Fundamentos de Sistemas de Información y Gestión

1. Definición de Conceptos Centrales

A continuación, se explican los conceptos fundamentales relacionados con la información y los sistemas:

• Datos: Son hechos crudos, figuras o símbolos que por sí mismos no tienen un significado inherente ni un contexto particular.
• Información: Es el resultado de procesar, organizar, estructurar y contextualizar los datos, dándoles un significado.
• Sistema: Es un conjunto de elementos y componentes que interactúan para lograr una meta u objetivo común.
• Sistemas de Información (SI): Es una solución organizacional y administrativa basada en Tecnología de la Información (TI) para administrar, recolectar, procesar y almacenar datos, apoyando la toma de decisiones.

2. El Ciclo de Transformación de la Realidad a la Acción

La transformación de la realidad en información útil para el éxito sigue un proceso lineal:

La Realidad genera Datos, que al ser Procesados se convierten en Información. Esta Información es usada para la Acción, que lleva al Éxito.

3. Clasificación de Sistemas por Interacción Ambiental

Sistemas Cerrados vs. Sistemas Abiertos

• Sistemas Cerrados: Sus elementos no se interrelacionan con su ambiente.
• Sistemas Abiertos: Sus elementos interactúan dinámica y directamente con el ambiente.

4. Características Intrínsecas de un Sistema

Las características clave que definen a un sistema son:

• Sinergia: El todo es más que la simple suma de sus partes.
• Recursividad (Jerarquía): Un sistema está compuesto por subsistemas y es parte de un supersistema.
• Entropía: Ley física que establece que todo sistema tiende a su estado más probable (desorden o desgaste) si no recibe energía externa.

5. El Triángulo de Anthony y la Gestión de la Información

El Triángulo de Anthony relaciona la cantidad de información disponible con la necesidad de información según el nivel jerárquico:

• Nivel Operacional (Base): Mucha información disponible, Poca necesidad de información (datos detallados y frecuentes).
• Nivel Táctico (Medio): Menos información disponible, Más necesidad de información (reportes resumidos).
• Nivel Estratégico (Cima): Poca información disponible, Mucha necesidad de información (datos consolidados y externos para planificación a largo plazo).

6. Proceso de Comunicación y Barreras

El proceso de comunicación implica un Codificador que envía un Mensaje a un Decodificador a través de un Canal. Los problemas que pueden existir se denominan RUIDOS, los cuales perturban la comunicación.

7. Tipos y Evolución de los Sistemas de Información (SI)

La evolución y clasificación de los SI se basan en el nivel de apoyo a la decisión que proporcionan:

• Sistema de Apoyo a las Operaciones (TPS – Transaccionales): Apoyan decisiones operativas y se centran en el procesamiento y registro de transacciones rutinarias.
• Sistema de Apoyo Gerencial (MIS/DSS): Apoyan decisiones tácticas. El MIS proporciona reportes estructurados sobre el rendimiento, y el DSS proporciona herramientas analíticas interactivas para decisiones semi-estructuradas.
• Sistema Estratégico (ESS): Apoyan decisiones estratégicas, proporcionando información consolidada y externa a la alta dirección para planificación a largo plazo.

8. Roles en el Desarrollo de Sistemas

Usuarios Técnicos

Son los profesionales y técnicos del área Informática. Su rol es construir los procedimientos programados (aplicaciones) utilizando Lenguajes Computacionales.

Rol del Ingeniero en Información y Control de Gestión

El Ingeniero en Información y Control de Gestión debe actuar como analista en la empresa. Debe entender y comprender la necesidad de información en las distintas áreas de la organización para poder interactuar eficazmente con los profesionales informáticos.

9. Adquisición de Software Comercial

En la actualidad, la mayoría de los Sistemas de Información se adquieren o arriendan en el mercado. La elección se realiza asegurando que se tengan muy claras las necesidades de información de la empresa (requerimientos) para poder verificar cuáles de estas necesidades satisface la oferta del mercado.

10. Metodologías para el Desarrollo de Sistemas

Se nombran al menos tres métodos para el desarrollo de sistemas de información:

1. Modelo en Cascada (Waterfall Model).
2. Desarrollo por Prototipos.
3. Modelo en V.

11. Sistema de Información Contable (SIC)

El Sistema de Información Contable (SIC) es una parte fundamental del sistema de información empresarial. Se encarga de recolectar, manipular, almacenar datos y preparar documentos de contabilidad. Su propósito es producir información oportuna para la toma de decisiones financieras.

12. Criterios de Éxito en la Administración de SI

Los criterios versus beneficios utilizados en la administración se aplican al desarrollo de sistemas a través de los Factores Críticos de Éxito de los SI. Los criterios clave incluyen: Atributos de la Información, Soporte Tecnológico, Eficiencia, Flexibilidad, Conciencia Social y Estrategia.

13. Metodología de Desarrollo por Prototipos

Esta metodología se basa en la premisa de que el usuario sabe lo que quiere pero no puede expresarlo completamente al inicio.

Funcionamiento:

Se construye un Prototipo operativo (maqueta) que el usuario prueba y revisa. El analista lo modifica en ciclos rápidos hasta que el usuario está satisfecho con el sistema final.

