El Operador Económico Autorizado (OEA): Ventajas y Requisitos

El estatus de Operador Económico Autorizado (OEA) es una certificación aduanera que otorga beneficios significativos a las empresas involucradas en operaciones de comercio internacional. A continuación, se detallan los aspectos clave de esta acreditación.

Beneficios de la Acreditación OEA

La obtención del estatus OEA conlleva una serie de ventajas operativas y económicas:

• Prioridad en los despachos aduaneros.
• Reducción de los controles físicos y documentales (filtros).
• Posibilidad de realizar el despacho de exportación sin que la mercancía esté físicamente en el puerto.
• Facilidades en la gestión de valor y origen de las mercancías.
• Reducción de la garantía del IVA.
• Acceso al Despacho Centralizado Nacional.
• Posibilidad de contratar el Despacho en Factoría.

Compromisos del OEA

Para mantener la acreditación OEA, las empresas deben cumplir con los siguientes compromisos:

• Mantener un nivel de excelencia en la gestión.
• Mejorar continuamente en aspectos como:
  • Conformidad demostrada con las disposiciones aduaneras.
  • Sistema satisfactorio para la gestión de expedientes comerciales.
  • Viabilidad financiera.
• Informar a la aduana de cualquier elemento relevante surgido tras la certificación que pueda influir en el mantenimiento o contenido del certificado.

Programa de Reconocimiento Mutuo

El programa de reconocimiento mutuo se activa cuando:

• Una administración de aduanas reconoce el estatus OEA gestionado por otro país.
• Una administración de aduanas reconoce el sistema de gestión de riesgos y los estándares de seguridad y cumplimiento aduanero implementados por otro país.

¿Quién Puede Ser OEA?

Cualquier persona, física o jurídica, establecida en España puede solicitar el estatus OEA, independientemente de su tamaño o sector. Los principales destinatarios son:

• Fabricantes
• Exportadores
• Transportistas
• Expedidores (Freight Forwarders)
• Representantes Aduaneros
• Almacenistas
• Importadores

Existe una excepción a la condición de persona jurídica establecida en España para compañías navieras o aéreas con oficina regional en la Comunidad Europea que cumplan con condiciones específicas. En todo caso, se entenderá por establecido en la Unión Europea no solo a aquellas entidades cuya sede social se halle en dicho territorio, sino también a los establecimientos permanentes sitos en la Comunidad.

Tipos de Certificados OEA Existentes

Las empresas pueden optar por diferentes modalidades de certificación OEA:

• OEA de Simplificaciones Aduaneras.
• OEA de Seguridad y Protección.
• OEA de Simplificaciones y Seguridad (combinado).

Importante: Es la propia empresa quien debe decidir qué modalidad de OEA se ajusta mejor a sus actividades y posibilidades iniciales.

Criterios de Acreditación OEA y Evaluación Anual

La evaluación anual focalizada (I y II) de la acreditación OEA se centra en los siguientes criterios:

• Conformidad demostrada con las disposiciones aduaneras.
• Sistema satisfactorio para la gestión de expedientes comerciales.
• Viabilidad financiera.
• Consulta, cooperación y comunicación con las autoridades.
• Educación, formación y sensibilización del personal.
• Intercambio, acceso y confidencialidad de la información.
• Seguridad de las mercancías.
• Seguridad de los envíos.
• Seguridad de las instalaciones.
• Seguridad del socio comercial.
• Gestión de crisis y subsanación de incidentes.

Infraestructuras Críticas y Seguridad Nacional

La protección de las infraestructuras críticas es fundamental para la seguridad y el bienestar de la sociedad. Esta sección aborda su definición, los sectores implicados y las responsabilidades asociadas.

Sectores e Infraestructuras Críticas Identificadas

Las infraestructuras que pueden considerarse críticas abarcan diversos sectores:

• Energía
• Transporte
• Alimentación
• Sistema Tributario, entre otros.

