Planificación de las Compras: Estrategia y Gestión Eficiente

Introducción a la Gestión de Compras

Cuando una empresa necesita adquirir bienes o contratar servicios, debe llevar a cabo una serie de acciones clave:

• Estudio de mercado.
• Localización de fuentes de suministro.
• Comparación de precios y servicios.
• Entre otras.

Estas son, entre otras, las funciones esenciales del departamento de compras.

La gestión de compras es un proceso complejo que trasciende la mera negociación y burocracia. Una gestión de compras eficiente permite:

• Ahorro de costes.
• Satisfacción del cliente, garantizando entregas en tiempo y cantidad.
• Obtención de beneficios directos.
• Y más.

En definitiva, la gestión de compras es un factor decisivo para el éxito o fracaso de una empresa.

Objetivos de Aprendizaje

• Conocer las funciones del departamento de compras y los objetivos que debe alcanzar.
• Comprender la organización del departamento según la actividad principal de la empresa.
• Identificar las fases del proceso de compras y localizar proveedores adecuados para el aprovisionamiento de la empresa.
• Elaborar solicitudes de ofertas y presupuestos, así como analizar y comparar las propuestas recibidas de diversos proveedores.

Organización Comercial y el Rol del Departamento de Compras

Independientemente de la actividad que desarrolle, toda empresa cuenta con un departamento comercial dentro de su estructura organizacional. Este, a su vez, puede subdividirse en varios departamentos clave (compras, almacén, fabricación, ventas, marketing, etc.). En estos casos, mientras el departamento comercial asume las actividades relacionadas con las ventas, la función del departamento de compras se centra en cubrir las necesidades de la cadena de fabricación.

El departamento de compras es el responsable de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y para el logro de los objetivos establecidos.

Figura 3.1. Organigrama del Departamento de Compras en una Empresa Industrial y su Interconexión

Como se puede observar en el organigrama anterior, la interconexión es fundamental:

• El Departamento Técnico (Fabricación) se relaciona con el Departamento de Compras para la adquisición de las materias primas (MP) necesarias.
• El personal de Almacén informa al jefe de compras sobre los niveles de existencias para la realización de pedidos, mientras que el jefe de Producción comunica las características y la calidad de los materiales requeridos.
• El centro de Fabricación debe operar al ritmo de la demanda, información que proviene del Departamento de Ventas.
• El Departamento Financiero gestiona el capital disponible y determina los plazos de pago.
• Aunque el Departamento de Compras adquiere los materiales o productos necesarios, el Departamento Financiero es quien aprueba el presupuesto.

Para que una empresa pueda gestionar sus recursos y realizar sus actividades con el mínimo coste, es imprescindible que exista una óptima organización, conexión y flujos de información fluidos entre todos sus departamentos.

Importancia Estratégica de las Compras Cuando una empresa busca mantener o incrementar su cuota de mercado, considera las compras como un arma estratégica. La optimización de las funciones de compras es clave para ganar competitividad frente a otras empresas. Una buena gestión de compras permite incrementar los beneficios en ventas gracias a la reducción de costes.

Figura 3.2. Organigrama de una Empresa Comercial

Las empresas mayoristas compran directamente al fabricante. En este modelo, el personal de compras puede no requerir una cualificación tan especializada como en otros sectores. Sin embargo, el personal de ventas debe estar altamente preparado y poseer un profundo conocimiento del mercado (puntos de venta potenciales, productos demandados, tendencias, etc.).

En este tipo de empresas, el presupuesto de compras a menudo no es aprobado directamente por el departamento financiero, ya que los pagos pueden realizarse con los ingresos generados por las propias ventas.

La información entre los departamentos de ventas, almacén y compras debe ser fluida para garantizar una atención constante a la demanda.

Departamento de Compras: Objetivos y Funciones Clave

El departamento de compras recibe las solicitudes de materiales de otros departamentos o secciones, busca proveedores y realiza las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa de manera oportuna.

