Administración

Es un proceso en donde se organiza, dirige y controla los recursos para lograr un objetivo eficiente.

Características de la Administración

1. Universalidad: La administración se da donde quiera que exista un organismo social, porque en él siempre debe existir coordinación sistemática de medios.
2. Especialidad: La administración tiene sus propias características, las cuales son inconfundibles.
3. Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de importancia.
4. Flexibilidad: Los principios se adaptan a las necesidades de cada grupo.
5. Amplitud de Ejercicio: Se aplica en todos los niveles.
6. Valor Instrumental: Medio para lograr un fin.

Disciplinas Auxiliares de la Administración

• Ciencias Sociales: Sociología, Psicología, Derecho.
• Ciencias Exactas: Matemáticas.
• Disciplinas Técnicas: Ingeniería Industrial, Contabilidad.

¿Cómo se rige la Administración?

• Principios y Valores.
• Centro Nodal: Plantea los problemas que se quieren sobrellevar.
• Evaluación: Que distinga las características de cada una de sus partes.
• Coordinación: Plantear las actividades que se van a llevar a cabo.
• Control: Para asegurarse de que se realicen de modo correcto.

Proceso Administrativo

El proceso administrativo se divide generalmente en dos fases principales:

Fase Estructural

• Planeación: Filosofía, misión, valores, visión, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos.
• Organización: División del trabajo, coordinación, descripción, perfil de puestos, capacitación.

Fase Operativa

• Control: Estándares, medición, corrección, retroalimentación.
• Dirección: Toma de decisiones, motivación, liderazgo, comunicación.

Planeación

Consiste en el análisis del entorno, de los escenarios futuros y la determinación del rumbo de la organización para definir las estrategias. (¿Qué queremos?)

• Filosofía: Conjunto de postulados, valores, creencias y compromisos que orientan la vida organizacional.
• Misión: Es la razón de ser de la organización, es la definición amplia del propósito y la actividad fundamental de la empresa.
• Visión: Es una descripción breve, de apenas un enunciado, del estado al que aspira llegar la organización. Forja el futuro de la empresa.
• Políticas: Son guías, criterios y lineamientos generales para observar en la toma de decisiones.
• Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar.
• Estrategias: Cursos de acción que muestran los medios y recursos que deben emplearse para lograr un objetivo.
• Programa: Define el tiempo requerido, la secuencia de actividades específicas y los responsables de cada actividad.
• Presupuesto: Determina por anticipado, en términos cuantitativos, el origen y la asignación de los recursos específicos para un periodo determinado.

Organización

Simplifica el trabajo, coordina y optimiza las funciones y recursos. (Que resulte fácil y rápido).

• División del Trabajo: Separa y delimita las actividades para que el trabajo sea eficaz y preciso.
• Descripción del Proceso: Pasos de la división del trabajo.

1. Elaborar una lista que incluya todas las funciones de la empresa.
2. Clasificar y agrupar las que son similares (departamentos).
3. Determinar los procesos que se llevarán a cabo.

Jerarquización: Conjunto de funciones agrupadas, de acuerdo con el grado de autoridad, responsabilidad e importancia.Departamentalización: Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades de responsabilidad específica.Descripción de Actividades y Obligaciones: Consiste en la recopilación ordenada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo el trabajo.Coordinación: Proceso de sincronizar y armonizar para llevar a cabo una forma eficiente.

Técnicas de Organización

Organigramas

1. Objeto:

• Estructurales: Muestran solo la estructura formal administrativa.
• Funcionales: Indican las áreas funcionales y las principales funciones de los departamentos.
• Especiales: Destacan alguna característica de la empresa.

Área:

• Generales: Representan toda la organización. También conocidos como cartas maestras.
• Departamentales: Representan la organización únicamente de un departamento o sección.

Contenido:

• Esquemáticos: Contienen solo las áreas principales, se elaboran para el público y no contienen detalles.
• Analíticos: Son más detallados y técnicos.

Formas de Organizar un Organigrama

• Verticales.
• Horizontales: El mando es de izquierda a derecha.
• Mixtos: Combinan el vertical y el horizontal.
• Circular: Donde la distribución de la línea de mando es igual para toda la línea de niveles.

Otras Técnicas

• Manuales: Son los documentos que contienen en forma sistemática información de la organización de la empresa. Su importancia radica en:

1. Presentar la información ordenada.
2. Incluir la definición de la organización.
3. Incrementar la eficiencia del personal.
4. Facilitar la coordinación y evitar la duplicidad.

Diagramas de Proceso o de Flujo: Son la representación gráfica de las actividades para llevar a cabo una función. Todo esto permite simplificar el trabajo y eliminar demoras.

Dirección y Control

La dirección es la ejecución del proceso administrativo mediante el ejercicio de la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y el liderazgo.

Etapas del Proceso de Dirección

1. Toma de Decisiones: Es el proceso sistemático y racional mediante el cual se selecciona, de entre varias alternativas, el curso de acción óptimo.
2. Motivación: Actividad fundamental del director de impulsar a los trabajadores.

Teorías de la Motivación

1. Jerarquía de las Necesidades de Maslow: Fisiológicas, seguridad, afecto, estimación, autorrealización.
2. “X y Y” de Douglas McGregor: Las personas X son reacias al trabajo y las Y son las responsables.
3. Perfil Psicológico de David McClelland:

• Poder: Se centra en influir en otros.
• Afiliación: Cuando se tiene la necesidad de establecer buenas relaciones con los demás.
• Logro: Necesidad de reconocimiento por el trabajo realizado.

Motivación del Grupo: Deben existir las siguientes condiciones para que un grupo esté motivado:

1. Espíritu de equipo.
2. Identificarse con los objetivos.
3. Administración por participación.
4. Relaciones humanas adecuadas.