14. Pruebas en la Confección de Programas

En la confección de programas computacionales se utilizan dos pruebas principales:

• Prueba de Datos: Prueba el programa usando datos reales o simulados, para verificar límites y validaciones.
• Prueba de Escritorio: Revisión de la lógica y el flujo del código de forma manual por el desarrollador, sin ejecución en la computadora.

15. Aplicación Práctica en Adquisiciones de Software

Si se solicita cotizar un software para automatizar el proceso de compras, el procedimiento correcto es:

Se debe determinar primero los requerimientos (necesidades de información) de la empresa con mucha claridad para poder compararlos con la oferta del mercado y así asegurar la adquisición del software adecuado y con un costo apropiado.

16. Componentes de un Sistema de Información

Los elementos que componen un sistema de información son:

• Individuos Participantes (Usuarios).
• Datos e Información.
• Procesos de Negocios.
• Tecnología de la Información (TI) y Procedimientos Administrativos.
• Hardware, Software y Arquitectura.

17. Herramientas del Análisis y Diseño Estructurado

a. Diagrama de Flujo de Datos (DFD)

Representa el flujo de información a través del sistema, mostrando cómo las entradas se transforman en salidas. Se compone de Procesos, Flujos, Almacenes y Entidades Externas.

b. Diccionario de Datos

Explica los flujos y acumulaciones de datos hasta el mínimo detalle, garantizando que nada quede a la interpretación del equipo de desarrollo.

c. Momento de Uso del Diccionario de Datos

Se utiliza al término de la etapa de Diseño Lógico (o Análisis) para definir los requerimientos precisos para el Diseño Físico.

18. Partes Principales del Computador

Las partes principales que componen un computador y su rol son:

• Procesador (CPU): Es el cerebro. Controla y realiza el proceso utilizando la memoria principal.
• Memoria Principal (MP): Almacena las instrucciones y los datos para el proceso en curso (RAM).
• Memoria Secundaria (MS): Se utiliza para el almacenamiento permanente (datos e instrucciones, ej. disco duro).
• Unidades de Entrada/Salida (Periféricos): Dispositivos que comunican información entre el usuario y el computador.

19. Diferencias en Gestión de Memoria

Memoria Virtual vs. Memoria Caché

• Memoria Virtual (Paginación): Usa el almacenamiento secundario (disco) para simular más Memoria Principal (RAM).
• Memoria Caché: Es una memoria de alta velocidad situada entre la CPU y la MP para mejorar el tiempo de acceso a los datos más usados.

20. Código ASCII y Sistemas Numéricos

Código ASCII

• Sigla: American Standard Code for Information Interchange.
• Código ASCII: Código que asigna una combinación única de 8 bits (un Byte) a 256 caracteres.
• Motivo de su Existencia: Permite representar letras y símbolos (caracteres) traduciéndolos al código binario que el computador entiende.

Sistema Hexadecimal

Usando el sistema numérico hexadecimal, el número que sigue a 2F es 30.

Cantidad de Dígitos

La cantidad de dígitos en los sistemas numéricos es:

• Decimal: 10 dígitos (0-9).
• Binario: 2 dígitos (0, 1).
• Hexadecimal: 16 dígitos (0-9, A-F).

21. Arquitecturas de Procesamiento

Comparación entre arquitecturas:

• Centralizada: El proceso se realiza en el computador central (Host); los terminales no tienen capacidad de proceso.
• Cliente-Servidor: El proceso se distribuye en los clientes y/o el Servidor; ambos tienen capacidad de proceso.

22. Modos de Trabajo de Lenguajes Computacionales

• Compilación: Un Compilador traduce el Programa Fuente completo a un ejecutable binario antes de la ejecución.
• Interpretación: Un Intérprete ejecuta las instrucciones del Programa Fuente línea por línea en el momento de la ejecución.

23. Estructura de Archivos de Datos

Los archivos de datos están compuestos por:

• Carácter: La unidad básica (letra, número, símbolo).
• Campo: Espacio definido para almacenar un tipo específico de dato.
• Registro: Conjunto de campos relacionados que describen un elemento completo.

24. Formas de Acceso a Archivos

Dos formas comunes de realizar el acceso a los archivos de datos son:

• Acceso Secuencial: Se lee un registro tras otro siguiendo su ubicación física.
• Acceso Indexado: Se utiliza un índice (archivo) que indica la dirección lógica donde está guardado el dato.

25. Archivos Planos vs. Bases de Datos

Comparación entre el uso de archivos planos y bases de datos:

• Archivos Planos: Tienen alta redundancia (datos duplicados en varios archivos) y la estructura de datos es independiente para cada aplicación.
• Bases de Datos: Tienen baja redundancia (datos centrales) y la estructura de datos es centralizada y única, compartida por múltiples programas.

26. Ventajas del Uso de Sistemas de Información

Las ventajas clave al implementar un sistema de información incluyen:

• Mejora de la eficiencia y calidad.
• Aumento de la velocidad de procesamiento.
• Reducción de costos.
• Creación de ventajas competitivas.