Cuentas de Acreedores por Operaciones de Tráfico y Otras Cuentas a Pagar

1. Descripción del Área

Las cuentas personales y efectos comerciales pasivos recogen las obligaciones de pago contraídas con otras personas (físicas o jurídicas).

2. Objetivos de Auditoría

Objetivo General:

• Verificar que los saldos de las cuentas a pagar no están infravalorados, no existen pasivos ocultos y que son razonables respecto a las compras efectuadas.

Objetivos Específicos:

• Comprobar que las cuentas del mayor coinciden con la suma de los saldos individuales.
• Comprobar que las cuentas a pagar están adecuadamente descritas, contabilizadas y clasificadas en los estados financieros.
• Comprobar que los saldos son auténticos y pagaderos a proveedores o acreedores por mercancías o servicios recibidos.
• Verificar que el pasivo está contabilizado en su correspondiente período, para todas las mercancías y servicios recibidos de acuerdo con los criterios aplicados en ejercicios anteriores.
• Comprobar que los cargos contabilizados como pagos corresponden a desembolsos efectuados y no se han practicado compensaciones de saldos deudores con acreedores.
• Comprobar que se han obtenido los abonos correspondientes por devoluciones de mercancías, por bonificaciones por volumen de compras, descuentos, etc.

3. Aspectos Fundamentales del Control Interno

• Que exista una lista de proveedores y acreedores autorizados, con sus condiciones de entrega, listas de precios, etc., que permita seleccionar la oferta más beneficiosa para la empresa.
• Que exista un departamento o comité de compras que apruebe todas las operaciones que superen un determinado volumen, delegando las de menor importancia a personas de cierta responsabilidad.
• Comprobación o confirmación de las facturas de los proveedores y acreedores antes de su contabilización, verificando precios con tarifas y cantidades con los albaranes de recepción de mercancías o prestación de servicios.
• Segregación de las funciones de compras, recepción de los productos, registro de las cuentas a pagar y realización de pagos.
• Establecimiento de cuentas de control de proveedores y acreedores y fichas auxiliares individuales, con control de vencimiento de los pagos a realizar y conciliación periódica de los saldos de las mismas.
• Autorización y aprobación de las notas de cargo a proveedores y acreedores por devoluciones de mercancías.
• Registro de materiales recibidos sin factura en la cuenta de proveedores (facturas pendientes de recibir).
• Periodificación adecuada de las recepciones de materiales al cierre de cada ejercicio contable.
• Políticas definidas para la contabilización de todos los gastos, siguiendo el principio de devengo.
• Confirmación periódica de saldos con proveedores y acreedores, aclarando las partidas en conciliación y diferencias existentes.

4. Procedimientos de Auditoría

A continuación, se detallan los procedimientos de validación en acreedores por operaciones de tráfico y otras cuentas a pagar:

4.1. Confirmación de Saldos o Circularización

1. Obtener una relación individualizada de saldos de proveedores, acreedores y otras cuentas a pagar y comprobar que el importe total coincide con la cuenta del mayor.
2. Seleccionar un número razonable de saldos de proveedores y acreedores para su confirmación directa y por escrito, en función de la importancia de los abonos realizados (los de mayor volumen de transacciones realizadas con la empresa). Se debe solicitar a los respectivos titulares que confirmen, directamente al auditor, la deuda que con ellos tiene contraída la empresa (tanto en facturas como efectos), sin indicar en la carta cuál es el saldo contabilizado por la empresa. También se le solicita al proveedor un extracto de movimientos a fin de que, en caso de discrepancias, permita la conciliación.
3. En caso de no recibir contestación, se le envía al proveedor una segunda carta.
4. Conciliar las respuestas recibidas que presenten diferencias con los registros contables y determinar, en su caso, los ajustes y reclasificaciones.
5. El auditor, por tanto, investigará el origen y naturaleza de las discrepancias, las cuales pueden consistir, por ejemplo, en:
   

   Posibles Discrepancias:

   • Registrar alguna compra de modo incorrecto.
   • Envío de mercancías a finales de ejercicio sin que hayan sido recibidas por la sociedad.
   • Efectos descontados por proveedores y dados de baja por estos en sus registros contables.
   • Descuentos establecidos por volumen de compra no contabilizados por la empresa o por el proveedor, etc.
   • Devoluciones a proveedores sin registrar por parte del proveedor.
6. Por último, se realizarán pruebas alternativas a los proveedores que no hayan contestado, como composiciones de saldo y detección de pasivos no registrados.

Consideraciones Adicionales:

El auditor deberá relacionar el trabajo en proveedores y acreedores con el realizado en el área de existencias y con el corte de compras.

4.2. Pruebas de Pasivos No Registrados

Objetivos:

• Detectar posibles gastos devengados en el periodo auditado y no contabilizados por la sociedad.

Pruebas a Realizar:

• El auditor revisará los extractos bancarios posteriores al cierre y las facturas recibidas y pendientes de registrar. Seleccionará los importes superiores a un determinado monto, analizando la documentación soporte y verificando aquellas que no corresponden al periodo auditado, o que, correspondiendo, se han provisionado adecuadamente.
• Esta prueba se efectuará siempre durante los últimos días del trabajo de campo con el fin de cubrir un periodo de tiempo más amplio.