El Procedimiento Administrativo Común

Presentación de la Documentación

La documentación se puede presentar en el Registro General del órgano administrativo al que va dirigido o en los registros de cualquier órgano de la Administración del Estado o de la Comunidad Autónoma, así como en la Administración Local si existe convenio. La ley reconoce al administrado el derecho de información. El procedimiento se deberá desarrollar dentro de los plazos marcados legalmente.

Iniciación del Procedimiento

La iniciación puede ser:

• De oficio: Acuerdo del órgano competente por iniciativa propia, orden superior, a petición razonada de otros órganos o por denuncia.
• A instancias del interesado: Presentando en el registro una solicitud con copia que le será devuelta y sellada. Si la solicitud no cumple los requisitos, se le comunicará al interesado para que en un plazo de 10 días subsane la falta. Transcurrido este plazo sin subsanación, se entenderá por desistida su petición.

Ordenación y Celeridad

La ordenación hace referencia a los pasos que ha de seguir el expediente administrativo, desde que se registra hasta que es resuelto.

Impulso: El procedimiento está sometido al criterio de celeridad y se impulsará de oficio en todos sus trámites, no siendo preciso que el administrado solicite el desarrollo del proceso. Los expedientes guardarán el orden riguroso de incoación en asuntos de naturaleza homogénea, salvo que el titular de la unidad administrativa dicte otra orden motivada, de la cual quedará constancia.

Instrucción del Procedimiento

La instrucción es el conjunto de actos por medio de los cuales se aportan al órgano decisorio los elementos de juicio necesarios para que dicte resolución. El órgano que tramita el procedimiento realizará de oficio los actos necesarios para la determinación, conocimiento y comprobación de los datos.

Los actos de instrucción son:

• Los informes (preceptivos y facultativos).
• Las alegaciones.
• Las pruebas.
• La audiencia a los interesados.

Los interesados pueden presentar alegaciones y aportar documentos con los informes correspondientes. Las pruebas se practican para acreditar los hechos que se alegan.

Terminación del Procedimiento

La Administración está obligada a dictar resolución expresa en todos los procedimientos y a notificarla, cualquiera que sea la forma de iniciación.

Terminación Normal

La forma normal de terminar el procedimiento es mediante una resolución que se dicta sobre las cuestiones planteadas por el interesado y otras derivadas del propio expediente. La Administración manifestará los motivos en que se basa su decisión e indicará los recursos que caben contra esa resolución, el plazo y el órgano administrativo al que interponer el recurso.

Terminación Anormal

Se produce por:

• Desistimiento: Los interesados deciden no continuar.
• Renuncia: Se deja el proceso definitivamente.
• Caducidad: Cuando los interesados dejan transcurrir 3 meses y la Administración paraliza el procedimiento.
• Imposibilidad de continuar: Por ejemplo, fallecimiento de la única persona interesada.

Silencio Administrativo

Se produce en las situaciones en las que la Administración no ha resuelto expresamente y la ley realiza la presunción de que sí lo ha hecho. Los interesados podrán entender estimadas por silencio administrativo sus solicitudes en todos los casos, salvo que una norma con rango de ley establezca lo contrario.

Recursos Administrativos

Los recursos administrativos son:

• Recurso de Alzada.
• Recurso Potestativo de Reposición.
• Recurso Extraordinario de Revisión.

Formulación de los Recursos

Se formulan mediante escrito en el que se expresará:

• Identificación personal.
• Acto que se recurre.
• Lugar, fecha y firma del recurrente.
• Identificación del medio.
• Órgano al que se dirige.
• Particularidades exigidas.

Plazos de Interposición y Resolución

Interposición:

• Recurso de Alzada y Potestativo de Reposición: 1 mes (si el acto fuera expreso) y 3 meses (si no fuera expreso).
• Recurso Extraordinario de Revisión: Depende de las circunstancias.

Plazos para Resolución:

• Alzada y Extraordinario: 3 meses.
• Reposición: 1 mes.

Órgano al que se Dirigen

• De Alzada: Ante el órgano que dictó el acto o el superior a este.
• Potestativo y Extraordinario: Ante el órgano que dictó el acto recurrido.

