Funciones de la Administración Empresarial

La Administración y sus Niveles

La administración o dirección de la empresa es la función que se encarga de coordinar todos los recursos materiales y humanos para alcanzar los objetivos establecidos. Esta dirección se lleva a cabo a través de cuatro funciones principales:

• La planificación consiste en decidir qué objetivos se quieren lograr y cómo conseguirlos mediante diferentes estrategias.
• La organización se encarga de distribuir tareas y responsabilidades entre los miembros de la empresa y definir las relaciones de autoridad.
• La dirección implica guiar a los trabajadores hacia los objetivos mediante la motivación, el liderazgo y una buena comunicación.
• Por último, el control permite comparar los resultados obtenidos con los previstos para corregir posibles desviaciones.

Dentro de la empresa, hay tres niveles directivos:

• La alta dirección está formada por el presidente y los altos cargos que toman las decisiones estratégicas a largo plazo.
• El nivel intermedio se encarga de ejecutar los planes establecidos por la alta dirección y está compuesto por jefes de departamento o área.
• Finalmente, el nivel de gestión organiza el trabajo diario, asignando tareas a los trabajadores y controlando su desempeño.

La Planificación

La planificación consiste en fijar objetivos y decidir cómo lograrlos según los recursos que tiene la empresa. Comienza con un análisis de la situación:

• El análisis externo estudia el entorno y detecta oportunidades y amenazas.
• El análisis interno analiza la empresa para ver fortalezas y debilidades.

Luego se fijan objetivos:

• La misión define para qué existe la empresa.
• La visión indica adónde quiere llegar.
• Los objetivos estratégicos son a largo plazo (1-5 años).
• Los operativos a corto plazo (menos de 1 año).

Se elige una estrategia competitiva:

• Liderazgo en costes (ser más barato que la competencia).
• Diferenciación (producto único).

Para implantar la estrategia, se definen:

• Políticas (guías generales).
• Procedimientos (pasos a seguir).
• Reglas (normas obligatorias).

Se crea un presupuesto para saber cuánto costará aplicar el plan. Finalmente, se hace un control, comparando lo conseguido con lo previsto para corregir posibles errores.

La Organización

La función de organización consiste en ordenar los recursos humanos y materiales tras la planificación. Establece la estructura de la empresa, reparte tareas y responsabilidades, y define quién manda a quién. Hay dos tipos:

• La organización formal, creada por la dirección, que asigna tareas, divide en departamentos y marca la jerarquía.
• La organización informal, que surge de relaciones personales entre trabajadores, ayudando a la comunicación y generando líderes sin cargo oficial, aunque puede causar rumores o confusión.

La Dirección de Recursos Humanos

La función de dirección de recursos humanos busca coordinar a las personas para lograr los objetivos de la empresa. Se apoya en tres elementos clave:

Liderazgo

Liderazgo: influir para que trabajen con entusiasmo. Puede ser:

• Autoritario (ordena sin consultar).
• Democrático (consulta, pero decide).
• Liberal (deja decidir al equipo).

Según McGregor, la teoría X ve a los trabajadores como vagos (liderazgo autoritario) y la teoría Y como responsables (liderazgo participativo).

Motivación

Motivación: los trabajadores rinden más si el trabajo satisface sus necesidades. Hay factores:

• Monetarios (sueldo, bonus).
• No monetarios (reconocimiento, ambiente, promoción).

Maslow organiza las necesidades en una pirámide (básicas, seguridad, sociales, reconocimiento y autorrealización). Herzberg distingue entre factores de higiene (evitan desmotivación) y motivadores (generan motivación real).

Comunicación

Comunicación: es vital para coordinarse. Puede ser:

• Vertical ascendente (de empleados a jefes).
• Vertical descendente (de jefes a empleados).
• Horizontal (entre iguales).

Una buena comunicación mejora el clima laboral y la eficiencia.

El Control

La función de control verifica si se están cumpliendo los objetivos y, si hay desviaciones, aplica medidas correctoras. Se relaciona con la planificación y consta de cuatro fases:

• Fijar estándares: establecer metas medibles (ej.: vender 3.000 unidades al año).
• Medir resultados: recoger datos continuamente (ej.: ventas mensuales).
• Comparar resultados con estándares: detectar desviaciones y analizar causas (ej.: en junio solo se venden 500).
• Corregir desviaciones: tomar decisiones para reconducir la situación (ej.: hacer promociones).

Herramientas de Control

• Auditoría: revisión de cuentas anuales. Puede ser interna (empresa) o externa (empresa independiente).
• Control presupuestario: analiza ingresos y gastos en tiempo real para tomar decisiones mes a mes.
• Estadísticas: comparan datos históricos propios o del sector para anticiparse (ej.: planificar promociones en meses flojos).