Objetivos Estratégicos del Departamento de Compras

• Buscar proveedores competitivos que ofrezcan la mejor calidad y garanticen los plazos de entrega.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para asegurar la satisfacción del cliente final.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio y negociar para disminuir el coste global de adquisición.
• Asegurar los suministros a tiempo (Just-in-Time) para que los materiales estén disponibles exactamente cuando se necesitan.
• Mantener los inventarios al mínimo, minimizando así los costes de almacenaje.
• Colaborar con otras áreas de la empresa, intercambiando información para obtener productos de calidad y competitivos.

Funciones Principales del Departamento de Compras

• Recibir las solicitudes de artículos y materiales, buscar proveedores y gestionar las compras.
• Analizar las tendencias del mercado y la competencia, anticipándose a posibles cambios.
• Realizar el seguimiento de los pedidos y supervisar los métodos de almacenamiento de la empresa.
• Mantener relaciones eficientes con los proveedores para asegurar que los envíos lleguen a los inventarios de la empresa en el momento oportuno.
• Buscar soluciones para optimizar los costes y actuar en coordinación con otros departamentos o secciones.

Recursos Humanos del Departamento de Compras

La dirección de la empresa decide el personal necesario en el departamento de compras en función de factores clave como el tamaño de la compañía y las actividades asignadas a esta sección. Generalmente, el personal de compras está compuesto por el jefe de compras y un equipo de compradores que operan bajo sus órdenes.

El jefe de compras es el responsable de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones principales incluyen:

• Fijar los objetivos a alcanzar en cada período y elaborar el presupuesto.
• Organizar su departamento de forma eficaz y eficiente, controlar y evaluar la consecución de objetivos, y aplicar medidas correctoras.
• Recibir las solicitudes de material; buscar las fuentes de suministro que mejor se adapten a las necesidades y evaluar las ofertas, eligiendo a los proveedores más adecuados.
• Comunicar las compras realizadas y transferir la documentación pertinente al departamento de administración.
• Informar sobre los cambios que puedan afectar la calidad, los precios o la continuidad del servicio, y controlar que los proveedores cumplan los plazos de entrega.

Jerarquía del Departamento de Compras

El Proceso de Compras: Fases y Clasificación

Fases Clave del Proceso de Compras

• Planificar las compras: Estudiar las necesidades y buscar fuentes de suministro antes de que surja la demanda.
• Analizar las necesidades: Establecer las prioridades de las peticiones emitidas por el personal de almacén o ventas.
• Solicitar ofertas y presupuestos: Especialmente relevante en compras de alto coste, adquisición de un producto nuevo o al trabajar con un proveedor nuevo.
• Evaluar las ofertas y seleccionar al proveedor.
• Negociar las condiciones de compra: Incluye cantidad mínima o máxima, forma de pago, gastos de embalaje, fecha de entrega, y políticas de reposiciones o devoluciones de excedentes.
• Solicitar el pedido: Puede ser un pedido en firme o un contrato de compraventa/suministro para entregas periódicas.
• Hacer seguimiento del pedido y los acuerdos: Verificar la cantidad, calidad y tiempo de entrega.

En ocasiones, el proceso de compra puede ser largo y complejo, requiriendo información o respuestas de otras empresas. Sin embargo, cuando se adquieren bienes o suministros repetitivos, el proceso de compras no necesariamente pasa por todas estas etapas.

Clasificación de las Compras según su Naturaleza

Las compras se originan a partir de diversas necesidades, lo que permite establecer la siguiente clasificación:

• Especiales: Adquisición de bienes de uso que no se destinan a la reventa (ej. maquinaria, vehículos, mobiliario). Normalmente, se consulta con los usuarios finales.
• Anticipadas: Se realizan antes de que surja la necesidad real, previendo un uso a medio o largo plazo. Es una estrategia aplicable a productos básicos o ciertas mercancías.
• Estacionales: Compras de productos de temporada, planificadas a partir de las ventas del mismo período del año anterior (ej. libros de texto).

