Estrategias Clave para la Capacitación y el Desarrollo Profesional en la Empresa
Capítulo VI: Capacitación y Desarrollo
Cuadro Sinóptico de:
Investigación Bibliográfica sobre Capacitación y Desarrollo
La capacitación se refiere a los métodos utilizados para proporcionar a los empleados, tanto nuevos como actuales, las habilidades que requieren para desempeñar su trabajo. Aunque la capacitación ayuda a los miembros de la organización a desempeñar su trabajo actual, sus beneficios pueden extenderse a lo largo de toda su vida laboral y contribuir al desarrollo de esa persona para cumplir futuras responsabilidades.
Las actividades de desarrollo, por otra parte, ayudan al individuo en el manejo de responsabilidades futuras, independientemente de las actuales. Como resultado de esta situación, la diferencia entre capacitación y desarrollo no siempre es muy clara o nítida. Muchos programas que se inician solo para capacitar a un empleado concluyen ayudándolo en su desarrollo e incrementando su potencial como empleado de nivel ejecutivo.
Las razones para brindar capacitación son muchas. A todas esas razones puede agregarse un breve comentario acerca de uno de los fenómenos más notables de nuestra época, llamado por los sociólogos actuales, la «explosión del conocimiento»; signo de que el siglo XXI se caracteriza por una serie inagotable de conocimientos.
Se consideran tres áreas que se benefician al capacitar a los empleados:
- Cómo beneficia la capacitación al empleado.
- Beneficios para el individuo que se reflejan en la organización.
- Beneficios en las relaciones interpersonales y adopción de políticas.
Administración de la Función de Capacitación
Para administrar la función de capacitación, se requiere cubrir los siguientes aspectos:
- El aspecto Legal: Cumplimiento de la Constitución Mexicana, la Ley Federal del Trabajo, las normativas de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (reportando los formatos respectivos y atendiendo a los Inspectores de Trabajo de dicha dependencia), y las Comisiones Mixtas de Capacitación, entre otros.
- El aspecto Económico: Presentación del presupuesto detallado por cursos, instructores, materiales (memorias, apuntes, diplomas), equipo (medios audiovisuales), lugares, etc.
- El aspecto Administrativo: Elaboración del proyecto del programa de capacitación, describiendo áreas prioritarias, objetivo general, cédulas didácticas, estadísticas de costos directos y responsables de administrar la capacitación. También, elaboración del Programa de Capacitación, incluyendo el presupuesto, áreas prioritarias, detección de necesidades de capacitación, objetivo general, número de cursos e instructores (internos o externos), lugar, fechas, horarios, materiales, equipos, etc.
- Control: Realización de la evaluación por participante, por cursos y por programa, así como un seguimiento por participante y por programa.
Elaborar un Programa de Capacitación implica:
- Detectar áreas prioritarias.
- Contar con un presupuesto aprobado.
- Realizar la detección de necesidades de capacitación.
- Definir el objetivo general.
- Determinar el número de cursos e instructores (internos o externos).
- Establecer el lugar, fechas, horarios, materiales y equipos necesarios.
Pasos del Proceso de Capacitación y Desarrollo
Es conveniente considerar que los programas de capacitación consisten en 5 pasos fundamentales:
- Análisis de las necesidades. Su propósito es identificar las habilidades específicas que se necesitan para desarrollar el trabajo, analizar las habilidades y las necesidades de los futuros participantes y desarrollar objetivos específicos y medibles de los conocimientos y el desempeño.
- Diseño de la instrucción. En este punto se elabora y produce el contenido del programa de capacitación, incluyendo cuadernos de trabajo, ejercicios y actividades.
- Validación. Es la fase en la cual se eliminan los defectos del programa de capacitación y se presenta a un público representativo y reducido.
- Aplicación. Es donde se aplica el programa de capacitación, utilizando técnicas como la capacitación práctica y el aprendizaje programado.
- Evaluación. Es aquí donde se determina, mediante el seguimiento y la evaluación, el éxito o el fracaso del programa.
Capacitación y Aprendizaje
La capacitación es, en esencia, un proceso de aprendizaje. Por ello, es fundamental repasar brevemente cómo aprenden las personas. En primer lugar, los participantes encuentran más fácil aprender, entender y recordar el material que tiene sentido. Por consiguiente:
- Al iniciar la capacitación, presente a los participantes un panorama general del material a tratar. Conocer el marco general facilita el aprendizaje.
