PRESUPUESTOS

Elementos teóricos revisados:

Punto de equilibrio, que demuestra los niveles en que se deben situar las variables de ventas de una empresa, conociendo la mayoría de estas:

• Precio de venta
• Cantidad a vender / producir
• Costos fijos
• Costos variables unitarios y totales

Generalmente, las empresas son tomadoras de precio del mercado, o fijan un precio similar al del mercado, dependiendo de la estrategia de posicionamiento o penetración de mercado que busquen implementar, y las variables que deben controlar son el CF y el CV.

La metodología que permite fijar o preestablecer los ingresos y egresos proyectados de la empresa son los presupuestos.

Los presupuestos son la expresión, en términos monetarios, de un plan de acción que representa los objetivos de la empresa.

El presupuesto permite determinar los recursos necesarios, de acuerdo a la planificación.

El presupuesto constituye un estándar, con el que se van a comparar los resultados obtenidos, pudiendo medir si la gestión ha sido o no la adecuada.

El presupuesto, bien utilizado, es una eficiente herramienta administrativa, que generalmente es formulada en la primera etapa del proceso administrativo, pero se utiliza en todas las etapas, especialmente en la de control.

Presupuesto (budget)

El uso de los presupuestos se remonta al siglo XVIII, cuando el parlamento británico comienza a aprobar los planes de gastos del reino y a pronunciarse respecto de la ejecución de este.

DEFINICIONES

Presentación ordenada, esquematizada y detallada de los resultados previstos de un plan, proyecto o una estrategia, que especifica las fuentes y usos de los fondos o recursos. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Aunque cumpla una función de control, el presupuesto tiene un sentido de orientación hacia el futuro.

El presupuesto puede tener distintas formulaciones metodológicas, en función del interés que tenga la administración en planear y controlar sus acciones, pudiendo establecer distintos horizontes de tiempo, elementos de costos, composición de los ingresos, unidades físicas, etc.

Una correcta utilización del presupuesto supone la utilización de presupuestos de ingresos (ventas y otros ingresos) y presupuestos de egreso (costos y gastos).

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

• Es una herramienta de análisis específica.
• Permite asignar los recursos de manera más eficiente.
• Facilita el control de las actividades (gastos) que se están ejecutando, revisando si se ajustan a lo presupuestado.
• Entrega una alerta en los casos de desviaciones respecto de lo presupuestado.
• Permite anticipar situaciones de riesgo.
• Genera aprendizaje, permitiendo la revisión de presupuestos anteriores.
• Entrega una visión global de la situación de la empresa, que debiera ser comprendida, estudiada y comprometida por toda la organización.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados: Por lo general, se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que se generen. Comprende un control anticipado sin considerar las características económicas, culturales, políticas, demográficas o jurídicas del entorno de la empresa.

Flexibles o Variables: Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias del entorno. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

SEGÚN EL PERIODO QUE CUBREN

A Corto Plazo: Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año. Generalmente son utilizados en empresas de economías con altas tasas de inflación.

A Largo Plazo: Generalmente utilizados por las grandes empresas. En algunas situaciones, también son utilizados por los gobiernos, considerando las condiciones económicas, como generación de empleo, inversión en infraestructura, control de la inflación, difusión de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, etc.

SEGÚN SU APLICACIÓN EN LA EMPRESA

De Operación o Económicos: Incluye la estimación de todas las actividades para el período. Se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Se incorpora: Ventas, Producción, Compras y Uso de Materiales, Recursos Humanos, Gastos Operacionales.

SEGÚN SU APLICACIÓN EN LA EMPRESA

Ventas: Estimación de ingresos, generalmente por meses, sucursales o áreas geográficas y tipos de productos.

Producción: Expresado en Q. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas y cantidades reales a producir.

Compras y uso de materiales: Es el presupuesto que prevé las compras de MP y existencias para la producción durante un determinado período. Generalmente se plantea en unidades y costos.

RR.HH.: Incorpora el monto de nómina proyectado, generalmente separado por áreas. Debe incluir las variaciones de acuerdo a estacionalidad, proyectar los aumentos de remuneraciones contemplados por ley y los aportes voluntarios de la empresa, cambios de categorías, modificaciones al sistema previsional, bonos y regalías, personal de reemplazo, proyección de asesorías y prestaciones de servicios incluyendo las retenciones que correspondan, renovación de beneficios (uniformes y EPP) y todos los gastos asociados directamente al funcionamiento del RR.HH.

Gastos Operacionales: Todos los otros gastos necesarios para el funcionamiento de la organización.

Financieros:

Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance.

Conviene en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de inversiones de capital.

Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja y bancos. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos.

Inversiones de capital: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones por adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos.

Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.

Presupuestos del Sector Público:

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. En nuestro país, el Presupuesto del Sector Público es aprobado por el H. Congreso Nacional. La ejecución y control del presupuesto se realiza de acuerdo al Decreto 854 de 2004, que determina las clasificaciones presupuestarias. El Presupuesto del Sector Público 2014 está contenido en la Ley 20.798 del 06.12.2014.

Presupuestos del Sector Privado: Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales.

PRESUPUESTO MAESTRO

Un presupuesto maestro es un “gran presupuesto” colectivo que aborda todos los otros presupuestos.

Se ofrece una visión de la empresa como un todo.

También proporciona un equilibrio entre los presupuestos, sobre todo si se presenta un presupuesto de cifras positivas, mientras que otro tiene cifras negativas.

PRESUPUESTO DE VENTAS. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Constituye la base de cualquier sistema presupuestario y es el punto de partida de las operaciones de la empresa.

Establece el nivel de actividad al que deberá desarrollarse la tarea empresarial.

Pronosticar las ventas futuras de la empresa es una tarea compleja, ya que existen muchos determinantes.

Se basa en el pronóstico de ventas que pueda hacer la organización, el que puede estar sujeto a varias consideraciones:

Estimación realizada por la fuerza de ventas: Esta estimación tiene la ventaja de que es realizada por el personal de la organización que se encuentra en la “primera línea” frente al mercado, y cuenta con información primaria producto del contacto directo con los clientes y de propia información generada a partir de las visitas en terreno.

PRESUPUESTO DE VENTAS. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Relación entre las ventas de la empresa y variables económicas del entorno:

• PIB
• Ventas sectoriales
• Crecimiento
• Exportaciones
• Desempleo
• Variación del I.M.M.
• etc.

Otro (Gerencia, estudios de mercado, gremios, etc.)

Información necesaria:

• Pronóstico de unidades a vender
• Precio de venta del producto

PRESUPUESTO DE VENTAS. CONSIDERACIONES ESPECIALES

A) Factores de Ajuste:

1. Efectos perjudiciales durante el año anterior. Por ejemplo: abastecimiento deficiente, dificultades en el trámite para la obtención de permisos.
2. Efectos saludables en el año anterior. Ejemplo: problemas que se le presentaron a la competencia.

B) Factores de Cambio:

1. En el Diseño del Producto
2. En el Volumen de Producción
3. En el Mercado
4. En los métodos de Ventas.

• Precios
• Modificaciones en las Garantías
• Cambios en los canales de distribución
• Remuneración, bonos y comisiones a los vendedores

PRESUPUESTO DE OPERACIÓN. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Se relaciona directamente con:

• El presupuesto de ventas
• Óptimo de existencias

La principal incógnita es la capacidad de producción de la empresa para dar cobertura a la demanda y para mantener existencias para enfrentar demanda no presupuestada (emergencias, crecimiento de demanda, etc.)

Además, debe contemplar un alto componente u orientación a la eficiencia, particularmente en las áreas de RR.HH.

Debiera establecerse además el nivel óptimo de inventarios.

PRESUPUESTO DE OPERACIÓN. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Se relaciona directamente con:

• El presupuesto de ventas
• Óptimo de existencias

La principal incógnita es la capacidad de producción de la empresa para dar cobertura a la demanda y para mantener existencias para enfrentar demanda no presupuestada (emergencias, crecimiento de demanda, etc.)

Además, debe contemplar un alto componente u orientación a la eficiencia, particularmente en las áreas de RR.HH.

Debiera establecerse además el nivel óptimo de inventarios.

FLUJO DE CAJA. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Considera mucho más que el presupuesto de cobranzas.

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores fáciles de realizar.

Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones.

Se formula por cortos períodos: mensual o trimestralmente.

Los principales propósitos del presupuesto de caja son:

• Determinar la situación de caja proyectada para el final de cada período.
• Identificar excedentes o déficit de efectivo por períodos.
• Establecer la necesidad de financiamiento y la disponibilidad de efectivo para inversión.
• Coordinar el efectivo con:

1. El total del Capital de Trabajo
2. Ingresos por ventas
3. Los Gastos
4. Las Inversiones
5. Los Pasivos

Antecedentes para elaborar Presupuesto de Caja

1. Saldo Final de Tesorería del último período.
2. Presupuesto de Cobranzas.
3. Presupuesto de pagos a Proveedores.
4. Presupuesto de Gastos desde el punto de vista del flujo, incluyendo remuneraciones.
5. Presupuesto de pago de Préstamos.
6. Política de Dividendos o Retiros de Socios.
7. Información sobre Ingresos No Operacionales.
8. Información sobre desembolsos no programados atípicos.