Conceptos Básicos de Almacenamiento

Almacén: Espacio físico donde se encuentran los artículos necesarios para la prestación de un servicio.

2. Stock: Son los materiales o productos que se encuentran en un almacén, cuyo número aumentará cuando se recibe y disminuirá cuando se produce una venta.
3. Pedido: Es una orden de compra de productos necesarios para trabajar en una oficina.
4. Albarán: Documento que acompaña a los artículos suministrados y confirma que el pedido ha llegado correctamente.

Control de Existencias

El objetivo fundamental del control de existencias es conocer la cantidad de materiales de cada clase disponibles. Para ello, se utilizan dos sistemas complementarios:

• El registro continuado de movimiento de existencias mediante la elaboración de fichas de almacén.
• La revisión y el circuito de todos los artículos almacenados mediante la realización del inventario.

a) Ficha de Almacén

Documento (en soporte papel o informático) donde se reflejan los datos mínimos necesarios para registrar todos los movimientos de cada producto.

Contenido de la ficha:

• Membrete del centro, número de ficha y de almacén.
• Nombre y código del producto, nombre del proveedor.
• Fecha de entrada, número de factura y unidades recibidas.
• Precio unitario de compra, números de serie y/o lote.
• Fecha de salida, existencias en depósito.
• Stock de seguridad, fecha de punto de pedido y plazo de entrega del proveedor.
• Fecha de caducidad del producto.

b) Inventario

Revisión periódica de los artículos almacenados y su recuento manual. Para llevarlo a cabo es necesario:

• Localizar e identificar cada variedad y tipo de producto.
• Contar el número de artículos de cada especialidad.
• Comprobar que el número de unidades coincide con la cantidad registrada en la ficha de almacén.
• Retirar las unidades defectuosas, caducadas u obsoletas a una zona específica para tramitar su devolución o reposición.

Objetivos del Inventario

• Evitar el desabastecimiento.
• Abaratar los costes de adquisición y producción.
• Anticiparse a las variaciones del mercado.
• Facilitar y disminuir los tiempos de transporte y distribución.
• Aumentar la calidad del servicio al usuario.

Tipos de Inventarios

• Inventario tradicional: Se realiza cada cierto tiempo (semestral o anual). Bloquea los movimientos durante horas o días, obligando a prescindir del almacén durante el proceso.
• Inventario rotatorio: Consiste en inventariar una parte de los artículos al final de cada jornada. Se priorizan productos más caros, delicados, con mayor rotación o riesgo de deterioro. Se basa en la clasificación ABC:

• Producto A: Semanalmente (10% volumen y 75% valor).
• Producto B: Mensualmente (30% volumen y 20% valor).
• Producto C: Trimestralmente (60% volumen y 5% valor).

• Inventario permanente: Consiste en inventariar diariamente las existencias de los productos que hayan registrado movimiento ese día. Si existen diferencias, se debe corregir e indagar la causa.

Gestión de Existencias

Es el proceso que permite calcular y conocer la cantidad y variedad de productos almacenados para lograr un equilibrio entre la demanda y los costes de almacenamiento.

Conceptos clave:

• Coeficiente de rotación: Número de veces que se ha vendido el stock en un periodo determinado.
• Stock máximo: Cantidad máxima que podemos almacenar. Se eleva cuando los costes de almacenamiento son bajos, los costes de pedido son altos o se esperan descuentos por volumen.
• Stock mínimo: Cantidad mínima para evitar el desabastecimiento. Se mantiene bajo cuando los costes de almacenamiento son altos o la demanda es estable.