Muchas compras estacionales pueden transformarse en compras anticipadas. Esta es una estrategia de los fabricantes que conceden a sus clientes ventajas (precios especiales, descuentos o aplazamiento del pago hasta que se realicen las ventas). El fabricante entrega la mercancía al mayorista o detallista con antelación a la temporada, evitando así incrementar sus costes de almacenaje.

• Rutinarias: Compras de artículos con entrega diaria o semanal en pequeñas cantidades, destinadas a cubrir las necesidades del «día a día» con una inversión de bajo riesgo (ej. pan, leche).
• De Oportunidad: Se realizan al encontrar artículos a precios de «ganga». La inversión puede ser arriesgada, pero si el resultado es positivo, generará un beneficio extra.
• De Urgencia: Destinadas a cubrir necesidades inmediatas, como la falta de existencias, o como solución estratégica para satisfacer la demanda ante cambios rápidos en el mercado o la moda. Suelen ser de poco volumen y no se benefician de descuentos por grandes cantidades.

Una ventaja de las compras de urgencia es que, si el producto no se vende bien, las pérdidas no son significativas, ya que el comerciante invierte pequeñas cantidades.

Búsqueda y Selección de Proveedores Estratégicos

El personal encargado del aprovisionamiento debe planificar las compras incluso antes de recibir un encargo específico, manteniendo actualizado un fichero con empresas cuyos productos y servicios puedan ser de interés. Las fuentes de suministro o proveedores potenciales pueden encontrarse a través de diversas vías:

• Internet, utilizando buscadores como Google o páginas web especializadas.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Bases de datos de Organismos Oficiales y Cámaras de Comercio.
• Prensa y revistas especializadas, a menudo difundidas por suscripción.
• Guías telefónicas (aunque su uso es cada vez menor).
• Información de empresas especializadas en gestión de bases de datos.
• Anuncios en prensa, radio y televisión.

Cuando se requiere un contacto directo con el proveedor para obtener más información o solicitar una compra, los métodos más utilizados son:

• Entrevista con representantes del proveedor: El comprador se entrevista con los vendedores o representantes de la empresa suministradora. Esto permite obtener información detallada sobre productos, ventas o existencias, y consultar con el personal de producción, ventas o financiero antes de decidir la compra.
• Visitar mercados centrales: Ubicados en polígonos industriales de grandes ciudades, son zonas que concentran fábricas de determinados productos. En estos mercados, el comprador puede visitar a varios proveedores y observar exposiciones permanentes de fabricantes.
• Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, las últimas innovaciones o la tecnología más puntera. Además de adquirir productos de diversos fabricantes, se pueden localizar nuevas fuentes de suministro.
• Acudir a oficinas de compra: Son centros de venta establecidos por el fabricante en una ciudad para tener representación en un mercado central, especialmente cuando la empresa se encuentra a gran distancia. Los servicios que ofrecen estas oficinas de compras o «Centrales de Compra» incluyen: información sobre precios y presupuestos, actualizaciones en el diseño del producto, gestión de pedidos y verificación de la entrega.
• Visitar importadores mayoristas: Son empresas que, dentro del país, ofrecen productos de marcas extranjeras a precios razonables. Normalmente se ubican en grandes ciudades o zonas costeras y venden a comerciantes y consumidores los artículos que importan.

El Boletín de Compras: Gestión Interna y Priorización

El Boletín de Compras es un documento interno elaborado por el departamento o sección que necesita adquirir materiales. En él se detallan las características de los productos requeridos y la fecha de disponibilidad necesaria. Este documento se envía al departamento de compras para que realice las gestiones pertinentes.