Gestión de Recursos Humanos

El Plan de Gestión de Recursos Humanos

El plan de gestión de recursos humanos incluye las políticas y actividades necesarias para convertir a los empleados en una ventaja competitiva. Sus componentes principales son:

• Previsión de necesidades y análisis de puestos: determinar cuántos trabajadores se necesitan, qué funciones deben desempeñar y los requisitos para cada puesto.
• Externalización (outsourcing): subcontratar funciones no esenciales (como limpieza, contabilidad, marketing) para reducir costes y ganar flexibilidad, aunque crea dependencia externa.
• Reclutamiento y selección: atraer y elegir candidatos adecuados mediante entrevistas y pruebas.
• Contratación: definir los tipos de contratos (indefinidos, en prácticas, etc.).
• Formación: programas para mejorar las habilidades de los empleados (por ejemplo, cursos de 40 horas al año).
• Salarial y promoción: establecer salarios y los requisitos para ascensos (ej.: operarios 1.500 €, responsables de sección 2.300 €).
• Prevención de riesgos laborales: normativas para proteger la seguridad de los trabajadores (uso de casco obligatorio).
• Relaciones laborales: gestionar la comunicación con los representantes de los trabajadores, como reuniones mensuales.

Este plan tiene como objetivo mejorar el rendimiento de los trabajadores, alineándolos con los objetivos de la empresa.

Reclutamiento y Selección

El reclutamiento es el proceso de anunciar vacantes y recibir candidaturas, que puede ser interno (empleados actuales) o externo (fuera de la empresa). Los métodos externos incluyen anuncios en prensa, Internet, agencias de colocación, bolsas de trabajo, candidaturas espontáneas y recomendaciones.

La selección de personal implica una criba inicial usando el profesiograma y herramientas como:

• Entrevistas (para evaluar compatibilidad).
• Tests psicotécnicos (habilidades).
• Pruebas teóricas/prácticas (conocimientos).
• Dinámicas de grupo (para medir habilidades sociales y trabajo en equipo).

Política de Contratación

La política de contratación establece el tipo de contrato adecuado tras seleccionar al candidato. El contrato debe ser por escrito, aunque en algunos casos puede ser verbal.

Tipos de Contrato (Reforma Laboral 2022)

• Indefinido: Sin fecha de finalización, con indemnización por despido de 33 días por año trabajado. Puede ser a jornada completa o parcial.
• Fijo-discontinuo: Para trabajos estacionales, sin fecha fija de finalización, a jornada completa o parcial.
• Temporal: Con duración determinada, por sustitución o circunstancias de la producción. La duración máxima es de 6 meses con indemnización de 12 días por año trabajado.

Contratos Formativos

• Formación en alternancia: Para jóvenes de 16 a 30 años, combinando trabajo y formación (3 meses a 2 años).
• Para práctica profesional: Para titulados sin experiencia (3 meses a 1 año).

El contrato debe incluir detalles como duración, salario, jornada y lugar de trabajo.

Política de Formación

La política de formación tiene como objetivo desarrollar las habilidades de los trabajadores, tanto iniciales como continuas. Puede ser interna (organizada por la empresa) o externa (por entidades especializadas).

Tipos de Habilidades

• Técnicas (hard skills): Son medibles y aprendidas en cursos o experiencia, como idiomas, contabilidad y uso de nuevas tecnologías.
• Blandas (soft skills): Incluyen habilidades personales como autogestión y creatividad, y sociales como trabajo en equipo y liderazgo.

Equipos Ágiles

Son grupos multidisciplinares que trabajan de manera autónoma y colaborativa con objetivos claros, autoorganización y procesos ágiles.

Elementos Clave de los Equipos Ágiles

• Sprints: Ciclos cortos con entregas parciales.
• Backlog: Lista de tareas.
• Reuniones de seguimiento: Para evaluar avances y problemas.
• Entrega continua: Avances constantes al cliente.

Beneficios

• Mayor productividad.
• Adaptación al cambio.
• Satisfacción del cliente.

Política Salarial

La política salarial debe estar alineada con las responsabilidades del puesto, la experiencia del trabajador y las condiciones del mercado. Incluye:

• Salario base.
• Complementos (antigüedad, nocturnidad, peligrosidad).
• Incentivos por resultados.
• Horas extra.
• Pagas extraordinarias.
• Salario en especie (hasta el 30% del salario).

La nómina refleja los ingresos (devengos) y las deducciones (Seguridad Social, IRPF), mostrando el líquido a percibir.

Política de Relaciones Laborales

Los trabajadores pueden ser representados por comités o delegados. La negociación colectiva entre empresa y representantes de los trabajadores da lugar a convenios colectivos, que varían según sector y territorio.

Las políticas de igualdad buscan garantizar trato justo y evitar discriminación, promoviendo:

• La selección objetiva.
• Igualdad salarial.
• Oportunidades de ascenso.
• Flexibilidad horaria.
• Formación adaptada.

El objetivo es un entorno de respeto e igualdad para todos los empleados.