Orígenes de la Gestión y la Administración: Un Recorrido Histórico

Civilizaciones Antiguas y sus Aportes Administrativos

Sumeria

Fueron los primeros en tener escritura. Los sacerdotes llevaban, de forma arcaica, el control administrativo del cobro de los impuestos.

Egipto (4000 a.C.)

Los egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a miles de trabajadores en la ejecución de sus monumentos.

Babilonia (1800 a.C.)

El Código de Hammurabi estableció el uso del control escrito y testimonial, la no transferibilidad de la responsabilidad y el establecimiento del salario mínimo.

Hebreos (1490 a.C.)

Desarrollaron conceptos de organización y el principio de la excepción.

Grecia y Persia (400 a.C.)

En Grecia, Sócrates enunció la universalidad de la administración. Platón, en su libro La República, expuso sus puntos de vista sobre la administración de los negocios públicos y el principio de especialización.

Roma (175 a.C.)

Una de las civilizaciones que más influyó en el pensamiento administrativo fue el pueblo romano, quien sentó las bases más importantes de la sociedad moderna.

Roma clasificó a las empresas en tres tipos:

• Públicas: Las que realizaban actividades del Estado.
• Semipúblicas: Las que pertenecían a sindicatos.
• Privadas: Las que eran manejadas por civiles.

Evolución Histórica de la Auditoría Administrativa

En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association, sentó las bases para lo que él llamó «auditoría administrativa», la cual, en sus palabras, consistía en:

«Una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.»

James O. McKinsey (1935)

En 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señaló que:

«La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa.»

George R. Terry (1953)

En 1955, Harold Koontz y Cyril O’Donnell, también en sus Principios de Administración, propusieron la autoauditoría como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a:

«Evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.»

Harold Koontz y Cyril O’Donnell (1955)

Conceptos de Auditoría Administrativa

«Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.»

Leonard, W.P. (1991)

«Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.»

Fernández, A. (1992)

Objetivos de la Auditoría de Gestión

• De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
• De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
• De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
• De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
• De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
• De cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
• De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
• De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Principios de la Auditoría de Gestión

a) Sentido de la Evaluación

La auditoría de gestión no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas en la ejecución de sus respectivos trabajos. Se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales, y de verificar si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen de forma económica.

b) Importancia del Proceso de Verificación

Una responsabilidad de la auditoría de gestión es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría de gestión respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información en terreno, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

c) Habilidad para Pensar en Términos Administrativos

El auditor administrativo deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, lo cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

Clases de Auditoría

Auditoría Operativa

Es la auditoría de las áreas de enfoque relativas, entre las cuales tenemos:

• Auditoría General: Es el examen constructivo de una empresa o ente.
• Auditoría Administrativa: Es el examen que se realiza para ver la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa de la empresa. También la auditoría operativa es el examen de una empresa o parte de ella con la finalidad de evaluar la eficiencia, efectividad y economía de sus actividades en función de los objetivos o metas trazadas, comprendiendo básicamente la evaluación de los controles administrativos.

Auditoría Gubernamental

Es aquella que se aplica en las entidades públicas y es efectuada por la Contraloría General de la República y otros organismos u oficinas de auditoría interna. Su objetivo principal es el de evaluar los recursos humanos y financieros de acuerdo con los objetivos vigentes. Según el personal:

• Auditoría Interna: Es aquella que realiza el profesional que es remunerado por la misma empresa.
• Auditoría Externa: Se refiere a los exámenes de auditoría que realizan las firmas independientes.

Clases de Control y Cualidades del Auditor

Clases de Control

Control Previo

Conjunto de procedimientos y acciones que se adoptan antes de la ocurrencia real en los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.

Control Concurrente

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de ejecución de los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurren. En otras palabras, puede ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

Control Posterior

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable. El control posterior implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando, de manera que puedan hacerse correcciones.

Cualidades del Auditor

En un auditor recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoría dependen en gran medida del profesionalismo y la sensibilidad del auditor.

Habilidades y Destrezas

De forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el auditor debe contar con otros tipos de cualidades determinantes en su actividad, referidas a recursos personales, producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos de su carácter.

