Conceptos Fundamentales: Planificar y Planificación

PLANIFICAR: Significa estudiar anticipadamente los objetivos a desarrollar; es decir, establecer el plan conforme a lo que se pretende realizar. Implica prever cómo evaluar procesos y resultados, identificando las acciones y recursos necesarios para alcanzar en el futuro un objetivo deseado.

PLANIFICACIÓN: Es un método que permite ejecutar planes de forma directa, los cuales serán realizados y supervisados en función del planeamiento. Destacan las definiciones de Ackoff, quien asegura que la planificación “sirve para anticiparse a las acciones que es necesario realizar y la forma en la que se hará, para obtener los resultados que se esperan en el tiempo establecido”.

Definición y Propósito de un Proyecto

PROYECTO (Definición): Un proyecto es un documento que contiene, con el máximo posible de detalle, precisión, claridad y pertinencia, el plan de investigación científica. Incluye sus aspectos y pasos fundamentales, ubicados en tiempo y espacio. El término proyecto se refiere a un “esquema, programa o plan que se hace antes de dar forma definitiva a algo o alguna cosa”. Un proyecto es una intervención deliberada y planificada por parte de una persona o ente que desea generar cambios favorables en una situación determinada.

¿Para qué sirve y cuál es su finalidad?

Los proyectos se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas. Un proyecto no es ni más ni menos que “la búsqueda de una solución inteligente por aplicar al planteamiento de un problema a resolver”. Es decir, sirve para buscar soluciones específicas a problemas planteados. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo definido.

Origen y Ciclo de Vida de los Proyectos

Surgen como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la persona o la organización, aunque esta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. Todo proyecto presenta las siguientes etapas o ciclo de vida: Generación, Financiamiento, Operación y Comercialización.

La Ingeniería y la Gestión de Proyectos

En Ingeniería, ¿qué significa proyectar?

Se refiere a ofrecer diversas soluciones confiables, económicas y eficientes en materia de Ingeniería (Civil, Industrial, Sistemas, etc.), a través del diseño de obras, bienes y servicios, desarrollando una gran variedad de ideas, tanto en instalaciones nuevas como en modificaciones de plantas, planes, bienes o servicios existentes.

La Gestión de Proyectos

Es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer todos sus requisitos.

Tipos de Proyectos

Existen diferentes proyectos dependiendo del nivel de planificación donde se ubiquen y los objetivos que se persigan:

1. Proyecto Societario: Se considera un proyecto político o modelo de desarrollo.
2. Proyecto Productivo o Empresarial: Tiene como objetivo la producción de bienes para satisfacer necesidades de consumo (agrícolas, pecuarios, industriales y de servicios).
3. Proyecto de Infraestructura o Construcción: Encargado de generar condiciones facilitadoras, inductoras o impulsadoras de desarrollo (construcción de vías, acueductos, etc.).
4. Proyecto de Inversión: Orientado a la producción de bienes y servicios con fines de rentabilidad financiera; suelen llamarse proyectos privados, ya que poseen un dueño que aporta el capital inicial.
5. Proyecto Social: Orientado a satisfacer o solucionar problemas, generando bienestar y mejoramiento de la calidad de vida de las personas.
6. Proyecto Informático o de Programas: Apoya el desarrollo de otros proyectos (programas de alfabetización, vacunación, campañas educativas, etc.).
7. Proyecto de Estudios: Relacionado con la elaboración de diagnósticos o investigaciones técnicas, científicas, médicas, tecnológicas, etc.
8. Proyecto de Vida: El ser humano tiene una idea clara, precisa y firme de lo que desea conseguir o llegar a ser en su vida. Se propone sueños, metas y objetivos a alcanzar para lograr lo establecido.

El Control en la Gestión de Proyectos

Es un conjunto de actividades que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado. Es la acción de verificar que se realicen adecuadamente los reportes previstos para comprobar el cumplimiento del proyecto y se valoren los resultados operativos que va teniendo durante su desarrollo. Por tanto, controlar un proyecto se resume en hacer que este cumpla lo planificado, aplicando las correcciones necesarias cuando existan desviaciones. En síntesis, debemos:

• Vigilar los recursos: costos, calidad y presupuestos.
• Revisar y rectificar los planes si fuere necesario.
• Variar los recursos para responder a las demandas.

Requisito indispensable para el seguimiento y control

Desde un punto de vista formal, el principal requisito es tener un plan del proyecto aprobado.

Responsabilidades para la Gestión y Control Eficiente

Para lograr el resultado deseado en un proyecto, se deben considerar las siguientes acciones:

• Efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto.
• Llevar un control regular y consistente de las actividades que se realizan.
• Verificar los recursos necesarios para cada fase de su ejecución.
• Monitorear la diferencia entre lo planificado y lo real.
• Comprobar que las tareas, actividades o metas planificadas se desarrollan en el tiempo estimado.
• Observar individual y globalmente todos los componentes necesarios para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desvíe de los objetivos planteados inicialmente.
• Centrarse más en prevenir los problemas que en arreglarlos.

