El Costeo Basado en Actividades (ABC)

El ABC (siglas en inglés de “Activity-Based Costing” o “Costeo Basado en Actividades”) se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas.

Los sistemas de costeo tradicionales tienen defectos cuando se utilizan con fines de gestión interna. Dos defectos especialmente importantes son:

• La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud.
• La incapacidad de proporcionar retroalimentación útil para la administración de la empresa respecto del control de las operaciones.

Mientras que en el costeo ABC no se limita esta asignación unitaria, sino que se consideran asignaciones a lotes de productos o de infraestructura. Esto significa establecer una diferenciación entre los diferentes tipos de actividades que se han desarrollado a lo largo del proceso de fabricación e identificar la forma en la que cada producto ha consumido estas actividades.

El sistema de costos ABC se basa en el hecho de que una empresa, para producir, requiere realizar actividades las cuales consumen recursos.

Objetivo del ABC

El objetivo principal del Costeo Basado en Actividades es asignar los costos de manera más precisa a los productos o servicios, basándose en las actividades que realmente consumen.

Conceptos Fundamentales

Proceso

Es un conjunto de tareas o actividades interrelacionadas entre sí, que realizan una transformación, agregando algo al objeto.

Actividades

Partes de los procesos. No incluyen ninguna toma de decisión ni vale la pena descomponerlas. Ocupan tiempo y recursos para cumplir su función.

Separación: Procesos y Actividades

Procesos

• Compras
• Ventas
• Finanzas
• Personal
• Planeación
• Investigación y desarrollo, etc.

Actividades

• Homologar productos
• Negociar precios
• Clasificar proveedores
• Recepcionar materiales
• Planificar la producción
• Expedir pedidos
• Facturar
• Cobrar
• Diseñar nuevos productos, etc.

Asignación de Costos en ABC

La asignación de costos se realiza en dos etapas:

• Primero, los costos de los recursos son asignados a las actividades, y
• Segundo, los costos de las actividades son asignados a los productos usando los inductores de costo.

Definiciones Clave

Recursos

Todos aquellos medios que contribuyen a la producción y distribución de los bienes y servicios que elaboramos y utilizamos.

Costo Directo

Todo aquel costo que se puede asociar directamente a la producción de un producto.

Costo Indirecto

Costos que afectan al proceso productivo en general de uno o más productos, por lo que no se puede asignar directamente a un solo producto sin usar algún criterio de asignación.

Principios del Método ABC

El método ABC analiza las actividades de los departamentos indirectos (soporte) dentro de la organización para calcular el costo de los productos terminados. Analiza las actividades porque reconoce dos verdades simples pero evidentes:

• No son los productos sino las actividades las que causan los costos.
• Son los productos los que consumen las actividades.

Pasos para Asignar Gastos Indirectos con ABC

El método ABC consiste en asignar los gastos indirectos de fabricación a los productos siguiendo estos pasos:

• Identificar y analizar por separado las distintas actividades de apoyo que proveen los departamentos indirectos.
• Asignar a cada actividad los costos que les corresponden, creando agrupaciones de costo homogéneas en el sentido de que el comportamiento de todos los costos de cada agrupación es explicado por la misma actividad.
• Una vez que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos costos agrupados, se deben encontrar las “medidas de actividad” (inductores de costo) que mejor expliquen el origen y variación de los gastos indirectos de fabricación.

Ventajas del Costeo ABC

• No afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional, ya que el ABC gestiona las actividades y estas se ordenan horizontalmente a través de la organización. Es por ello que los cambios en la organización no quedan reflejados en el sistema.
• Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero, ya que solo debe informar del incremento o disminución en los niveles de actividad.
• La perspectiva del ABC proporciona información sobre las causas que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo permite atacarlo desde sus raíces.
• Permite tener una visión real de lo que sucede en la empresa. Sin un enfoque horizontal, se pierde la visión de la necesidad del trabajo para el cliente al que se debe justificar el precio que se factura.

Desventajas del Costeo ABC

• Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e implementación.
• Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad.
• Si se dificulta la definición de las actividades, donde realmente vamos a tener un mayor número de problemas es en la definición de los “inductores” o factores que desencadenan la actividad.
• Cualquier cambio en un sistema siempre va acompañado en las primeras fases de un proceso de adaptación. Para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso traumático, se debe educar a los usuarios que mantienen la información y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones.

Cuándo Implementar ABC

• Cuando el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos de la compañía tenga un peso significativo.
• En compañías donde estén sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer exactamente la composición del costo de los productos, ya que los sistemas tradicionales de gestión suelen incorporar los costos indirectos de fabricación en función de volúmenes de unidades producidas o vendidas.
• En compañías que posean una alta gama de productos con procesos de fabricación diferentes y donde es muy difícil conocer la parte proporcional de gastos indirectos afectada a cada producto.