Introducción al Proceso Administrativo

Desde la antigüedad, el ser humano primitivo ya desarrollaba de forma incipiente el proceso administrativo en sus actividades cotidianas. Posteriormente, las actividades humanas se fueron transformando y, por ende, complicando. Esto resultó en una mayor profundización y formalización del proceso administrativo.

Tan es así que Henri Fayol, a principios del siglo XX (alrededor de 1916), formuló uno de los primeros modelos del proceso administrativo, presentándolo con las siguientes etapas:

• Prever
• Organizar
• Dirigir
• Coordinar
• Controlar

Fayol no las denominó explícitamente ‘proceso administrativo’, sino que las presentó como principios básicos de la administración, los cuales conforman e integran el pilar fundamental de esta disciplina.

Etapas del Proceso Administrativo según Diversos Autores

Laris Casillas

Según Laris Casillas, las etapas son:

• Planeación
• Organización
• Integración
• Dirección
• Control

Guillermo Gómez: Etapas Mecánicas y Dinámicas

Guillermo Gómez clasifica las etapas del proceso administrativo en mecánicas y dinámicas, asociando una pregunta clave a cada una:

• Mecánicas:
  • Previsión: ¿Qué se puede hacer?
  • Planeación: ¿Qué se va a hacer?
  • Organización: ¿Cómo se va a hacer?
• Dinámicas:
  • Integración: ¿Con qué se va a hacer?
  • Dirección: ¿Quién y cuándo se va a hacer?
  • Control: ¿Cómo ha sido la realización?

La Escuela del Proceso Administrativo

Los seguidores de la Escuela del Proceso Administrativo consideran la administración como la ejecución de ciertas actividades o funciones administrativas básicas que distinguen a un gestor de otro que no lo es. La ejecución de estas funciones constituye un proceso. Esta escuela no solo analiza y establece una estructura conceptual para dicho proceso, sino que también enfatiza la consecución de objetivos a través de individuos que operan en grupos organizados.

La Planeación: Definición e Importancia

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que el grupo social pretende alcanzar, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la planeación.

Carecer de estos fundamentos implica grandes riesgos, desperdicio de esfuerzos y recursos, y una administración fortuita e improvisada. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planificarlos con anterioridad.

Elementos Clave de la Planeación

• Objetivo: El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados.
• Cursos Alternos de Acción: Al planear es necesario determinar los diversos caminos, formas de acción o estrategias para conseguir los objetivos.
• Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada.
• Futuro: La planeación busca prever situaciones futuras y anticipar hechos inciertos.

Importancia de la Planeación

La planeación es un pilar fundamental en la gestión empresarial por múltiples razones:

• Propicia el desarrollo de la empresa.
• Reduce los niveles de incertidumbre.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.
• Mantiene una mentalidad futurista.
• Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones.
• Reduce al mínimo los riesgos.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Al establecer un modelo de trabajo, suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales.
• Permite al ejecutivo evaluar alternativas.
• La moral se eleva sustancialmente al conocer los miembros de la empresa hacia dónde se dirigen sus esfuerzos.
• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la empresa.

Políticas Administrativas

El diccionario señala que la política es el arte o traza con que se maneja un asunto. Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios y lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

A menudo se confunden las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición o el comportamiento que se deberán seguir.

Ejemplos

• Reglas:
  • Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado.
  • Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.
• Políticas:
  • Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que estos efectúen.
  • Al seleccionar agentes vendedores, se preferirá el sexo femenino.

Clasificación de los Objetivos

Los objetivos organizacionales pueden clasificarse según su alcance y horizonte temporal:

• Estratégicos o Generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo (Ejemplo: Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los próximos 5 años).
• Tácticos o Departamentales: Se refieren a un área o departamento de la empresa y se establecen a corto o mediano plazo (Ejemplo: Incrementar las ventas totales a tres millones mensuales en el presente año).
• Operacionales o Específicos: Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas e invariablemente son a corto plazo. Pueden ser:
  • Seccionales: Se refieren a una sección o grupo (Ejemplo: Vender medio millón de pesos semanales por medio del grupo de ventas de la zona centro).
  • Individuales: Como su nombre lo indica, son metas personales (Ejemplo: Cada vendedor adscrito venderá diariamente 100 cajas de válvulas).

Lineamientos para Establecer los Objetivos

Para una formulación efectiva de objetivos, se recomienda:

• Asentarlos por escrito.
• No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
• Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración: ¿Qué, cómo, dónde, quién, cuándo y por qué?