Fundamentos y Componentes Clave de los Sistemas de Información Empresarial
Definiciones Preliminares
- Información: Acción y efecto de informar.
- Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados.
¿Qué es un Sistema de Información (SI)?
Cuando se habla de un Sistema de Información (SI), se refiere a un conjunto ordenado de mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información, de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.
Todo sistema de información se compone de una serie de recursos interconectados y en interacción, dispuestos del modo más conveniente en base al propósito informativo trazado, como puede ser recabar información personal, procesar estadísticas, organizar archivos, entre otros.
Recursos Fundamentales de un SI
Los componentes esenciales que interactúan dentro de un sistema de información incluyen:
- Recursos Humanos: Personal de variada índole y destrezas.
- Datos: Cualquier tipo de información masiva que precisa de organizarse.
- Actividades: Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.
- Recursos Informáticos: Aquellos determinados por la tecnología (hardware y software).
Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un sistema informático, si bien estos últimos constituyen a menudo el grueso de los recursos de un SI. Pero existen muchos otros métodos para los sistemas de información, que no necesariamente pasan por la informática.
Lectura recomendada: Base de datos
Tipos de Sistemas de Información Empresarial
Desde un punto de vista empresarial u organizativo, los sistemas de información pueden clasificarse según su función principal:
Clasificación por Función Organizativa
- Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): También conocidos como sistemas de gestión operativa, recopilan la información pertinente a las transacciones de la organización, es decir, de su funcionamiento diario.
- Sistemas de Información Gerencial (MIS): Contemplan la información general de la organización y la comprenden como un todo, generando reportes para la gestión intermedia.
- Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS): Orientados al procesamiento de información intra y extra organizacional, para el apoyo en la conducción y toma de decisiones estratégicas o tácticas de la empresa.
- Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Monitorizan las variables gerenciales clave de un área específica de la organización, utilizando información interna y externa para la visión de alto nivel.
Existen otras formas especializadas o aplicadas de SI, dependiendo del campo puntual y de las funciones específicas que se esperan de cada uno. Sería demasiado extenso enlistarlas a todas.
Elementos Constitutivos de un Sistema de Información
Para que un SI opere eficazmente, requiere la integración de diversos elementos:
Componentes Estructurales del SI
- Elementos Financieros: Aquellos vinculados con el capital y con los activos disponibles de la organización.
- Elementos Tecnológicos: Aquellos que tienen que ver con la maquinaria especializada y la capacidad de procesamiento automatizado de la información.
- Elementos Humanos: Básicamente, personal, tanto especializado y directivo, como no especializado o común.
- Elementos Materiales: Se refiere al emplazamiento del sistema, a su soporte físico y ubicación.
- Elementos Administrativos: Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica de conducción, los permisos, informes, transacciones, etc.
Ejemplos Prácticos de Sistemas de Información
Algunos ejemplos comunes de SI incluyen:
- Los sistemas de control de calidad: En los que se pide una retroalimentación al cliente y se evalúan los resultados estadísticamente para elaborar informes interpretables por la gerencia.
- Las bases de datos de una biblioteca: En donde está contenido el grueso volumen de documentos (libros, revistas, tesis, etc.) de la biblioteca, en función de ubicar y recuperar cada uno lo más rápida y precisamente posible.
- Las hojas de cálculo: En las que se ingresa información en bruto y se la organiza de manera cuantificable para obtener directrices de conducción financiera.
Beneficios de Implementar Sistemas de Información
Gracias a los sistemas de información, una empresa logra tener un control mucho más efectivo de las actividades que realiza, sus distintas áreas y, a la vez, mejorar la productividad de los procesos. El hecho de poder tener más y mejor información, en tiempo real, rompe ciertas barreras que pueden existir, y entrega ventajas competitivas, disminuye los errores, el tiempo y también los gastos de recursos gracias al cruce de datos con los objetivos propuestos, su evaluación y control.
Ventajas Clave
Podemos dividir los beneficios generales de los sistemas de información en:
- Control efectivo de las actividades de la empresa.
- Integrar nuevas tecnologías y herramientas claves para el negocio.
- Mejorar la efectividad de las operaciones.
- Obtener ventajas competitivas.
- Disponer de más y mejor información, en tiempo real.
- Permitir el uso de un mismo sistema, en distintos puntos y al mismo tiempo.
- Reducir errores y gastos mediante el cruce estratégico de datos.
Actividades Básicas de Todo Sistema de Información
Todos los sistemas de información cumplen cuatro actividades básicas e interdependientes:
- Entrada de Información: Permite la captación y formación de datos.
- Almacenamiento de Datos: Su capacidad más importante para la retención de la información.
- Procesamiento de Información: Interpretar, efectuar cálculos, secuencias y operaciones lógicas sobre los datos.
- Salida de Información: Presentación de resultados por el método, proceso o interpretación acordado.