Beneficios del Proceso de Control

• Permite alcanzar resultados exitosos.
• Muestra cuándo y dónde existieron desviaciones al plan.
• Pone en marcha las acciones correctivas para que el proyecto retorne a su camino normal.
• Permite la recopilación, medición y difusión de información sobre el rendimiento.

Herramientas de Reporte y Tipos de Control

El Reporte de Estado

Es un informe sobre el estado actual de un proyecto. El reporte es un proceso crítico para optimizar las tareas y actividades. Su principal propósito es comunicar si el proyecto se va desarrollando según lo planeado y por qué, o en caso contrario, explicar los motivos. Este reporte no se produce solo para registrar el trabajo realizado, sino que su intención es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos.

Consecuencia principal del Control de Proyectos

Como consecuencia de este control, será posible conocer, en todo momento, qué problemas se producen a fin de resolverlos o aminorarlos de manera inmediata.

Tipos de Control

• Control del Alcance: Implica verificar si el equipo está ejecutando las tareas y que el resultado cumple con los requisitos acordados (control de calidad). Un aspecto vital es la gestión de cambios; todos los proyectos sufren modificaciones, lo cual no es un problema si se gestiona correctamente.
• Control del Plazo: Consiste en asegurar que el proyecto se ejecute dentro del tiempo acordado. Se aborda según la metodología:
  • En la metodología PERT-CPM, la duración de las tareas es determinante y se considera un valor fijo.
  • La metodología de Cadena Crítica considera que la duración de las tareas no es determinante y se enfoca en que el proyecto global cumpla el plazo definido.

Métodos de Pronóstico y Técnicas de Planificación

El objetivo básico de un pronóstico consiste en reducir el rango de incertidumbre en la toma de decisiones. Estos métodos se clasifican en dos tipos:

1. Cualitativos: Se afianzan en elementos derivados de la experiencia, las circunstancias del medio y el “olfato” para los negocios de los planificadores.
2. Cuantitativos: Expertos en producción opinan que son bastante confiables debido a la objetividad de su carácter numérico.

Técnicas de Definición y Estimación

• Técnicas de definición de los Recursos: Se define no solo quién o qué realizará la tarea, sino su disponibilidad (dedicación, horario, calendario) y cantidad necesaria.
• Técnicas para estimar la duración de tareas: La duración corresponde al trabajo necesario (en unidades de tiempo) para efectuar una tarea determinada.
• Técnicas para estimar potenciales Riesgos: Procedimiento para identificar riesgos, cuantificarlos y estimar el atraso que podrían causar.

El Ciclo de Vida en Proyectos de Ingeniería

El ciclo de un proyecto de ingeniería se divide en fases. El conjunto de estas fases se conoce como “Ciclo de Vida del Proyecto”. En proyectos de grandes dimensiones, este ciclo integra aspectos paralelos como:

• Los aspectos ambientales (procesos de aprobación intermedia).
• Aspectos relacionados con el desplazamiento involuntario de poblaciones.
• Ejemplos específicos como el Proyecto Presa Puente.

Representaciones Visuales del Ciclo de Vida

PRIMERA IMAGEN (Relación Producto-Proyecto): Describe el ciclo de vida del producto y del proyecto. Dentro del plan de negocios (idea), se inserta el ciclo de vida del proyecto que comprende: Inicio > Planificación > Ejecución (Supervisión y Control) > Cierre. Posteriormente, se pasa a Operaciones y Disposición.

SEGUNDA IMAGEN (Ingeniería del Ciclo de Vida): Se centra en las fases técnicas: I. Ingeniería Conceptual; II. Ingeniería Básica; III. Ingeniería de Detalle; IV. Ejecución del Proyecto; V. Pruebas y Puesta en Marcha; VI. Cierre del Proyecto.

La Ingeniería de Proyectos en la Inversión

Se entiende por Ingeniería de Proyecto la etapa dentro de la formulación de un proyecto de inversión donde se definen todos los recursos necesarios para su ejecución. En este desarrollo, a la ingeniería le corresponde definir:

1. Todas las máquinas y equipos necesarios para el funcionamiento.
2. Lugar de implantación del proyecto.
3. Actividades para el suministro de insumos y productos.
4. Requerimientos de recursos humanos.
5. Cantidades requeridas de insumos y productos.
6. Diseño del plano funcional y material de la planta.
7. Determinación de obras complementarias de servicios públicos.
8. Definición de dispositivos de protección ambiental.
9. Determinación de gastos de inversión y costos operativos.
10. Planeación del desarrollo durante la instalación y operación.