Gestión Estratégica de Compras y Logística Empresarial

1. Concepto, Propósito y Objetivos de la Gestión de Compras

La gestión de compras es una función esencial dentro de la logística. Se encarga de obtener los bienes y servicios que la empresa necesita para operar, asegurando el abastecimiento en el momento oportuno, con la calidad adecuada y al mejor costo posible. Una buena gestión permite reducir gastos, mejorar la satisfacción del cliente y contribuir directamente a la rentabilidad. De su eficiencia depende en gran parte el éxito o fracaso organizacional.

Propósito y Objetivos

El propósito principal es garantizar proveedores confiables que suministren productos y servicios de calidad al mejor valor total. Entre sus objetivos principales se incluyen:

• Identificar y seleccionar las mejores fuentes de suministro.
• Coordinar con todas las áreas el plan anual de compras.
• Asegurar la adquisición de bienes con las características y cantidad correctas.
• Cumplir con las fechas y tiempos de entrega establecidos.
• Lograr la mejor relación entre calidad y precio.
• Estandarizar materiales para optimizar costos.

2. Fases del Proceso de Compras

Fase 1: Planificación de Compras

Se realiza generalmente al inicio del año. Se elabora el plan y presupuesto anual de adquisiciones, considerando los requerimientos de todas las áreas. Se investiga el mercado para conocer la oferta disponible y los precios. Cada área emite sus requerimientos de bienes y servicios (B y S) para que el área de compras determine las fuentes de suministro adecuadas.

Fase 2: Análisis de Necesidades

Empieza cuando las áreas usuarias presentan sus solicitudes, detallando especificaciones, cantidad, calidad y fecha de entrega. Compras revisa las solicitudes y determina prioridades. Se define el lote económico de pedido y la modalidad de compra según las normas internas. Se verifica si existe presupuesto disponible antes de continuar.

Fase 3: Solicitud y Evaluación de Cotizaciones

Se piden cotizaciones a distintos proveedores considerando aspectos técnicos, económicos y de servicio postventa. Se evalúan los precios unitarios y se comparan las ofertas. Luego se realiza una preselección de las mejores propuestas que servirán de base para el presupuesto de compras.

Fase 4: Selección del Proveedor

Se definen factores de evaluación: precio, calidad, servicio, plazos y situación financiera. Cada factor se valora con un peso o puntaje específico. Finalmente, se selecciona al proveedor que obtenga la mejor calificación y se establecen los términos del contrato o acuerdo.

3. Criterios para la Selección de Proveedores

Los proveedores se evalúan en varios grupos de criterios:

Grupo	Enfoque
1. Precios y condiciones	Nivel y estabilidad de precios, créditos, transporte, reciprocidad comercial.
2. Calidad de materiales	Cumplimiento de normas, garantías, especificaciones técnicas.
3. Tiempo	Puntualidad, cumplimiento de plazos, comunicación ante retrasos.
4. Servicio	Asesoría, atención, capacitación, cooperación y variedad de productos.
5. Medio ambiente	Política ambiental, empaque, manejo de residuos y transporte.
6. Ubicación	Proximidad, conexiones logísticas y riesgos de suministro.
7. Relación con la empresa	Innovación, capacidad técnica, flexibilidad y control de calidad.

Cada grupo recibe un peso ponderado, lo que permite calificar de forma objetiva a los proveedores.

4. Evaluación de Ofertas e Importancia Ética

Evaluación Cuantitativa de Ofertas

Se analizan las cotizaciones según índices de calidad, precio, servicio y atención. El objetivo es medir de manera cuantitativa el desempeño de cada proveedor, considerando:

• Precio total y descuentos.
• Porcentaje de cumplimiento de pedidos.
• Nivel de calidad y atención.
• Consolidación general de resultados.

Importancia Ética en Compras

En el área de compras pueden presentarse prácticas indebidas como sobornos, favoritismos, regalos o invitaciones con intereses ocultos. Estas acciones deben evitarse porque afectan la transparencia y la reputación de la organización.

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Compras Públicas y Contrataciones del Estado Peruano

1. Concepto y Finalidad de las Compras Públicas

Las compras públicas abarcan todas las adquisiciones, contrataciones o arrendamientos que realizan las entidades del Estado con el fin de obtener los bienes, servicios u obras necesarias para cumplir sus funciones y atender a la población. En términos simples, el Estado puede comprar desde artículos de oficina o computadoras, hasta servicios de mantenimiento o construcción de carreteras y hospitales.

Finalidad de las Compras Públicas

El objetivo de las compras públicas es:

• Garantizar el funcionamiento adecuado de las instituciones del Estado.
• Asegurar el uso eficiente y responsable de los recursos públicos.
• Mantener la transparencia y legalidad en todo proceso de gasto.
• Promover la competencia justa entre proveedores.
• Fomentar el desarrollo local, regional y nacional.

2. Entidades Participantes y Catálogos Electrónicos

Entidades que Realizan Compras en Perú

Todas las entidades públicas del Perú participan en procesos de contratación, entre ellas:

• Ministerios y gobiernos regionales.
• Municipalidades provinciales y distritales.
• Universidades públicas.
• Hospitales, centros de salud y Fuerzas Armadas.
• Policía Nacional del Perú.