Una vez recibidos los boletines, se procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo. El proceso suele ser el siguiente:

1. Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
2. Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se compra por primera vez. Si es una compra rutinaria, el proceso es más ágil; de lo contrario, es necesario solicitar varias ofertas y elegir al proveedor.
3. Clasificar los boletines por tipo de material (homogéneos, adquiridos a un proveedor exclusivo, suministrados por varios proveedores o productos importados).
4. Consultar con el futuro usuario antes de realizar el pedido, especialmente si se trata de un bien para el uso específico de un departamento o sección.

Los siguientes pasos a considerar serían:

• Decidir la calidad que deben reunir los productos.
• Determinar la cantidad a solicitar.
• Establecer el plazo de entrega, condiciones financieras, etc.

Las decisiones sobre la cantidad del pedido o la conveniencia de realizar un solo pedido en varias entregas afectarán al resto del proceso de compras. Por ello, se utiliza información de los archivos de la empresa, junto con el sistema de almacenaje, la política de compras y la situación económica general.

Solicitud de Ofertas y Presupuestos: Proceso y Criterios

La solicitud de ofertas y presupuestos se realiza en diversas situaciones, como cuando la empresa:

• Inicia por primera vez la actividad: La empresa es nueva y necesita buscar todo tipo de proveedores.
• Necesita comprar un producto nuevo.
• No está satisfecha con los proveedores habituales.
• Quiere ampliar la cartera de proveedores: La empresa trabaja con un número limitado de proveedores y busca mejorar la gestión comercial o anticiparse a situaciones de desabastecimiento.
• Recibe publicidad de una empresa recién establecida.

Es importante considerar que el proceso de petición de ofertas tiene un coste, por lo que se debe evitar contactar a proveedores que probablemente rechacen la solicitud.

Información Clave a Solicitar en Ofertas y Presupuestos

Una vez elaborado el listado de proveedores potenciales, es fundamental contactar con ellos para solicitar la información necesaria. La información solicitada debe girar en torno a tres aspectos fundamentales:

• Condiciones económicas: Precio unitario y por lotes, descuentos, gastos de envases, embalajes, transporte y seguro, forma de pago, etc.
• Condiciones técnicas: Características, calidad, garantía, formación de usuarios, instalación y montaje, repuestos y mantenimiento.
• Servicios posventa: Plazo de entrega y reaprovisionamiento, devolución de excedentes, revisión de precios y otros servicios adicionales.

Además de la información anterior, es recomendable solicitar catálogos, muestras y presupuestos detallados, indicando una fecha límite para la respuesta. También es conveniente comunicarles que se está solicitando información a otros proveedores y cuál será el criterio de evaluación de las ofertas recibidas.

Cálculo del Coste Unitario en el Presupuesto de Compras

El presupuesto enviado por el proveedor generalmente indica el precio unitario por artículo o por lotes, pero también refleja el importe global de los gastos. Para comparar eficazmente las ofertas de varios proveedores, es fundamental conocer el coste unitario real.

Métodos para el Cálculo del Coste Unitario

• Prorrateo de gastos comunes: Consiste en repartir proporcionalmente gastos como envases, embalajes, portes, etc., entre los distintos artículos. Para un cálculo exacto, se utilizan normas específicas para imputar cada tipo de gasto y repartos proporcionales mediante regla de tres.

Los gastos de envases y embalajes se reparten entre las unidades o lotes; el gasto de transporte, según el peso o volumen de cada artículo; y el seguro, según el precio o importe de cada artículo.

• Aplicando la constante de proporcionalidad (K):

Importe Bruto = C₁ x P₁ + C₂ x P₂ + … + Cn x Pn C₁ = cantidad del artículo uno; P₁ = precio del artículo uno C₂ = cantidad del artículo dos; P₂ = precio del artículo dos Coste Neto = Importe Bruto – Descuentos + Gastos (portes, seguros, embalajes, etc.)

Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a K multiplicado por el precio de cada unidad.

• Método simplificado: Importe de los gastos / Número de unidades

Este método solo puede ser utilizado cuando los artículos son homogéneos.