Dónde presentar: Registros de órganos administrativos a que se dirijan o pertenecientes a la Administración General del Estado, oficinas de correos, o representaciones diplomáticas u oficinas consulares.

Documentación y Gestión Archivística

El Documento Administrativo: Funciones y Soporte

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.

Funciones de los Documentos Administrativos

• Constancia: El documento persiste y de esta forma queda constancia de las actuaciones administrativas en soporte material.
• Comunicación: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.

Soporte y Requisitos

Tradicionalmente el soporte ha sido el papel. Actualmente, con las nuevas tecnologías, se utilizan soportes informáticos, electrónicos, telemáticos, etc. El soporte debe contener requisitos como:

• Autenticidad.
• Integridad.
• Conservación.
• Recepción por el destinatario.

La lengua será el castellano o las lenguas cooficiales (vasco, catalán, etc.) en su zona.

Comunicaciones Administrativas

Los principales documentos de comunicación son el oficio y la nota interior. Se caracterizan por una redacción estrictamente administrativa y oficial y por un tono formal, neutro, objetivo e impersonal, centrado fundamentalmente en la actuación administrativa.

Principios de Redacción

• Redacción concisa y formal.
• Claridad y brevedad.
• Rigor y propiedad en los términos utilizados.
• Ordenación lógica y coherente de lo que se expone.
• Estructuración en párrafos breves y separados.
• Cohesión del texto.

El Oficio y la Nota Interior

• El Oficio: Documento que emplea la Administración para comunicarse con los ciudadanos, empresas o cualquier órgano administrativo. Su estructura incluye: Encabezamiento, Cuerpo, Finalización y Destinatario.
• La Nota Interior: Comunica a las unidades adscritas a un mismo órgano superior. Su estructura es similar al oficio, pero con emisor y receptor en el encabezamiento. Es frecuente que lleve documentos adjuntos.

Clasificación de los Documentos Administrativos

Se clasifican según su función en el procedimiento:

• De Iniciación.
• De Instrucción.
• De Terminación.

Documentos Presentados por los Ciudadanos

Son el instrumento con el cual los particulares se relacionan con la actividad de la Administración Pública.

La Solicitud

Documento que contiene una o varias peticiones que hace un particular al órgano administrativo al que se dirige. Determina siempre la existencia de actividad administrativa y la iniciación de un procedimiento formalizado. Debe incluir:

• Identificación.
• Exposición de hechos.
• Peticiones solicitadas.
• Lugar y fecha.
• Firma.
• Órgano al que se dirige.

El interesado deberá indicar el medio y lugar donde recibir la contestación.

La Denuncia

Documento por el que cualquier persona, en cumplimiento o no de una obligación legal, pone en conocimiento de la Administración la existencia de unos hechos que podrían dar lugar al inicio de un procedimiento administrativo. No es necesario que el denunciante participe posteriormente en el procedimiento. Debe incluir:

• Encabezamiento.
• Denuncia (descripción de los hechos).
• Documentación (si aplica).
• Lugar y medio de las comunicaciones.
• Lugar, fecha y firma.
• Titular del órgano al que se dirige.

Los Archivos y el Acceso a la Información

Los archivos son conjuntos orgánicos de documentos reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. También se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden.

El acceso a los archivos es libre y gratuito, pero para investigar es necesaria la Tarjeta Nacional de Investigador o una autorización temporal.

Restricciones de Acceso a Expedientes

No se podrá acceder a expedientes sobre:

• Datos sanitarios personales de los pacientes.
• Actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.
• Materias protegidas por secreto comercial o industrial.
• Aquellos con información sobre la seguridad del Estado.
• Expedientes tramitados para investigar delitos.

Excepciones para Documentos Personales

El acceso a documentos personales solo es posible con las siguientes excepciones:

• Que hayan transcurrido 50 años desde la fecha del documento.
• Que hayan transcurrido 25 años desde el fallecimiento del interesado.
• Que el interesado consienta.

Agencia de Protección de Datos (APD)

Ente de derecho público con personalidad jurídica propia y plena capacidad jurídica y privada. Actúa con independencia de la Administración Pública en el ejercicio de sus funciones.

