Comunicación Escrita en la Empresa: Ventajas y Desafíos

Este documento aborda aspectos fundamentales de la comunicación empresarial, la documentación clave y conceptos relevantes para la gestión.

1. Ventajas e Inconvenientes de la Comunicación Escrita

Ventajas:

• Su carácter perdurable: La información permanece en el soporte en el que fue registrada, lo que permite al lector analizar el texto con detenimiento, disponer del tiempo necesario para su comprensión, releerlo cuantas veces desee y retomar la lectura en cualquier momento.

Inconvenientes:

• El emisor no está presente: Esto exige que el mensaje esté correctamente elaborado, ya que una vez plasmado y enviado el texto, el emisor no puede subsanar de forma inmediata los posibles errores en su interpretación.

2. Claves para Lograr un Texto Escrito Eficaz

Para que un texto sea eficaz, el emisor debe considerar las siguientes claves:

• Elegir palabras lo más comprensibles posible para el receptor (lector).
• Verificar que la información sea completa, respondiendo a todas las posibles preguntas del lector.
• Ponerse en el lugar del receptor y preguntarse qué necesita y quiere saber.
• Considerar la extensión del escrito: cuanto más breve, mejor, ya que un texto extenso requiere más tiempo de lectura y resulta menos atractivo.
• Ser consciente de que los escritos elaborados transmitirán una imagen de sí mismo y un estilo propio, por lo que es fundamental planificarlos y elaborarlos de forma lógica y coherente.

3. Principios Fundamentales de la Comunicación Escrita

I. Adecuación:

• El escrito debe estar bien presentado.
• El vocabulario empleado debe adaptarse al receptor.

II. Concisión:

• Usar frases cortas y eliminar todo aquello que no sea necesario.
• El texto debe ser breve.

III. Corrección:

• Respetar las normas ortográficas y sintácticas.
• Elegir palabras y construcciones sintácticas con significado exacto.

IV. Coherencia:

• Ser claro y ordenado.
• Emplear un solo párrafo para explicar cada idea y separar los párrafos adecuadamente.

V. Cohesión:

• Conectar las oraciones de cada párrafo para evitar que el lector pierda información.
• Conectar los párrafos entre sí con el fin de apreciar las relaciones de orden, causa, tiempo, etc., entre dos o más ideas.

VI. Énfasis:

• Resaltar la idea principal del mensaje que se desea transmitir.

Conceptos Clave en Sostenibilidad Empresarial

4. ¿Qué Significan las Tres R?

• Reciclar los residuos generados por la actividad económica.
• Reducir el consumo de bienes.
• Reutilizar los bienes usados.

Documentación Empresarial Esencial

5. ¿Qué es un Documento Mercantil? Grupos de Documentos

Un documento mercantil es aquel que se genera como consecuencia de la entrega de bienes o prestaciones de servicios por parte de las empresas.

Se clasifican en dos grupos principales:

• Documentos de compraventa: Surgen de las transacciones comerciales que realizan las empresas.
• Documentos de pago: Son aquellos que sirven como garantía de haber entregado una determinada cantidad de dinero.

Tipos Específicos de Documentos Empresariales

6. ¿Qué es una Convocatoria de Reunión?

La convocatoria de reunión es un documento por el que se cita, de forma oficial, a determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea.

7. ¿Qué es un Acta?

El acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea.

Debe incluir, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Nombre de los asistentes.
• Asuntos tratados en el orden del día.
• Resultados obtenidos en las deliberaciones de cada uno de los puntos.
• Acuerdos alcanzados.
• Intervenciones de los asistentes realizadas en el punto de ruegos y preguntas.
• Hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes.

8. ¿Qué es una Nota Interna?

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos o secciones de una empresa se comuniquen entre sí las incidencias y peticiones que surjan.

En este tipo de documentos resulta conveniente dar calidez al texto, escribiendo a mano palabras como “gracias”, “por favor” o “un abrazo”.

9. ¿Qué es un Saluda?

El saluda es un documento que normalmente usan las empresas, organismos públicos y autoridades para expresar agradecimiento, invitar a actos, informar de tomas de posesión, cambios de domicilio social, etc.

10. ¿Qué es un Memorándum?

Es una breve comunicación entre departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien.

11. ¿Qué es una Instancia?

La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al organismo o persona que puede concederlo.

12. ¿Qué es un Certificado?

Es un documento expedido por una persona con autoridad mediante el cual se constata un determinado hecho o situación (servicios prestados, estudios realizados, pagos efectuados, etc.).

Estrategias de Marketing y Promoción Empresarial

13. ¿Qué son los Textos de Promoción?

Los textos de promoción buscan motivar al público para que adquiera un producto o servicio. Entre ellos, el mensaje publicitario comprende el conjunto formado por el texto, las imágenes, los sonidos, etc., que pretenden motivar a los clientes potenciales para que realicen una compra.

14. ¿Qué es la Tarjeta de Empresa?

Las tarjetas de empresa cumplen la misma función que las tarjetas de visita de los particulares: darse a conocer y conseguir que los clientes tengan la posibilidad de recordar nuestros datos de contacto.

Es necesario que refleje la imagen corporativa.

El contenido esencial de la tarjeta de empresa es muy simple: el nombre de la empresa, logotipo, actividad a la que se dedica y la forma de contacto.

15. ¿Qué es la Presentación de la Empresa?

La presentación de la empresa es el documento en el que la empresa muestra a sus potenciales clientes, entre otras cuestiones:

• Los datos básicos de la empresa.
• Los productos o servicios que presta la empresa.
• Una relación de trabajos realizados por la misma que sirva de referencia para mostrar la solvencia técnica de la entidad.
• Datos adicionales como los medios técnicos que se utilizan para producir los bienes o prestar los servicios, o las razones que diferencian a la empresa de su competencia.

16. ¿Qué es un Folleto Informativo?

Un folleto informativo es un documento en el que la empresa ofrece información sobre sus productos y las condiciones en que se pueden adquirir.

17. ¿Qué es un Catálogo Publicitario?

Un catálogo publicitario es un listado de los productos o servicios de la empresa con sus correspondientes precios.

18. ¿Qué es una Nota de Prensa?

Una nota de prensa es un documento por el cual la empresa envía información sobre un tema, persona o producto a los medios de comunicación para su difusión pública.