Catálogos Electrónicos de Perú Compras

Son una plataforma digital oficial que permite a las instituciones públicas realizar compras directas y seguras de bienes o servicios preseleccionados y estandarizados por Perú Compras.

Objetivo

Simplificar y acelerar los procesos de adquisición, reduciendo costos y tiempos, y garantizando transparencia al comparar productos y precios entre diversos proveedores.

Funcionamiento

• Los proveedores registran sus productos y condiciones comerciales.
• Las entidades públicas eligen la mejor opción según sus necesidades.

Impacto

• Han generado ahorros millonarios al Estado peruano.
• Más de 4,000 instituciones usan actualmente esta herramienta.
• Reducen los tiempos de contratación de meses a pocos días.
• Favorecen la competencia y disminuyen la corrupción.

3. Plataformas de Transparencia: SEACE y OSCE

¿Qué es el SEACE?

El SEACE (Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado) es una plataforma electrónica oficial que permite a las entidades públicas registrar, publicar y gestionar todos los procesos de contratación que realizan con recursos del Estado. En otras palabras, es el portal digital donde se hacen visibles todas las compras y servicios del sector público.

Función Principal

El SEACE cumple el papel de herramienta tecnológica de transparencia, ya que permite que toda la información de los procesos sea pública y verificable. A través de él, cualquier persona puede consultar convocatorias, postores, contratos adjudicados y órdenes de compra.

¿Qué es el OSCE?

El OSCE (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, referido en el texto como OECE) es una institución pública adscrita al Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) encargada de vigilar, supervisar y regular todo el sistema de contrataciones públicas del Perú. Su misión es garantizar que el uso de los recursos públicos sea eficiente, transparente y competitivo.

Objetivo Institucional

Promover un sistema de contrataciones públicas moderno, transparente y confiable, donde los recursos del Estado sean utilizados correctamente y en beneficio de la ciudadanía.

Diferencias Clave entre OSCE y SEACE

Entidad	Función
OSCE / OECE	Organismo encargado de supervisar, regular y garantizar la eficiencia en las contrataciones públicas.
SEACE	Plataforma virtual donde se publican y ejecutan todos los procesos de compra.

Aspecto	SEACE	OSCE (Organismo Regulador)
Tipo de entidad	Plataforma tecnológica	Organismo público regulador
Función principal	Publicar y gestionar los procesos de compra en línea.	Supervisar, normar y controlar las contrataciones del Estado.
Administrador	OSCE	Depende del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

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Gestión Logística de Mercancías

1. ¿Qué son las Mercancías?

Las mercancías son todos los bienes materiales que una empresa adquiere, almacena y vende dentro de sus operaciones comerciales. En el contexto logístico, representan los productos que se compran, transportan, almacenan o distribuyen para satisfacer las necesidades del cliente o para ser utilizados en los procesos productivos. Son los bienes físicos que forman parte del ciclo comercial de una empresa, y cuyo control es clave para la eficiencia del área de compras y logística.

2. Clasificación de las Mercancías

Las mercancías se pueden clasificar desde distintos enfoques:

A. Según su Naturaleza

• Materias primas: Productos naturales que se transforman (algodón, madera, minerales).
• Productos en proceso: Mercancías parcialmente elaboradas.
• Productos terminados: Bienes listos para la venta o distribución.
• Insumos y repuestos: Materiales auxiliares para producción o mantenimiento.

B. Según su Uso o Destino

1. Mercancías para reventa: Las que se compran para vender directamente (por ejemplo, ropa, alimentos, electrodomésticos).
2. Mercancías para consumo interno: Las que usa la empresa en su propio funcionamiento (papelería, combustibles, herramientas).
3. Mercancías para producción: Materias o componentes que se transforman en productos terminados.

C. Según su Forma de Adquisición

1. Compradas en el mercado nacional.
2. Importadas del extranjero.
3. Recibidas por donación o convenio.

3. Gestión de Mercancías en Logística

La gestión de mercancías comprende todas las actividades relacionadas con su adquisición, almacenamiento, transporte, control y distribución. Su meta es asegurar que el producto llegue al lugar correcto, en la cantidad adecuada y en el momento oportuno.

Etapas Principales de la Gestión de Mercancías

Etapa	Descripción
Compra	Se adquieren las mercancías mediante el proceso de compras (cotizaciones, selección de proveedor, orden de compra).
Recepción	Se verifica que la mercancía recibida coincida con la orden (cantidad, calidad, fecha, precio).
Almacenamiento	Se organiza la mercancía en el almacén siguiendo normas de seguridad e identificación (uso de códigos, etiquetas, WMS).
Control de inventario	Se registran las entradas y salidas para mantener existencias óptimas.
Distribución o despacho	Se prepara la mercancía para ser enviada al cliente o al área que la necesita.

4. Documentos Importantes en el Manejo de Mercancías

• Orden de compra: Documento emitido por el área de compras para solicitar el bien o servicio al proveedor.
• Guía de remisión: Acompaña la mercancía durante el transporte, indicando origen y destino.
• Factura o boleta: Acredita la venta o adquisición.
• Nota de ingreso y salida de almacén: Registra el movimiento físico dentro del inventario.
• Informe de recepción: Certifica que el pedido fue recibido en buen estado.