- Cuando presente el material, utilice ejemplos diversos y familiares.
- Organice el material de manera lógica y en unidades razonables.
- Procure utilizar términos y conceptos que los participantes ya conozcan.
- Utilice la mayor cantidad posible de auxiliares visuales.
Segundo, asegúrese de que las nuevas habilidades y conductas se puedan trasladar fácilmente del entorno de capacitación al lugar de trabajo:
- Maximice la similitud entre la situación de capacitación y la situación laboral.
- Proporcione suficiente práctica durante la capacitación.
- Etiquete o identifique cada característica de la máquina y/o paso del proceso.
Tercero, motive a los participantes:
- Las personas aprenden mejor haciendo las cosas. Procure proporcionar la mayor cantidad de práctica realista posible.
- Los participantes aprenden mejor cuando las respuestas correctas son reforzadas de inmediato, quizás con un rápido «¡Bien hecho!».
- Los participantes aprenden mejor a su propio ritmo. Si es posible, permita que cada uno avance a su paso.
El Análisis de la Necesidad de Capacitar
El análisis de tareas y el análisis del desempeño son dos formas básicas para identificar las necesidades de capacitación. El análisis de tareas es adecuado en especial para determinar las necesidades de capacitación de los empleados nuevos en el trabajo.
El análisis del desempeño evalúa el rendimiento de los empleados actuales, con el objetivo de determinar si la capacitación reduciría los problemas de desempeño. Otras técnicas utilizadas para identificar la necesidad de capacitar incluyen los informes de los supervisores, los registros de personal, las solicitudes de la administración, las observaciones, las pruebas de conocimiento del trabajo y las encuestas en formato de cuestionario.
Objetivos de Capacitación y Desarrollo
Una evaluación de las necesidades de capacitación conduce a la determinación de objetivos de capacitación y desarrollo.
Estos objetivos deben estipular claramente los logros deseados y los medios disponibles, de manera que al empleado que recibe la capacitación y a su instructor les proporcionen parámetros específicos que sirvan para evaluar el éxito obtenido. Si los objetivos no se logran, el departamento de personal obtiene una valiosa retroalimentación sobre el programa y los participantes para lograr el éxito en una próxima ocasión.
Enfoques de Capacitación y Desarrollo
Al seleccionar una técnica específica deben considerarse varios factores. Ninguna técnica es siempre la mejor; el mejor método depende de:
- La efectividad en relación con el costo.
- El contenido del programa.
- La idoneidad de las instalaciones disponibles.
- Las preferencias y la capacidad de las personas que recibirán la capacitación.
- Las preferencias y la capacidad del instructor.
- Los principios de aprendizaje a aplicar.
Técnicas para la Capacitación
Capacitación en la Práctica (CEP)
Consiste en capacitar a una persona para que aprenda un trabajo mientras lo desempeña. Hay varios tipos de capacitación en la práctica. El más conocido es el método de entrenamiento o instrucción básica, en este caso, un trabajador experto o supervisor capacita al empleado en formación.
Las CEP ofrecen varias ventajas. Es relativamente barata; los participantes aprenden mientras producen. Este método también facilita el aprendizaje, ya que los participantes aprenden desempeñando su propio trabajo y reciben retroalimentación inmediata sobre su desempeño.
La capacitación de aprendices. Es un proceso estructurado mediante el cual las personas se convierten en trabajadores capacitados gracias a una combinación de instrucción en el salón de clases y una capacitación en la práctica. Se utiliza ampliamente para capacitar a personas en diversas ocupaciones, como electricistas y plomeros.
El aprendizaje informal. Se puede definir como todo aprendizaje mediante un proceso que no está definido ni diseñado por la organización. Aun cuando el aprendizaje informal no está definido ni diseñado previamente por la organización, se puede hacer mucho para asegurar que este aprendizaje se produzca.
Capacitación para Enseñar el Trabajo (CET)
Consiste en una lista de las tareas básicas de cada puesto, así como los puntos clave necesarios para ofrecer a los empleados una capacitación que avance paso a paso. Los pasos muestran qué se debe hacer, mientras que los puntos clave muestran cómo se debe hacer y por qué.
Las clases. Son una forma rápida y sencilla para proporcionar conocimientos a grupos grandes de participantes. Si bien estas podrían sustituirse por material escrito, ello implicaría un gasto considerable y no permitiría el intercambio de preguntas que se da en las clases.
