Elementos Clave de las Organizaciones

• Misión: Marca un camino a seguir y, por lo tanto, debe ser concreta, alcanzable y sin ambigüedad. Caso práctico: ¿Qué hace esta organización? ¿Por qué existe? ¿A qué apunta? ¿Qué camino quiere seguir?
• Visión: Una idealización (no tiene que ser realista ni alcanzable). Caso práctico: ¿Cuál es el sueño/aspiración máxima?
• Objetivo: Situación a alcanzar por la organización. Caso práctico: ¿Qué van a hacer para alcanzar la misión? ¿Cuáles son los objetivos que tienen para realizar para cumplir con los logros?
• Metas: Definen cuáles son los pasos a seguir para cumplir el objetivo. Caso práctico: ¿Qué tienen que cumplir primero? ¿Cuáles son los pasos a seguir para cumplir el objetivo?
• Recursos: Todo lo que necesita la organización para funcionar. Caso práctico: ¿Con qué cuenta la organización? ¿Cuánta cantidad de empleados, qué infraestructura tiene?

Mecanismos de Coordinación Organizacional

• • Ajuste Mutuo o Adaptación Mutua: Los miembros del grupo se ponen de acuerdo entre ellos sobre cómo hacer el trabajo; solo funciona en grupos de hasta 6 personas. Caso práctico: ¿El grupo tiene 6 personas o menos? ¿No hay jefe que les diga cómo trabajar? ¿La tarea requiere que haya un supervisor que dirija?
  • Supervisión Directa: Alguien da las órdenes y dice cómo se tiene que trabajar; se usa cuando el grupo supera las 6 personas o cuando la tarea es compleja y necesita control. Caso práctico: ¿Hay una persona que da las instrucciones? ¿Son más de 6 personas? ¿La tarea requiere que haya un supervisor que dirija?
  • Estandarización de Procesos: Se estandariza el procedimiento, cómo se tiene que hacer algo. Caso práctico: ¿Está definido paso a paso cómo se hace el trabajo?
  • Estandarización de Resultados: Lo que importa es el resultado final, no importa cómo se llega a él. Caso práctico: ¿El foco está en cumplir con objetivos o entregas? ¿Se permite elegir el método si se cumple el resultado?
  • Estandarización de Conocimientos: Se espera que quien trabaja sepa hacerlo porque tiene la formación o experiencia previa. Caso práctico: ¿Se espera que el empleado ya sepa cómo trabajar por su formación? ¿No se capacita internamente porque se contrata a gente con experiencia?
  • Estandarización de Reglas o Normas: Hay reglamentos o normas de convivencia internas que regulan cómo comportarse. Caso práctico: ¿Hay normas escritas sobre la conducta en la organización? ¿Hay reglas formales que todos tienen que seguir?

Funciones Esenciales de la Administración

• Planificar: Se fija un objetivo a futuro. Caso práctico: ¿Está diciendo que quieren lograr más adelante? ¿Hay una meta clara?
• Organizar: Se define cómo lograr el objetivo. Caso práctico: ¿Están repartiendo tareas? ¿Están diciendo qué hace cada uno y con qué materiales?
• Coordinar: Se asegura que todo funcione tal cual fue previsto. Caso práctico: ¿Están revisando que todo se esté haciendo bien entre áreas?
• Dirigir: Que haya un responsable y dé las órdenes. Caso práctico: ¿Alguien está mandando o guiando a un grupo?
• Controlar: Se verifica que los resultados sean los esperados y se corrige si hace falta. Caso práctico: ¿Está chequeando que se cumpla lo planeado?

Las Seis Actividades de la Organización según Fayol

Henri Fayol, creador de la teoría administrativa general e industrial, dividió a la organización en seis actividades fundamentales:

1. Técnicas: Son las que tienen que ver con la producción. Una empresa que tiene actividad técnica fabrica un producto para que después sea vendido.
2. Comerciales: Fabrica y vende, o no fabrica y vende (compra y revende).
3. Financieras: Tienen que ver con el manejo del dinero que la organización tiene disponible para ser utilizado; es decir, qué se hace con el dinero que se tiene listo y disponible para ser utilizado. Encargada de determinar en qué se aplica el dinero que tiene la organización.
4. Contables: Análisis de costos, de precios, confección de presupuestos, proyecciones; le da a la dirección la posibilidad de generar un balance.
5. Seguridad: La protección tanto de las personas que están trabajando dentro de la organización como de las herramientas, máquinas de trabajo e infraestructura. La función busca minimizar al máximo posible la posibilidad de que los empleados sufran un accidente.
6. Administrativas: Incluyen planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar. Fayol asegura que si la administración funciona de manera eficiente, la organización en su totalidad funcionará de manera eficiente. Para Fayol, la administración se encuentra dentro de cada una de las actividades u operaciones, porque cada una necesita planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar.

