Fundamentos de la Comunicación

La comunicación es un proceso fundamental en la interacción social y la relación entre los seres vivos, donde se transmite información entre un emisor y un receptor.

Factores de la Comunicación

Para que la comunicación sea efectiva, intervienen diversos elementos clave:

• Emisor: Quien emite el mensaje.
• Receptor: Quien recibe el mensaje.
• Mensaje: Lo que se dice o se quiere comunicar.
• Código: Sistema de señales y signos para transmitir un mensaje (ej. idioma, código Morse).
• Canal: Medio por donde se transmite el mensaje (ej. aire, papel, internet).
• Contexto: Entorno en donde se realiza la comunicación.

Comunicación y Empresa

Concepto de Empresa

Una empresa es un equipo de personas y bienes materiales y financieros que, con el objetivo de obtener ganancias, opera a través de la venta de bienes o servicios en el mercado.

Subgrupos en la Empresa

Dentro de una empresa, se pueden identificar diferentes subgrupos:

1. Socios o dueños de empresa: Alta gerencia.
2. Directivos o administrativos: Mandos medios (jefes, supervisores).
3. Trabajadores o empleados: Área operacional.

Los bienes económicos son limitados y se clasifican en bienes tangibles y bienes intangibles. Los bienes tangibles se pueden tocar (ej. edificios), mientras que los bienes intangibles no se pueden tocar (ej. el servicio de una empresa).

La organización es el conjunto de relaciones de coordinación, comunicación y autoridad que ordena la actividad de un grupo humano entre sí y con el exterior.

Las empresas se organizan de dos formas diferentes:

• Formal: Se relaciona con el respeto a la estructura y normas establecidas.
• Informal: Genera un ambiente más relajado y espontáneo.

La Información en la Empresa

La empresa debe establecer un Sistema de Información Administrativa (SIAD) que ordene los flujos, datos y mensajes que deben circular dentro de la organización. Estos sistemas se componen de los siguientes elementos:

• Usuarios: Personas que reciben y comunican la información.
• Información: Datos estudiados de manera que tengan un sentido o un significado para los usuarios, es decir, información relevante.
• Soportes: Medios técnicos utilizados para almacenar, procesar y comunicar la información (ej. disco duro, pendrive).

Fuentes de Información

Son aquellos instrumentos, organismos y personas de los que se pueden obtener los datos necesarios para efectuar una determinada investigación o estudio. Existen dos tipos de fuentes de información:

Fuentes Internas y Externas

• Fuentes Internas de Información: Información que se puede encontrar dentro de la empresa, por ejemplo: el informe de ventas del último semestre, los pedidos realizados, la facturación de los clientes, etc.
• Fuentes Externas de Información: Es la información que proviene del exterior de la empresa, por ejemplo: estudios realizados por empresas externas, datos de fidelización del cliente, etc.

Las fuentes de información externas se pueden clasificar en dos tipos:

• Primarias: Son las que se utilizan especialmente para realizar un estudio concreto. Por ejemplo, cuando los investigadores preguntan a los consumidores por sus preferencias, están obteniendo datos primarios.
• Secundarias: Son aquellas en las que los datos ya están disponibles porque fueron recogidos por algún otro motivo. Por ejemplo, información del censo u otro tipo de información ya publicada.

El Proceso de Comunicación

La diferencia fundamental entre información y comunicación se encuentra en la respuesta que ofrecen los interlocutores cuando reciben el mensaje. La información no necesita retroalimentación; en cambio, la comunicación sí la necesita para poder establecer y codificar el mensaje.

Cuando vemos un anuncio en televisión, leemos un artículo en el periódico o escuchamos las noticias en la radio, estamos recibiendo información, pero no hay un proceso de comunicación real como en una conversación, ya que no hay retroalimentación. En cualquier proceso de comunicación, sea oral o escrito, interviene una serie de elementos indispensables. Lo importante en la comunicación no es tanto lo que el emisor dice o quiere decir, sino lo que finalmente entiende el receptor. El emisor debe asegurarse de que el receptor ha entendido exactamente lo que se ha querido comunicar, pues de lo contrario, la comunicación no es eficaz.

Tipos de Comunicación

Existen diferentes tipos de comunicación según diversos criterios:

Según el Código:

• Comunicación Verbal: Es cuando se transmite el mensaje a través de palabras.
  • Oral: Cuando se utilizan las palabras de manera hablada.
  • Escrita: Se realiza a través de un texto.
• Comunicación No Verbal: Es el conjunto de todos los mensajes que se transmiten de forma paralela o independiente al uso de las palabras.

Según el Número de Participantes:

• Individual: Cuando el mensaje parte de un solo emisor a un solo receptor.
• Colectiva: Aquella en la que existen varios emisores y varios receptores.

Según la Inmediatez:

• Directa: Cuando el mensaje llega al receptor en el mismo momento en que el emisor lo transmite.
• Diferida: Cuando el mensaje llega al receptor en un momento diferente de su emisión.

Según el Ámbito:

• Interna: La que se establece entre los miembros de una misma empresa.
• Externa: Es la que se produce entre los miembros de una empresa y otras personas ajenas a la empresa.

La Comunicación en la Empresa

En el marco de la empresa, la función de la comunicación es intercambiar información entre los miembros que la componen y establecer contacto con otras empresas y con los clientes.

Si consideramos la empresa como una red de comunicaciones, podemos diferenciar varios tipos de flujos de información.

Canales de Comunicación en la Empresa

La comunicación interna de la empresa (E) es la que se produce entre los sujetos y entre los miembros de la propia estructura organizativa.

La comunicación interna se desarrolla a través de dos canales:

• Canales oficiales: Establecidos por la política de comunicaciones de la empresa (E) según normas y organismos.
• Canales informales: Con información espontánea entre las personas y los distintos departamentos de la empresa.

Para que exista una comunicación eficaz, el mensaje debe llegar correctamente al receptor a través del canal adecuado.

Para presentar debidamente un mensaje, hay que tener en cuenta la actitud en la comunicación tanto del emisor hacia el receptor como hacia el propio mensaje.