Ciclo Documental de Compraventa

El ciclo documental de compraventa se inicia con la petición por parte del comprador del producto o servicio y finaliza con su entrega o prestación y su correspondiente pago.

Documento Comercial

Un documento comercial es un escrito que se produce en una operación de compraventa y que puede utilizarse para demostrar la existencia de una relación comercial.

Es importante destacar que no toda relación comercial se materializa en un documento comercial; esto depende de la cuantía de la operación.

• Compras habituales (poca cuantía): Generalmente, no se entrega un justificante, y tampoco se exige, aunque su entrega sea obligatoria por parte del establecimiento.
• Compras no habituales (mayor cuantía): Se nos entrega un comprobante de la operación, esencial para devoluciones, como garantía o como justificante de compra, entre otros fines.

Importancia de los Documentos Comerciales en Relaciones B2B

En las relaciones comerciales entre empresas (B2B), los documentos son esenciales para evitar errores, malentendidos y delimitar responsabilidades en caso de reclamaciones. La factura y la factura simplificada son obligatorias por ley.

Estructura General de un Documento Comercial

Aunque cada documento tiene sus particularidades, la mayoría comparte una estructura básica:

• Encabezado: Incluye la identificación del vendedor y comprador, fecha, lugar de emisión, identificación del documento y número de serie.
• Cuerpo: Contiene las particularidades y el detalle de la operación.
• Pie: Comprende las firmas, información legal y observaciones adicionales.

La Nota de Pedido

La nota de pedido es un documento comercial mediante el cual el comprador solicita productos y acuerda las condiciones de compra con el vendedor. Tras analizar las ofertas, el comprador elige el proveedor más conveniente, acuerda condiciones como el pago y la entrega, y formaliza la compra con esta nota de pedido.

Se emiten un mínimo de dos copias: una para el cliente y otra para el proveedor. Opcionalmente, se puede enviar una tercera copia al proveedor para que la devuelva firmada en señal de aceptación.

El Albarán: Prueba de Entrega

El albarán es un documento comercial emitido por el vendedor que detalla las mercancías entregadas al cliente. Sirve como prueba de entrega y es la base para la posterior emisión de la factura. Antes de enviarlo, el proveedor verifica el precio, el plazo y las existencias, asignando un código de referencia.

La firma del albarán por parte del cliente confirma la recepción de la mercancía en buen estado. Si existen errores o daños, estos deben anotarse explícitamente en el documento.

Proceso de Emisión y Gestión del Albarán

El albarán se emite en varias copias:

• El vendedor conserva una copia.
• El transportista lleva el original y una copia.
• El cliente recibe una copia al aceptar la mercancía.

Tras verificar la cantidad y el estado, el cliente firma y devuelve el original al transportista, quien lo entrega al vendedor. Con este documento firmado, el vendedor puede proceder a emitir la factura.

Contenido Mínimo del Albarán

El albarán debe incluir al menos:

• Las mercancías entregadas.
• Las fechas de expedición y entrega.
• Los datos y dirección del comprador.
• La referencia del pedido.

Es la prueba de entrega, por lo que la mercancía debe revisarse cuidadosamente antes de aceptarla. Aunque no existe un formato estándar, sus datos son similares a los del pedido.

La Factura: Documento Legal y Fiscal

La factura es un documento legal emitido por el vendedor que acredita la compraventa y la obligación de pago del comprador. Debe cumplir con la normativa vigente, indicar la forma de pago y la fecha de vencimiento. Es el único justificante fiscal para deducir el IVA y debe conservarse por un mínimo de cuatro años.

La Factura Simplificada

La factura simplificada es el documento que sustituye a la factura ordinaria cuando el importe total de la operación no es superior a 400 € (IVA incluido).

La Factura Electrónica

La factura electrónica reemplaza a la factura en papel, poseyendo el mismo valor legal. Se emite con condiciones de seguridad específicas para evitar la manipulación de la información. Para garantizar su autenticidad e integridad, se requiere:

• Una firma digital para verificar la identidad del emisor.
• Un programa específico para crear la factura.
• Un certificado digital para asegurar que los datos no han sido modificados tras su emisión.

Tipos de Facturas

Copia de Factura

Es una reproducción de una factura original, con la indicación «copia», utilizada para fines administrativos. El vendedor se queda con una copia y el comprador con el original.

Duplicado de Factura

Se emite si se pierde el original. Contiene los mismos datos y tiene la misma validez, pero se marca con la indicación «duplicado» para evitar confusiones si el original reaparece.

Factura Rectificativa

Modifica una factura ya emitida. Debe incluir la indicación «factura rectificativa» y el motivo de la corrección. Cumple con los mismos requisitos que una factura original.

Factura Recapitulativa

Resume en un solo documento varias operaciones realizadas con un mismo destinatario dentro de un mes natural. Debe emitirse antes del último día de dicho mes.

Factura Proforma

Es un documento que detalla una oferta de compraventa, pero sin valor contable o fiscal. Se utiliza principalmente para gestiones bancarias del comprador o como presupuesto formal.

La Carta de Porte

La carta de porte es un documento emitido por el transportista para justificar la recogida de la mercancía del almacén del vendedor y avalar su entrega al comprador.

Funciones de la Carta de Porte

• Justifica la cantidad y el estado de la mercancía a su salida.
• Demuestra la existencia de un contrato de transporte.
• Sirve como acuse de recibo y constancia del estado de las mercancías a su llegada.

Partes Involucradas en la Carta de Porte

• Remitente o expedidor: Quien envía la mercancía.
• Destinatario o consignatario: Quien recibe la mercancía.
• Transportista: Quien realiza el transporte.