Estructura y Fases de una Reunión Efectiva

Fases de una Reunión

1. Preparación

1. Definir los objetivos de la reunión.
2. Concretar los temas que se van a desarrollar.
3. Seleccionar a las personas que deberán asistir.
4. Elaborar la convocatoria.
5. Asegurarse de que todos los asistentes son convocados.

2. Desarrollo

Estrategias de dinamización que deberá exhibir la persona conductora:

1. Gestionar la participación.
2. Intervenir en caso de bloqueo del grupo.
3. Llevar al grupo hacia los objetivos propuestos.

El conductor o conductora debe, además:

4. Recapitular y sintetizar los aspectos más relevantes.
5. Evaluar el trabajo grupal.
6. Resumir las conclusiones y las decisiones tomadas.

3. Cierre y Conclusiones

Tras alcanzar los objetivos de la reunión (o incluso sin alcanzarlos), deberá prepararse su cierre. El cierre deberá centrarse en la elaboración de las conclusiones. Al finalizar, conviene redactar un acta.

Técnicas de Intercambio de Información

• Conferencia: Consiste en que una persona experta en un tema pronuncia un discurso sin interrupciones ante un grupo.
• Simposio: Es un conjunto de charlas, discursos o exposiciones verbales presentados por un equipo de especialistas sobre diferentes argumentos de un tema, para obtener una visión completa del mismo.
• Mesa Redonda: Está formada por un grupo de personas (diez, como máximo), que se reúnen para tratar un asunto o un problema determinado.
• Panel: Consiste en que un grupo de personas expertas en una materia (entre tres y seis) se reúnan ante el público para dialogar sobre un tema asignado.
• Seminario: Consiste en que un grupo de personas (entre seis y doce) estudie un tema, hablando entre ellas y compartiendo experiencias, para alcanzar unas conclusiones comunes.

Role Playing (Juego de Roles)

Dos o más personas representan un papel sobre una situación o caso concreto de la vida real.

Preparación de un Role Playing

Debemos considerar aspectos como:

1. La definición del problema.
2. Objetivos.
3. La preparación del escenario.

Puesta en Práctica

Es recomendable, entre otros aspectos, un ambiente distendido y gratificante, o comenzar con una frase de calentamiento.

Obtención de Conclusiones

Los intérpretes expresan sus impresiones y su estado psíquico; las personas observadoras comparten sus impresiones.

Definiciones Conceptuales

• Equipo de trabajo: Conjunto organizado de personas que aportan su formación, conocimientos, habilidades y experiencia para realizar unas actividades determinadas.
• Grupos informales: En una organización, están formados por un conjunto de personas unidas entre ellas por un complejo sistema de relaciones interpersonales, establecidas voluntariamente.
• Trabajo en equipo: Conjunto de metodologías, procedimientos y estrategias que utiliza el equipo de trabajo para conseguir los objetivos marcados.
• Trabajo colaborativo: Estrategia para que varias personas se comprometan, según sus posibilidades, en el logro de un objetivo colectivo y se ayuden mutuamente para alcanzarlo.

Técnicas de Discusión y Toma de Decisiones

• Asamblea: Reunión de personas que tiene la finalidad de informar sobre determinados aspectos y tomar decisiones de forma conjunta.
• Corrillo: Técnica educativa que divide el gran grupo en subgrupos pequeños para facilitar la discusión.
• Cuchicheo: Consiste en una discusión en parejas sobre un tema.
• Phillips 66: Se divide el grupo (numeroso) en subgrupos de seis personas, para discutir durante seis minutos un tema y llegar a una conclusión.
• Debate: Discusión del grupo sobre un tema, una situación o un acontecimiento.

Tecnologías que Favorecen la Colaboración

El trabajo en red es una metodología que se sustenta en la colaboración entre diferentes personas o equipos que trabajan sobre un mismo problema o proyecto.

