Gestión de Compras y Aprovisionamientos

Proceso de Compra de Mercaderías

Recepción de Orden de Reposición:

• Consulta el listado de empresas proveedoras.
• Realiza el pedido por duplicado en FACTUSOL.
• Registra el pedido en el sistema de Control de Pedidos.
• Una copia se archiva en la carpeta de Pedidos Pendientes de Recibir con la orden de reposición.
• Una copia se deposita en el área de Recepción de Salidas.

Recepción de Factura de la Empresa Proveedora

Recepción de Factura del Proveedor:

• Busca el albarán en Albaranes Pendientes de Factura.
• Comprueba que la factura es correcta.
• Anota la factura en el Registro de Facturas Recibidas.
• Completa los datos en el sistema de Control de Pedidos.
• Genera la factura en FACTUSOL.
• Entrega la factura en el departamento de Contabilidad.
• Archiva el albarán, pedido y orden de reposición en la carpeta de Compras.

Proceso de Compra de Otros Aprovisionamientos

Recepción de Nota Interna de Compra de Material:

• Elabora una lista por orden de prioridad.
• Busca empresas proveedoras para realizar las compras.
• Realiza los pedidos (por duplicado).
• Registra en el sistema de Compras de Otros Aprovisionamientos.
• Archiva una copia en Pedidos Pendientes de Recibir.
• Deposita una copia en el área de Recepción de Salidas.

Recepción de Factura de Compras de Otros Aprovisionamientos

Recepción de Factura de Compras de Material:

• Busca el albarán en Albaranes Pendientes de Factura.
• Comprueba que la factura es correcta.
• Anota la factura en el Registro de Facturas Recibidas.
• Completa los datos en el sistema de Compras de Otros Aprovisionamientos.
• Entrega la factura en el departamento de Contabilidad.
• Archiva el albarán, pedido y nota interna de compras en la carpeta de Compras.

Estrategias y Operaciones del Departamento de Ventas

Objetivos del Departamento de Ventas

• Establecer los precios de venta de todos los productos, considerando su costo para garantizar la obtención de beneficio.
• Realizar una previsión de ventas, así como su seguimiento y control.
• Mantener buenas relaciones con la clientela, buscando fidelizar a la existente y realizar acciones publicitarias y de marketing para ampliar la base de clientes.
• Mantener un registro actualizado del fichero de clientes con las condiciones ofrecidas y las posibles incidencias surgidas (retrasos en el pago, reclamaciones, etc.).
• Informar al departamento de Compras sobre los productos más demandados por la clientela y aquellos que hayan sido objeto de reclamaciones por falta de calidad.
• Establecer un adecuado flujo de información con el departamento de Almacén para asegurar la disponibilidad de stock suficiente para atender la demanda.

Funciones Clave del Departamento de Ventas

Gestión de Pedidos

Cuando el departamento de Ventas recibe los pedidos de la clientela, debe proceder a registrarlos en el programa de gestión utilizado y en el sistema de Control de Pedidos. Una vez registrados, deberá entregarlos al Almacén para que sean servidos a la clientela.

Gestión del Transporte en Ventas

Para efectuar la entrega de la mercancía adquirida por un cliente, es necesario que el departamento de Ventas gestione las operaciones relacionadas con el transporte. La empresa puede optar por realizarlo con vehículos propios o contratar servicios de transporte externos.

Facturación de Pedidos

Una vez que se tenga constancia de la recepción y conformidad del pedido por parte del cliente, se procederá a la emisión de la factura. Esta suele realizarse con el programa de gestión comercial utilizado por la empresa.

Rectificación de Facturas: Devoluciones y Descuentos Posteriores

Este proceso puede ser necesario en casos de devolución de mercancías o aplicación de descuentos posteriores a la emisión de la factura original.

Comunicación del Departamento de Ventas

• Informar al cliente mediante la oferta de productos y condiciones.
• Aceptar un pedido, acusando recibo del mismo.
• Disculparse por no poder atender un pedido, ya sea por falta de existencias (indicando la fecha estimada de envío) o porque no se fabrica el modelo solicitado (se pueden ofrecer otros productos similares para no perder la venta).
• Comunicar el envío de la factura correspondiente, ya sea por carta o mediante un breve correo electrónico si se envía la factura electrónica.

Atención de Reclamaciones

El departamento de Ventas debe atender las reclamaciones de la clientela por diversos motivos, como retrasos en el envío, errores o deterioro en las mercancías entregadas, deficiente servicio de entrega, o errores en las facturas enviadas. El proceso es el siguiente:

1. Primero, se analizarán las causas de la reclamación recibida para averiguar si es o no justificada.
2. Si es justificada, se debe ofrecer al cliente una solución al problema o subsanar el error a la mayor brevedad, pidiendo disculpas y proporcionando una explicación.

Calidad del Servicio al Cliente

Actividades para la Satisfacción del Cliente

Para conseguir la satisfacción del cliente, se deben llevar a cabo las siguientes actividades:

1. Establecer un contacto continuo con la clientela para conocer sus necesidades y expectativas.
2. Informar al personal de los procedimientos que deben seguirse en cada proceso realizado.
3. Convencer al personal de la importancia de realizar un seguimiento y un control del trabajo.
4. Elaborar periódicamente un análisis de los resultados obtenidos.
5. Realizar encuestas de satisfacción a la clientela para conocer su valoración sobre nuestro producto o servicio.

Ejemplo: Si la clientela demanda una nueva línea de productos, al detectarlo, se debe intentar ofrecerla para evitar la pérdida de clientes.