La expresión de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, pero es conveniente que quien asuma la tarea de cumplir con la función de auditor, posea las siguientes características:

• Actitud positiva
• Saber escuchar
• Experiencia
• Creatividad
• Mente analítica
• Estabilidad emocional
• Imaginación
• Iniciativa
• Objetividad
• Discreción

Experiencia

Uno de los elementos fundamentales a destacar entre las características del auditor es su experiencia laboral, ya que de ella depende en gran medida el cuidado y la diligencia profesionales que emplea para determinar la profundidad de sus observaciones.

Debido a la naturaleza de la función que desempeña, existen varios campos que debe dominar:

Conocimiento de las Áreas Sustantivas de la Organización

El dominio de este campo está referido a la experiencia que brinda el contacto día con día con las iniciativas o programas orientados a la producción de resultados para la organización, de acuerdo con su objeto o atribuciones primordiales.

Conocimiento de las Áreas Adjetivas de la Organización

La competencia en este rubro se deriva de la aplicación continua de las medidas de orden administrativo giradas para el empleo puntual de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, como soporte a las áreas o proyectos sustantivos en la organización.

Conocimiento por Esfuerzos Anteriores

El entendimiento del proceso de aplicación de una auditoría, como producto del conocimiento adquirido en experiencias anteriores, puede ser:

• En la organización bajo estudio: Condición que favorece significativamente, porque abre la posibilidad de capitalizar la experiencia adquirida en estudios análogos llevados a cabo previamente.
• En otras instituciones: Factor que permite establecer un marco de referencia basado en la experiencia que otorga el conocimiento de tareas similares realizadas en organizaciones.

Bases Normativas de la Auditoría Administrativa

a) Base Normativa General

La auditoría administrativa se encuentra bajo el marco legal de las NAGAS (Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas), así como de los Principios Fundamentales de la Administración y la legislación inherente a la profesión y a la Auditoría, que aseguran una práctica honesta y adecuada.

b) Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS)

Son los principios fundamentales de auditoría que deben aplicar los auditores durante el proceso de auditoría y cuyo cumplimiento garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.

c) Principios Fundamentales de la Administración

Los 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia, entre los que destacan la disciplina, la autoridad y la correcta delimitación de funciones. Son los siguientes:

1. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones.
2. Autoridad: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo.
3. Unidad de Dirección: Se debe generar un programa para cada actividad.
4. Centralización: La concentración de la autoridad en la toma de decisiones.
5. Subordinación del Interés Particular al General: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades.
6. Disciplina: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, así como los acuerdos de convivencia.
7. División del Trabajo: La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa.
8. Orden: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él.
9. Jerarquía: El organigrama y la jerarquía de cargos deben estar claramente definidos y expuestos.
10. Justa Remuneración: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración, la cual debe ser asignada de acuerdo con el trabajo realizado.
11. Equidad: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento oportuno.
12. Estabilidad: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para el funcionamiento eficiente de la empresa.
13. Iniciativa: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos.
14. Espíritu de Cuerpo: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, lo que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

d) Marco Legal Específico

La Ley N° 22087 de creación del Colegio Profesional del Licenciado en Administración y el D.S N° 020-2006-ED, que aprueban su Reglamento y Estatuto, establecen el ámbito profesional del Licenciado en Administración y su responsabilidad de encontrarse colegiado y hábil para el ejercicio de sus funciones, respetando el Código de Ética.

Aplicación de la Auditoría Administrativa

En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea esta pública, privada o social.

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

1. Entidades del Estado
2. Entidad Paraestatal
3. Organismos Autónomos
4. Gobiernos Regionales
5. Gobiernos Municipales
6. Entidades Públicas Mixtas

a) Normas Personales del Auditor Administrativo

Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.