Estructuras Sociométricas

Reflejan la configuración de la red de relaciones que se crea entre las personas que forman el grupo y la posición que ocupa cada una.

• Se constituyen sobre el patrón de preferencias y rechazos entre las personas.
• Son capaces de modificarse durante la vida del grupo y dependen de las actividades realizadas.

Reuniones: Definición y Tipos

Definición

Agrupación programada de las personas que forman el equipo de trabajo para compartir información, coordinar sus actuaciones y tomar decisiones.

Tipos de Reuniones

Reuniones Informativas

Tienen como objetivo transmitir información. La persona que dirija la reunión deberá asegurarse de que:

1. El grupo entiende bien la información.
2. Todas las personas la interpretan del mismo modo.

Reuniones Formativas

Tienen como objetivo mejorar la capacitación de las personas que forman el grupo. La persona coordinadora debe:

1. Preparar el ambiente.
2. Tomar nota de todas las aportaciones realizadas.
3. Facilitar la evaluación grupal del trabajo llevado a cabo.

Reuniones de Toma de Decisiones

Tienen como objetivo elegir entre varias opciones para resolver una situación o asunto. La persona coordinadora debe:

1. Tener en cuenta los distintos puntos de vista.
2. Promover la presentación de alternativas y analizarlas con el grupo.

Reuniones Creativas

Tienen como finalidad promover que se genere el máximo número de ideas posible para dar respuesta a una situación. Suelen usarse las técnicas del pensamiento lateral y:

1. Las conducirán personas que estimularán y regularán la participación.

Análisis del Trabajo en Equipo

Dificultades que se Plantean en el Trabajo en Equipo

1. El trabajo puede ser más lento y falta de variedad.
2. Existe el riesgo de que haya personas que se impidan o se sientan impedidas por otras, lo cual limita su aportación.
3. No se delimitan muy bien las funciones de cada miembro; las responsabilidades pueden diluirse en el grupo.
4. El reparto desigual de tareas genera descontentos y tensión.
5. A veces se consume más energía resolviendo las tensiones que intentando alcanzar las metas propuestas.
6. Conlleva a unas dificultades que pueden afectar a la eficacia y cohesión del grupo.

Ventajas del Trabajo en Equipo

1. La atención que se presenta en equipo es más eficaz que la suma de las actuaciones individuales.
2. La presencia de varios profesionales facilita la pluralidad de propuestas y amplía la perspectiva de trabajo.
3. La aportación al grupo combina lo mejor de cada persona en pro de la mejora de la eficiencia del grupo.
4. Permite realizar tareas más complejas.
5. Se elevan los niveles de atención por medio del aprendizaje informal.
6. Mayor grado de satisfacción personal y social.
7. La responsabilidad de los resultados es compartida por todos los miembros del equipo.
8. Si se trabaja con profesionales de diferentes disciplinas aumenta la motivación y el interés.

Ventajas de la Técnica de Dramatización

• Son básicas en el entrenamiento en habilidades sociales.
• Desarrollan la capacidad de empatía.
• Favorecen la espontaneidad.
• Ayudan a resolver conflictos y problemas.
• Favorecen la adopción de conductas y el aprendizaje de roles sociales.

Técnicas de Formación de Grupos

• La agrupación libre:
  • Se agrupan según sus criterios.
  • No es recomendable utilizarla siempre.
• La agrupación aleatoria:
  
  
• El método Oxford: Permite romper los grupos de siempre y conseguir grupos más diversos.

El método Collage: Permite crear grupos pares, impares, grupos de tres, etc.

La agrupación dirigida: La persona que dirige la actividad realiza los agrupamientos según sus propios criterios.

Roles de un Equipo de Trabajo

• Como miembro de una organización: Las personas forman parte del equipo de trabajo de una organización al incorporarse a su plantilla.
• Como miembro de un equipo de trabajo operativo: Formado por pocas personas, agrupadas según criterios de la organización.