La Planificación

Definición de Planificación

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para su realización y la determinación del tiempo y la cantidad para su ejecución.

Importancia de la Planificación

Se planifica porque define una dirección, es decir, orienta a personas y recursos por igual hacia dónde va la organización y con qué deben contribuir para alcanzar el objetivo, coordinando así las actividades para lograr el objetivo final.

Clasificación de los Planes

Pronósticos

Es la predicción de un resultado futuro, originada por el análisis del entorno.

Elementos del Entorno

• Sector gobierno
• Proveedores
• Clientes
• Sector medio ambiente
• Sector financiero

Tipos de Pronósticos

• De ingresos: Utilizan técnicas cuantitativas, expresadas en términos numéricos.
• Tecnológicos: Utilizan técnicas cualitativas, empleando términos estratégicos sobre la competición.

Procedimientos

Son aquellos planes que señalan las secuencias cronológicas más eficientes para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

Reglas de los Procedimientos

• Fijar por escrito y gráficamente.
• Revisar periódicamente porque tiende a ser obsoleto en un momento dado.
• Evitar la duplicidad innecesaria.

Programas

Son aquellos que no solamente fijan los objetivos y las secuencias de operaciones, sino también el tiempo requerido, combinando así objetivo, secuencia y tiempo.

Tipos de Programas

• Generales y particulares:
  • General: Cuando afecta la totalidad de la empresa.
  • Particular: Cuando afecta una parte de la empresa.
• A corto, mediano y largo plazo.

Reglas de los Programas

• Debe establecerse la unidad administrativa con mayor rango.
• Debe hacerse con el consentimiento del jefe del departamento donde se va a aplicar el programa.
• Debe definirse el momento oportuno para aplicar un programa.

Presupuestos

Es una modalidad de los programas cuya característica especial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados, y suelen considerarse como un instrumento de control.

Tipos de Presupuestos

• Financieros: Expresados en términos monetarios, pueden ser de ingresos, gastos y beneficios.
• Gasto de capital.
• No financieros: No se expresan en términos monetarios, sino en unidades y horas.

Enfoques en la Elaboración del Presupuesto

• Incremental: Un presupuesto incremental se basa en un porcentaje de incremento sobre el presupuesto anterior.
• De base cero: Implica calcular el presupuesto desde cero, sin tomar en cuenta experiencias previas.

La Organización

Función Organizacional

Es aquella que implica una estructura de funciones o puestos de manera intencional y formalizada.

Nota: Todo lo informal no es organización.

Requisitos para la Función Organizacional

• Objetivos verificables: Deben ser lógicos.
• Ideas claras de actividades: Que todo esté bastante claro.
• Área discrecional (autoridad): Se refiere a la persona o entidad que ejerce el mando en la actividad que se quiere lograr.

Organización Informal

Es una red de relaciones interpersonales en una empresa que surge cuando se asocia la gente.

Organización Formal

Es una estructura institucional de funciones en una empresa formalmente organizada, y puede ser de dos tipos:

Organización Formal de Tramos Estrechos

Son aquellas que se asocian con muchos niveles organizacionales (su crecimiento es vertical).

Ventajas

• La supervisión es estrecha y estricta.
• La comunicación es rápida entre supervisores y subordinados.
• El control es muy estricto.

Desventajas

• Los supervisores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados.
• Altos costos a causa de los numerosos niveles organizacionales.
• Muchos niveles organizacionales.

Organización Formal de Tramos Amplios

Es aquella que se asocia con un número limitado de niveles organizacionales (su crecimiento es horizontal).

Ventajas

• Los supervisores están obligados a delegar.
• Hay establecimiento de políticas claras.
• Los subordinados son generalmente seleccionados con mucho cuidado y claridad.

Desventajas

• Tendencia a sobrecargarse de trabajo y convertirse en cuellos de botella en la toma de decisiones.
• Riesgos de pérdida de control.
• Requerimientos de gerentes con calidad excepcional.

Otros Tipos de Estructuras Organizacionales

Organizaciones Matriciales

Es la combinación de los patrones de departamentalización funcional y de proyectos o productos en la misma estructura organizacional.

Característica clave: La persona tendrá dos jefes.

Ventajas

• Se orienta a resultados finales.
• Se mantiene la identificación profesional.
• Hay precisión en la responsabilidad.

Desventajas

• Propensión a la fragmentación de mando.
• Se requiere de administradores o gerentes con habilidades en relaciones humanas.