Obligaciones del Responsable de Fichero Privado

• Notificación e inscripción del fichero.
• Medidas de seguridad y redacción del Documento de Seguridad.
• Contrato de autorización de tratamiento de datos de terceros.
• Auditoría bianual.

Tipos de Archivos y Clasificación Documental

Archivos de la Administración (Tipos y Plazos)

Los archivos estatales son fruto de la extensa historia cultural y los esfuerzos de conservación desarrollados durante siglos.

• Archivo de Oficina: Corresponde a la etapa de la vida activa de los documentos. Permanecen 5 años.
• Archivo Central: Recibe los documentos enviados desde las distintas oficinas cuando su uso es infrecuente o nulo. Permanecen 10 años.
• Archivo Intermedio: Recibe la documentación del archivo central cuando los documentos apenas son consultados. Permanecen 30 años.
• Archivo Histórico: Destino final de los documentos.
• Archivo General de la Administración Civil: Formado por los fondos documentales producidos por la Administración Central del Estado.

Criterios de Clasificación Documental

• Criterio Cronológico: Según la fecha.
• Criterio Alfabético.
• Ordenación Onomástica: Alfabético sin contar con preposiciones o artículos (“de”, “las”, “el”).
• Criterio Numérico: Número de orden del documento.
• Clasificación Decimal Universal (CDU): Sistema de clasificación del conocimiento.

Organización del Archivo de Oficina

• Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
• Dosier: Conjunto de documentos o informaciones referentes a una persona o asunto. Proporciona la información que ayuda en las decisiones que deben tomar los órganos administrativos.
• Correspondencia: Enviada y recibida.

Los Registros Públicos

Registro en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado, que se reciba o salga en cualquier unidad administrativa propia.

Libros de Registro

• Libro de Caja: Entradas y salidas de dinero en efectivo y los cheques entregados no ingresados en la cuenta bancaria.
• Libro de Bancos: Operaciones realizadas en las cuentas bancarias.
• Libro de Inventarios: Bienes adquiridos por la Administración, materiales o inmateriales.

Registro Civil

Donde se inscriben todos los actos que afectan al estado civil de la persona. Consta de cuatro secciones:

1. Nacimientos.
2. Matrimonios.
3. Defunciones.
4. Tutelas y representaciones legales.

Registro Mercantil

Depende del Ministerio de Justicia. Se encarga de la inscripción de los empresarios, tanto individuales como sociales.

Registro de la Propiedad

Sirve para inscribir y dar publicidad de los bienes inmuebles y de los derechos que recaen sobre ellos.

• Hipoteca: Derecho real que grava bienes inmuebles.
• Servidumbre: Gravamen impuesto sobre un inmueble en beneficio de otro perteneciente a distinto dueño.
• Embargo: Actividad jurisdiccional cuya finalidad es la afectación de bienes concretos del patrimonio deudor, declarándolos sujetos a una ejecución procesal frente a él dirigida.

Otros Organismos y Registros Especializados

Notarios

Depositarios de la fe pública. Se hallan agrupados en colegios notariales, cada uno de los cuales ejerce competencias sobre un determinado ámbito regional.

Patentes y Marcas

Modalidades de la propiedad industrial. Derecho que reconoce el Estado para que los inventores puedan explotar en exclusiva sus invenciones (patente) o los fabricantes y comerciantes sus productos con nombre y símbolo que los diferencia (marca).

OAMI (Oficina de Armonización del Mercado Interior)

Organismo comunitario de personalidad jurídica propia. Cualquier persona física o jurídica puede obtener el registro de una marca comunitaria.

Registro de la Propiedad Intelectual

Depende del Ministerio de Cultura. Mecanismo administrativo para la protección de los derechos de propiedad intelectual de autores y demás titulares sobre creaciones originales de carácter literario, artístico o científico.

ISBN

Código numérico internacional que los editores están obligados a hacer constar en libros y folletos para simplificar operaciones estadísticas y comerciales.

Sujetos de los Derechos de Propiedad Intelectual

• Autores literarios, artísticos o científicos.
• Intérpretes o artistas.
• Productores de fonogramas o de audiovisuales.
• Radiodifusión.
• Fotógrafos o producciones editoriales.