Planeación: Etapa Inicial del Proceso Administrativo

La planeación es la etapa inicial del proceso administrativo, en la cual se determinan los rasgos fundamentales de la organización. Es la fase de fijación de objetivos, estrategias y políticas organizacionales.

En esta etapa se establecen los planes básicos a emprender con la organización, considerando siempre sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

El proceso de planeación entraña fijar objetivos y se orienta tanto hacia el futuro como hacia el pasado. Ante cambios rápidos, la planeación cobra vital importancia.

Elementos Clave de la Planeación

Visión

Es el sueño de la empresa, una declaración de aspiración de la organización a mediano o largo plazo.

Misión

Describe el rol que desempeña actualmente la organización. Su propósito es el logro de la visión, siendo la razón de ser de la empresa.

Valores

Conjunto de principios por los que se rige la organización empresarial.

Objetivos

Son los fines más específicos que la visión.

Estrategias

Son las acciones que permiten canalizar esfuerzos para cumplir los objetivos.

Políticas

Son normas y decisiones que orientan el trabajo de cada área; a su vez, guían la toma de decisiones y la administración de los recursos.

Recursos

Son todos los elementos que conforman la organización, tanto humanos como materiales e infraestructura.

Presupuesto

Es el capital con el que cuenta la empresa y los gastos tanto fijos como eventuales. Detalla el modo específico en que se utilizarán los recursos.

Principios Fundamentales de la Planeación

• FLEXIBLE: El plan debe poseer la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de la organización.
• RACIONAL: Las decisiones deben tomarse a partir de la lógica y la razón, no según las emociones y los valores.
• PRECISO: El plan debe ser exacto, ya que cualquier error puede afectar el resto de las funciones.
• LIMITACIÓN: El plan debe ser diseñado considerando que ante cada decisión se debe establecer un factor limitante que impida el objetivo.

Herramientas Estratégicas de la Planeación

Las herramientas de planeación incluyen las técnicas para evaluar el entorno de la organización, las cuales deben ser desarrolladas y retroalimentadas acorde con la misma y su producción. También se incluyen los presupuestos, que son la preparación de los dineros que posiblemente se van a gastar, de acuerdo con las programaciones a desarrollar dentro de unos tiempos determinados.

Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

Es una herramienta que contribuye a establecer el diagnóstico de una organización, de tal manera que se tomará información, tanto interna como externa a esta.

• F: Fortalezas (S: Strengths)
• O: Oportunidades (O: Opportunities)
• D: Debilidades (W: Weaknesses)
• A: Amenazas (T: Threats)

Análisis PEST (Político, Económico, Social, Tecnológico)

El propósito es ayudar a la organización a entender su contexto, identificando las fuerzas y las tendencias que contribuyen a constituir aquellas oportunidades o amenazas para la organización (explorar el entorno).

• P = Político
• E = Económico
• S = Social
• T = Tecnológico

Organización: Coordinación y Estructura Empresarial

La organización es el conjunto de métodos y procedimientos puestos en práctica para ordenar, controlar y dirigir una empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos de la misma. Se encarga de coordinar los diferentes departamentos conjuntamente con los empleados que laboran en cada uno de estos.

Su objetivo es trabajar como un equipo y consolidar los propósitos planteados por la organización; permite un manejo óptimo de los recursos a través de una planificación y control meticuloso del lugar de trabajo.

Elementos de una Organización

Factores de Producción

Todos los elementos de la cadena productiva, o sea, aquellos involucrados directamente en la transformación de materia en bienes o servicios (maquinaria, trabajadores, etc.).

Factores de Dirección

Aquellos elementos que acompañan el proceso productivo, lo vigilan y controlan, pero no toman parte directa en él, sino indirectamente, garantizando su funcionamiento (los cargos directivos, los contratos de outsourcing, las herramientas de mercadotecnia).

Recursos

Elementos fundamentales sin los cuales sería imposible llevar a cabo la labor productiva. Pueden ser materiales (materia prima, energía, maquinaria, etc.), o inmateriales (mano de obra, conocimiento de trabajo, etc.).

Técnicas de Organización

Son indispensables durante el proceso de organización y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Organigramas

Muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de una organización.

Importancia de la Organización

La organización aporta múltiples ventajas que fundamentan su importancia:

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
• Reduce los costos e incrementa la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad.

Dirección