Unidades Estratégicas de Negocio (UEN)

Son pequeñas empresas establecidas como unidades de una gran compañía para la promoción y manejo de cierto producto o línea de productos como si se tratara de una actividad empresarial independiente, utilizadas para impulsar la promoción de un producto específico.

Reingeniería Organizacional

Es el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos empresariales para obtener mejoras drásticas y contemporáneas de desempeño en áreas como costos, calidad, servicio y rapidez. Busca replantear lo que ya está establecido para optimizarlo. Los pioneros de esta idea fueron Michael Hammer y James Champy.

La Dirección

Conceptos Clave en Dirección

Autoridad y Responsabilidad

Punto de Vista Clásico

Se distinguen la Autoridad de línea y la Autoridad de staff (asesoramiento). Había que delegar a una persona con responsabilidad, siendo la responsabilidad compartida.

• Autoridad de línea: Es la que ha sido delegada a un grupo para dirigir el trabajo de un subordinado; ese flujo se extiende desde la cima de la organización hasta los niveles más bajos, y es denominada como cadena de mando.
• Autoridad de staff: Es la autoridad concedida a individuos que asesoran a otros que tienen autoridad de línea.

Punto de Vista Contemporáneo

El teórico Chester Barnard, creador de la teoría de la “aceptación de la autoridad”, sostiene que la disposición de los subordinados a aceptar la autoridad se da si se satisfacen las siguientes condiciones:

• Comprensión de la orden.
• Que sea consistente con el propósito de la organización.
• Que la orden no esté en conflicto con sus creencias personales.
• Que sean capaces de desempeñar la tarea como se les indica (Capacidad).

Delegación de Autoridad

Es aquella que impulsa la autoridad verticalmente hacia abajo a través de los rangos de una organización.

Factores de Contingencia en la Delegación

• Tamaño de la organización.
• Importancia del deber o la decisión.
• Complejidad.
• Cultura organizacional (capacidad del personal – confianza para delegar).
• Cualidad de los subordinados (Habilidad). Cuando la habilidad de tu subordinado no es buena, menos se delega.

Intervalo de Control

Se refiere a cuántos subordinados puede supervisar un gerente de manera eficaz y eficiente.

Punto de Vista Clásico

No más de 6 niveles.

Punto de Vista Contemporáneo

Más niveles, debido a la reducción de posiciones gerenciales, las reestructuraciones y las contingencias tales como:

• La similitud entre las tareas de los subordinados.
• La complejidad de las tareas de los subordinados.
• La proximidad física de los subordinados.

Jerarquía de la Autoridad

La autoridad fluye de la siguiente manera:

• Alta Gerencia
• Gerencia Intermedia
• Gerencia Operacional
• Personal Operativo

El Proceso de Control

Definición de Control

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas.

El Estándar en el Control

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Pasos del Proceso de Control

• Medición del desempeño real: Recopilación de información escrita y verbal, utilizando herramientas estadísticas, gráficos y cuadros.
• Comparación del desempeño real vs. la norma establecida.
• Toma de acciones correctivas:
  • Inmediata: Corrección de desviaciones en el momento.
  • Básica: Investigación de la causa raíz (el «porqué») para implementar soluciones a largo plazo.

Tipos de Control

• Preventivo (o Pre-control): Es el tipo de control más efectivo, ya que previene los problemas por anticipado, permitiendo a la gerencia impedir los problemas en lugar de tener que corregirlos.
• Concurrente: Es aquel que se presenta mientras una actividad está en desarrollo, ayudando a evitar que los problemas se vuelvan demasiado costosos.
• Retroalimentación (o Post-control): Es aquel impuesto después de que una acción ha ocurrido. La desventaja más importante es que, para cuando la gerencia se da cuenta, el daño ya está hecho.

Cualidades de un Control Efectivo

• Exactitud: Debe generar información exacta, confiable y viable.
• Oportunidad: Debe aplicarse en el momento oportuno para impedir efectos serios en el desempeño establecido.
• Economía: Debe ser una operación económica y justificable en relación con los gastos incurridos.
• Flexibilidad: Debe ofrecer alternativas que se amolden al momento.
• Comprensibilidad: Debe ser de fácil entendimiento.
• Criterio razonable: Debe tener una razón de ser.
• Estratégico: Debe ubicarse en los puntos donde las desviaciones ocurren con mayor frecuencia.
• Énfasis en las desviaciones: Colocar alertas en los lugares de fallas.
• Criterios múltiples: Considerar opiniones diversas para un control integral.
• Acción correctiva proactiva: Sugerir de antemano acciones que deben tomarse para corregir desviaciones.