Elementos y Tipos de Sistemas Organizacionales

• Input: Los recursos que ingresan al sistema. Caso práctico: ¿Se menciona qué necesita la organización para producir? ¿Qué recursos utiliza? (mano de obra, infraestructura, capital).
• Output: Lo que produce. Caso práctico: ¿Se habla de lo que produce o entrega la organización?
• Feedback: Intercambio con el cliente, permite ajustes. Caso práctico: ¿Reciben comentarios, resultados, datos o experiencias que usan para mejorar?

Clasificación de Sistemas

Los sistemas se pueden clasificar en:

• Sistema Abierto: Continua interacción con el entorno.
• Sistema Cerrado: La interacción no existe (las organizaciones cerradas ya no existen).

Homeostasis: La empresa sigue siempre el mismo camino. Caso práctico: No cambia el objetivo ni el rubro de la organización; por ejemplo, vendían dulce de leche y ahora helado de dulce de leche.

Adaptabilidad: Rompe el status quo y crea uno nuevo. Caso práctico: Cambia el objetivo y el rubro de la organización; por ejemplo, vendían dulce de leche y ahora zapatos.

Teoría Bifactorial de Herzberg: Satisfacción y Motivación

• Factores de Satisfacción (Motivacionales): Están dentro del trabajo en sí; cuando están presentes, motivan y dan satisfacción. Caso práctico: Te dan un proyecto desafiante que te encanta = estás motivado/a.
• Factores de Insatisfacción (Higiene): Están fuera del trabajo, son del entorno; cuando faltan, generan insatisfacción, pero no motivan. Evitan el malestar, pero no generan felicidad. Caso práctico: Si te aumentan el sueldo, estás conforme, pero eso no significa que ames tu trabajo.

Impulsos Motivacionales en el Ámbito Laboral

• Logro: Cumplir objetivos o tareas para que la persona se sienta exitosa. Caso práctico: Persona que quiere entregar todo antes de la fecha límite y después pide más y nuevas tareas.
• Competencia: Va a buscar hacer más tareas y destacarse por la calidad y NO cantidad. Caso práctico: Persona super detallada, hace lo justo y necesario pero lo hace perfecto y prolijo, se destaca por la calidad y sigue trabajando igual por reconocimiento del superior.
• Afiliación: Una persona se siente motivada por los vínculos sociales, no por la tarea en sí. Caso práctico: Persona que va a trabajar feliz porque lo motiva el hecho de ver a los compañeros.
• Poder: Una persona puede influir en la conducta de otra o de los demás; quiere que el resto haga lo que él quiere. Caso práctico: Persona que disfruta cuando lidera proyectos o toma decisiones importantes e influye en los demás para que hagan las cosas como él quiere.

Características Fundamentales de la Burocracia

1. Centralización: Todas las decisiones importantes las toma la cumbre. Caso práctico: ¿Los empleados solo ejecutan tareas sin tomar decisiones? ¿Todo lo define la alta dirección?
2. Carácter legal de normas y reglamentos: Está escrito cómo actuar, qué hacer y cómo comportarse. Caso práctico: ¿Hay un reglamento interno detallado que todos deben seguir?
3. Carácter formal de las comunicaciones: Solo se puede comunicar por medios autorizados, como correos formales, etc. Caso práctico: ¿Solo se permite la comunicación laboral en horarios de oficina?
4. Racionalidad en la división del trabajo: El trabajo se reparte de forma lógica y equitativa. Caso práctico: ¿Cada persona tiene tareas claras y equilibradas? ¿Todos están ocupados aportando al mismo tiempo?
5. Impersonalidad en las relaciones de trabajo: No importa quién esté ocupando un cargo, todos deben seguir las mismas reglas. Caso práctico: ¿Las decisiones se toman por el cargo y no por la afinidad personal? ¿Las reglas se aplican igual para todos?
6. Jerarquía bien establecida de la autoridad: Hay una estructura vertical escrita; nadie se salta a su superior. Caso práctico: ¿Los empleados no pueden hablar con alguien de mayor jerarquía sin pasar por su jefe directo?
7. Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guías y manuales: Todo está definido con anticipación: guías, manuales, instructivos. Caso práctico: ¿Las tareas están totalmente regladas? ¿Los empleados no pueden improvisar?
8. Competencia técnica y meritocracia: Se asciende por capacidad y esfuerzo, no por antigüedad o amistad. Caso práctico: ¿Los ascensos o ingresos se basan en conocimientos, formación o rendimientos?
9. Especialización de la administración y de los administradores (como clase separada y diferenciada): Administrar es una tarea profesional, no puede hacerlo cualquiera, ni el dueño. Caso práctico: ¿La administración está en manos de personas capacitadas que no son familiares ni improvisados?
10. Profesionalización de los participantes: Se necesita de los mejores, de los que mayor trayectoria y experiencia tengan en las áreas a ser desarrolladas; aquí se utiliza la selección de tipo formal de los empleados.
11. Completa previsibilidad del funcionamiento: El sistema burocrático busca que todas las acciones y resultados sean predecibles gracias a la estandarización y las reglas. Caso práctico: ¿Los procesos siempre arrojan los mismos resultados si se siguen los pasos establecidos? ¿Es posible anticipar el comportamiento de la organización?