Control

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

Variantes del Control

• Función restrictiva y coercitiva: Se utiliza para evitar ciertos desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene carácter negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coerción, delimitación, inhibición y manipulación.
• Sistema automático de regulación: Se utiliza para mantener cierto grado constante de flujo de modo automático, o el funcionamiento de un sistema.
• Función administrativa: Forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

Objetivos del Control

Verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Herramientas de Control y sus Objetivos

• Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas de desempeño.
• Proteger los bienes de la organización contra desperdicios, robos o mala utilización, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de responsabilidades.
• Estandarizar la calidad del servicio ofrecido por la institución, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de incentivos.
• Limitar la cantidad de autoridad ejercida por los diferentes niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoría.
• Alcanzar los objetivos del servicio mediante la articulación de éstos en la planeación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de los funcionarios para conseguir los resultados deseados.

Fases Necesarias en el Control

1. Establecimiento de estándares y criterios.
2. Observación del desempeño.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido.
4. Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado.

1. Establecimiento de Estándares o Criterios

• Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones.
• Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y qué desempeño o resultado debe aceptarse como normal o deseable.
• Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices.
• El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable.
• Esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la dirección, aunque no necesariamente en todos los casos. También pueden revisarse y modificarse los estándares fijados para adaptarlos a la realidad de los hechos o a las posibilidades del servicio.

2. Observación del Desempeño

• La observación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla.
• La eficacia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios.
• La unidad de medida deberá concordar con el criterio predeterminado y deberá expresarse de modo que permita efectuar una comparación sencilla.

3. Comparación del Desempeño Real con el Esperado

• Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío.
• No todas las variaciones requieren corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los criterios de especificación.
• Además de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro.
• En general, la comparación del desempeño con los resultados planeados se lleva a cabo mediante presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadísticas.

4. Acción Correctiva

• El objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección.
• La acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control.
• La acción correctiva que ajusta las operaciones a los estándares preestablecidos es la esencia del control, y su base es la información que reciben los supervisores o jefaturas.

Requisitos Previos para un Sistema de Control

• El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus resultados.
• Debe anticipar e informar los desvíos a tiempo para emprender la acción correctiva antes de que ocurran desvíos más graves.
• Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del ambiente organizacional.
• Debe ser económico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistema de control.
• Debe indicar la naturaleza de la acción correctiva para que su ejecución concuerde con el plan.
• Debe reducirse a un lenguaje que permita una rápida visualización y sea de fácil comprensión.

Sistemas de Control

• La evaluación
• La supervisión

Supervisión

Raymond O. Loen, citado por Bustos, define la supervisión como «dar a los subordinados la instrucción, orientación y disciplina día a día, según se requiere para que ellos cumplan con sus obligaciones y responsabilidades».

A través de la supervisión se logra la eficacia de las acciones y funciones.

La supervisión es un factor importante de progreso que permite:

• Promover el trabajo en equipo.
• Mejorar los sistemas de trabajo.
• Desarrollar la eficacia del personal.
• Obtener la máxima productividad.
• Detectar fallas y corregir errores de acciones.

Métodos de Control

Archivos

Los archivos son el conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados que conservan la historia de la organización.

Clasificación según el destino:

• Pasivo
• Activo

Clasificación según el sistema:

• Público
• Privado
• Secreto

Determinar el contenido del archivo es indispensable para un adecuado control de registros, informes, procedimientos y normas ejecutadas.

La Auditoría

La auditoría es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un trabajo.

Objetivo

Descubrir deficiencias e irregularidades y plantear soluciones.

Utilidad

Ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo.

Tipos de Auditoría

• Externa:
  • Fiscal
  • Contable
• Interna:
  • Administrativa
  • Contable
  • Profesional