Reglas de la Organización

• División de Funciones: Hacer una lista de las funciones de la empresa, definirlas, precisarlas y establecerlas por departamento. Señalar a cada persona los diversos títulos de acuerdo a sus funciones, indicando el nombre del encargado para cada una.
• Unidades de Organización: El trabajo que se debe realizar, las personas concretas disponibles y los lugares donde el trabajo se debe ejecutar (por producto, comprador, número, territorio o proceso).
• Nomenclaturas: División del primer nivel, segundo, tercero, grupo y subgrupo en el cuarto, unidad y subunidad en el quinto.
• Crecimientos:
  • Vertical: Aumentan las funciones; un jefe nombra numerosos auxiliares dependientes directamente de él.
  • Horizontal: Aumento de funciones o jefes sin aumentar los niveles.
• Niveles:
  • Estratégico: Nivel superior donde se toman decisiones estratégicas, no programas.
  • Táctico: Nivel medio donde se toman decisiones tácticas programadas y no programadas.
  • Operativo: Nivel donde se toman decisiones tácticas y programadas.

Estructura y Diseño

• Centralización: La autoridad reside en un único lugar. Los problemas fluyen hacia un mismo punto para su solución.
• Descentralización: Las decisiones se delegan a niveles más bajos de la organización.
• Desconcentración: La autoridad es delegada y la responsabilidad compartida.
• Diseño del Trabajo: Proceso que tiene como objetivo la especificación de las actividades de trabajo y otras características intrínsecas y ambientales para un puesto o grupo de la organización.
• Puesto: Conjunto de tareas y responsabilidades que conforman una unidad de trabajo específica e impersonal.
• Cargo: Descripción detallada de todas las actividades desempeñadas por una persona, englobadas en un todo unificado dentro del organigrama.

Técnicas de Organización

Manuales administrativos o de organización: Documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente la información, instrucciones y lineamientos de la empresa.

• Clasificación por contenido: Históricos, de organización, políticos y de procedimiento.
• Clasificación por función específica: Ventas, finanzas, economía, cobranza, contabilidad, formación, inventario, administración, compras y logística.
• Manuales Generales: Organización, políticas, procedimientos.
• Específicos: Personal, reclutamiento y selección, tesorería.

Plan de Negocios y Estructura Financiera

• Resumen Ejecutivo: Síntesis de los puntos más importantes de un plan de negocios.
• Gastos Básicos del Negocio: Nombre del proyecto, ubicación y giro de la empresa.
• Descripción: Detalle del producto o servicio ofrecido.
• Características Diferenciadas: Propuesta de valor e innovación.
• Visión y Misión: Posición deseada y razón de ser del negocio.
• Objetivos y Estrategias: Metas y planes de acción para alcanzarlas.
• Inversión Requerida: Capital propio frente al financiamiento externo.
• Rentabilidad e Impacto: Indicadores de éxito y gestión del impacto ambiental.

Costos y Análisis Financiero

• Costos Fijos: Gastos regulares independientes del volumen de producción (seguros, sueldos, publicidad, intereses).
• Costos Variables: Gastos que dependen de la producción y ventas (materiales, comisiones, envío).
• Depreciación: Distribución del costo total de un equipo durante su vida útil.
• Liquidez: Disponibilidad de efectivo para pagos diarios.
• Estado de Resultados: Documento financiero que resume ingresos y gastos en un periodo (mensual, trimestral o anual).

Razones Financieras

Herramientas para diagnosticar la situación financiera de la empresa:

• Razones de liquidez: Capacidad para cubrir obligaciones a corto plazo.
  • Liquidez: Activo circulante / Pasivo circulante.
  • Prueba del ácido: (Activo circulante – Inventarios) / Pasivo circulante.
• Razones de operación: Miden el aprovechamiento de los activos.
  • Rotación de Activo Total: Ventas netas / Activo total.
  • Rotación de Inventarios: (Inventarios / Costo de ventas) x 360 días.
  • Rotación de Cuentas por Cobrar: (Clientes / Ventas totales) x 360 días.
  • Rotación de Proveedores: (Proveedores / Costo de ventas) x 360 días.
• Razones de endeudamiento: Inversión de capital propio frente a terceros.
  • Estabilidad (Financiamiento externo): Pasivo total / Activo total.
  • Financiamiento Interno: Capital contable / Activo total.