El Aprendizaje Programado
Método sistemático para enseñar habilidades laborales, que implica presentar preguntas o hechos, permitir que el participante conteste e informarle de inmediato si sus respuestas han sido correctas o no.
El aprendizaje programado tiene tres funciones:
- Presentar preguntas, hechos o problemas al participante.
- Permitir que el participante conteste.
- Informarle si sus respuestas son correctas o no.
La principal ventaja del aprendizaje programado es que disminuye el tiempo requerido para la capacitación en aproximadamente una tercera parte. La enseñanza programada también puede facilitar el aprendizaje, ya que permite que los participantes aprendan a su propio ritmo, les proporciona información de inmediato y (desde el punto de vista del estudiante) disminuye la posibilidad de error. Por otra parte, los participantes no aprenden mucho más mediante el aprendizaje programado de lo que se aprendería con un libro de texto tradicional.
Las técnicas audiovisuales. Las técnicas audiovisuales pueden ser muy eficaces y se usan con bastante frecuencia. Los audiovisuales son más caros que las clases convencionales, pero ofrecen ventajas. Algunas técnicas audiovisuales son la telecapacitación y el aprendizaje a distancia por medio de videoconferencias.
La capacitación de vestíbulo o simulada. Es aquella con la que se capacita a los empleados con equipo especial fuera del trabajo. Pretende ofrecer las ventajas de la capacitación en la práctica, pero sin colocar de hecho a la persona en formación en el puesto de trabajo. La capacitación de vestíbulo es casi una necesidad cuando es demasiado caro o peligroso capacitar a los empleados en la práctica. Las ventajas principales son:
- Seguridad.
- Eficiencia en el aprendizaje.
- Ahorro de Costos.
Capacitación por Computadora (CPC)
En este tipo de capacitación, el participante usa un sistema de computadora para aumentar, de forma interactiva, sus conocimientos o habilidades. La capacitación de vestíbulo o simulada no siempre tiene que depender de la computarización.
No obstante, la capacitación por computadora por lo normal implica presentar a los participantes simulaciones computarizadas, así como usar multimedios, incluyendo videocintas, para ayudar al participante a aprender a desarrollar su trabajo. Otras ventajas incluyen la consistencia de la enseñanza (las computadoras, a diferencia de los entrenadores humanos, no tienen días buenos o malos), dominio del aprendizaje (si el participante no aprende, por regla general no puede avanzar al siguiente paso de la CPC), mayor retención y mayor motivación del participante (resultado de la retroalimentación sensible del programa de CPC).
Capacitación por CD-ROM e Internet
La capacitación por Internet ya es una realidad, y muchas empresas la están utilizando para ofrecer algunos de sus programas de capacitación.
Las personas en formación pueden recorrer cada una de las lecciones nuevas. Algunas lecciones incluyen asignaciones que envían a los participantes a los confines externos de Internet, para practicar lo que han aprendido sobre el uso de Internet y para recabar información pertinente para el curso. En una variante del tema, el creador de otro programa de capacitación por Internet no solo deposita cursos en el correo electrónico de los aprendices receptores, sino que también asigna a los estudiantes a grupos de discusión, de modo que los participantes «no solo aprenden algo, sino que probablemente conocerán a otras personas».
Evaluación de la Capacitación y Desarrollo
El proceso de capacitación y desarrollo es un proceso de cambio. Gracias a él, los empleados mediocres se transforman en trabajadores capaces, y los trabajadores actuales se desarrollan para cumplir nuevas responsabilidades.
Las etapas de evaluación de un proceso de capacitación deben seguir los pasos que se detallan:
- Normas de evaluación.
- Examen previo al curso.
- Empleados capacitados.
- Examen posterior al curso.
- Transferencia al puesto.
- Seguimiento.
Los criterios que se emplean para evaluar la efectividad de la capacitación se basan en los resultados del proceso. Los instructores se interesan especialmente en los resultados relacionados con:
- Las reacciones de los capacitados al contenido del programa y al proceso en general.
- Los conocimientos adquiridos mediante el proceso de capacitación.
- Los cambios en el comportamiento derivados del curso de capacitación.
- Los resultados o mejoras medibles para cada miembro de la organización, como una menor tasa de rotación, de accidentes o de ausentismo.