• Entrenamiento técnico y capacidad profesional: El trabajo de auditoría, cuya finalidad es la de emitir una opinión profesional independiente, debe ser desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente expedido y reconocido, y que posean entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
• Cuidado y diligencia profesionales: El auditor está obligado a ejercer cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
• Independencia: El auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.

b) Normas que Rigen la Ejecución de la Auditoría Administrativa

De acuerdo con las normas de ejecución del trabajo, que son los elementos básicos y fundamentales en la ejecución del trabajo, constituyen la especificación particular de la exigencia de cuidado y diligencia con que debe efectuarse esta auditoría, tales como:

• Planeación y supervisión: El trabajo debe ser planeado adecuadamente, y los ayudantes deben ser supervisados de forma apropiada.
• Estudio y evaluación del control interno: El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, para determinar el grado de confianza que va a depositar en este, y determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.
• Obtención de evidencia suficiente y competente: Mediante sus procedimientos de auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que se requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.

c) Normas que Rigen la Preparación del Informe

¿Qué son las Normas que rigen la preparación del informe?

Las normas que rigen la preparación del informe son un conjunto de reglas a seguir que se aplican para la preparación del informe.

¿Qué comprenden las Normas que rigen la preparación del informe?

Las normas que rigen la preparación del informe comprenden:

1. Principios Fundamentales de la Administración.
2. Consistencia.
3. Revelación suficiente.
4. Opinión del auditor.

¿Cuál es la necesidad e importancia de las Normas que rigen la preparación del informe?

De manera global, las normas que rigen la preparación del informe son importantes porque a través de ellas el auditor prepara el informe de modo que pueda emitir una opinión pertinente acerca del estado de la empresa.

De manera individual, podemos indicar:

1. Los principios de la administración son importantes porque, de acuerdo con ellos, el auditor expresa si la gestión de la empresa está desarrollando sus actividades con eficiencia y eficacia.
2. La consistencia en la investigación del trabajo de auditoría es crucial, ya que a través de ella se estructura correctamente el informe.
3. Los procesos que desarrolla la empresa son indispensables, pues deben revelar información suficiente para que el auditor pueda emitir su opinión.
4. Es importante la opinión del auditor porque refleja la situación real de la empresa.

d) Normas de la Auditoría Administrativa

Denominadas Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS), son los principios fundamentales de auditoría que deben aplicar los auditores durante el proceso de auditoría y cuyo cumplimiento garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. Las NAGAS tienen su origen en los Boletines (Statement on Auditing Standards o SAS), emitidos por el Comité de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos de los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.

Las normas de auditoría son lineamientos por medio de los cuales se regula la calidad del trabajo del auditor y pueden ser:

1. Normas personales o generales: Contempladas también en los Códigos de Ética de otras profesiones, se refieren a la calidad del trabajo y a las cualidades que el auditor debe tener para poder realizar todo el estudio. Tienen carácter general y se aplican al proceso del examen. Estas normas se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona y regulan los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como auditor.
2. Normas de Ejecución del Trabajo de Auditoría: Estas normas son más específicas y regulan la forma del trabajo del auditor durante el desarrollo de la auditoría en sus diferentes fases (planeamiento, trabajo de campo y elaboración del informe). El propósito principal de este grupo de normas se orienta a que el auditor obtenga la evidencia suficiente en sus papeles de trabajo para apoyar su opinión sobre la confiabilidad, para lo cual se requiere previamente un adecuado planeamiento estratégico y evaluación de los controles internos.
3. Normas de Preparación del Informe: Estas normas regulan la última fase del proceso de auditoría, es decir, la elaboración del informe, para lo cual el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldadas en sus papeles de trabajo. Por ello exigen que el informe exponga de qué forma se presenta la gestión y el grado de responsabilidad que asume el auditor.

Norma sobre Registros de Sociedades de Auditoría

Las sociedades de auditoría, para efectos de esta Ley, son las personas jurídicas calificadas e independientes en la realización de labores de control posterior externo, que son designadas por la Contraloría General, previo concurso público de méritos, y contratadas por las entidades para examinar sus actividades y operaciones, opinar sobre la razonabilidad de sus estados financieros, así como evaluar la gestión, captación y uso de los recursos asignados.

El proceso de designación y contratación de las sociedades de auditoría, el seguimiento y evaluación de informes, las responsabilidades, así como su registro, son regulados por la Contraloría General.

Fuente:Congreso de la República del Perú (2002). Ley N° 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de La Contraloría General De La República. Lima: Diario Oficial El Peruano. 22 de julio de 2002. N° 226885 p.