corto plazo más inmediatas.

6. Presupuesto de tesorería: Definición y utilidad

Es un documento en el que se reflejan, divididos en meses, los cobros y los pagos que debe realizar la empresa a lo largo de un ejercicio económico (generalmente un año), con el fin de tomar medidas en caso de que hubiera desajustes.

7. Situación de descubierto y ejemplo

Es una situación económica en la que los pagos superan a los cobros (ej. una cuenta corriente con números rojos).

8. Excedente de tesorería

Un excedente de tesorería se produce cuando no se deben guardar fondos en la cuenta corriente bancaria o en la caja de la empresa sin que produzcan beneficios. Lo interesante es buscar instrumentos para rentabilizarlos, siempre teniendo en cuenta que el dinero disponible en la tesorería de la empresa debe satisfacer sus necesidades operativas.

9. Operaciones para la obtención de liquidez

Algunas operaciones para la obtención de liquidez son:

1. Descuento de efectos.
2. Operaciones de crédito comercial.
3. Adelantamiento de cobros y aplazamiento de pagos (Ej. Crédito y préstamo bancario).

10. Instrumentos de inversión en situaciones de superávit

En situaciones de superávit, se pueden considerar los siguientes instrumentos de inversión:

1. Descuentos por pronto pago.
2. Productos bancarios (depósitos, fondos de inversión a corto plazo).
3. Cancelación anticipada de cuentas de crédito.

Conceptos Clave y Fórmulas Resumidas

Estructura del Balance

• Activo:
  • No Corriente: Inmovilizado
  • Corriente: Existencias, Realizable, Disponible
• Pasivo:
  • Patrimonio Neto
  • No Corriente: Deudas a largo plazo
  • Corriente: Deudas a corto plazo

Fórmulas Financieras

• Fondo de Maniobra (FM): Activo Corriente – Pasivo Corriente (Si es positivo, la empresa está bien financiada).
• Ratio de Solvencia: Activo Corriente / Pasivo Corriente
• Ratio de Tesorería: (Disponible + Realizable) / Pasivo Corriente
• Ratio de Disponibilidad: Disponible / Pasivo Corriente

Consideración sobre el Presupuesto de Tesorería

Un presupuesto de tesorería no está equilibrado si hay meses con saldo negativo. Para que esté equilibrado, todos los meses deberían estar en positivo, manteniendo una cantidad mínima que actúe como margen de seguridad.