En el sector del transporte, las infraestructuras críticas incluyen:

• Aeropuertos
• Puertos
• Instalaciones intermodales
• Ferrocarriles
• Sistemas de control de tráfico

Planes de Protección Específicos (PPE) y sus Implicaciones para el Operador Crítico

Ser designado como Operador Crítico (OC) implica la elaboración de Planes de Protección Específicos (PPE) que deben abordar:

• Aspectos relativos a su política general de seguridad.
• Desarrollo de una metodología de análisis de riesgos que garantice la continuidad de los servicios proporcionados por el operador a través de esa infraestructura crítica.
• Un plan de acción propuesto.
• Documentación adicional (ej. planos de la instalación, ubicación de medidas de seguridad).

Figuras Responsables Nombradas por el Operador Crítico

El Operador Crítico debe designar las siguientes figuras responsables:

• Responsable de Seguridad y Enlace: Representa al OC ante las autoridades competentes en materia de seguridad.
• Delegados de Seguridad de cada Infraestructura Crítica: Actúan como enlace operativo, canalizan la información con las autoridades y gestionan las necesidades operativas e informativas que surjan.

Normas de Buena Práctica en Gestión de Riesgos y Continuidad de Negocio

Para la gestión de riesgos y la continuidad del negocio, se recomiendan las siguientes normas de buena práctica:

• ISO 31000:2009, Gestión de Riesgos, y la norma ISO 31010:2009, Técnicas de Gestión de Riesgos, que es una guía para la implementación del análisis de riesgos. Esta última no es una norma certificable.
• ISO 22301:2010, Sistemas de Gestión de Continuidad del Negocio. Establece los requisitos para los procedimientos de gestión de incidentes y continuidad del negocio. Es una norma certificable.
• Guías de sistemas SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition).

Definiciones Clave

A continuación, se presentan definiciones esenciales en el ámbito de la seguridad de infraestructuras:

¿Qué son las Infraestructuras Críticas?

Son “las infraestructuras estratégicas cuyo funcionamiento es indispensable y no permite soluciones alternativas, por lo que su perturbación o destrucción tendría un grave impacto sobre los servicios esenciales”. Por ello, los operadores deberán establecer medidas de protección físicas y lógicas para que estas infraestructuras, compuestas por las instalaciones, redes, servicios y equipos físicos y de tecnología de la información, puedan seguir prestando los servicios esenciales para la población o la administración.

Dentro de la continuidad del negocio, hay dos vías principales:

1. Proteger el proceso.
2. Dar servicio de manera alternativa en caso de grave afectación.

¿Qué es un Operador Crítico?

Son “las entidades u organismos responsables de las inversiones o del funcionamiento diario de una instalación, red, sistema o equipo físico o de tecnología de la información designada como infraestructura crítica con arreglo a la presente Ley”. Todo ello con el fin de proporcionar un servicio indispensable a la sociedad.

Contenidos Mínimos de un Plan de Seguridad del Operador (PSO)

Un PSO debe incluir, como mínimo, los siguientes contenidos:

• Política general de seguridad del operador y marco de gobierno.
• Relación de servicios esenciales prestados por el operador crítico.
• Metodología de análisis de riesgo (amenazas físicas y lógicas).
• Criterios de aplicación de medidas de Seguridad Integral.

Gestión Empresarial y Modelos de Excelencia

La excelencia en la gestión es un pilar fundamental para la sostenibilidad y el crecimiento empresarial. Esta sección explora modelos organizacionales y de calidad.

Modelo de Organización en la Empresa

Un modelo de organización empresarial sólido se fundamenta en los siguientes elementos:

• Los valores
• La misión
• La visión
• La estrategia
• Las políticas
• Los procesos y los proyectos
• Los objetivos

Medición y Gestión del Rendimiento

La gestión del rendimiento puede abordarse desde diferentes perspectivas:

• El progreso natural.
• La mejora continua.
• La ruptura (innovación disruptiva).

Modelo de Excelencia EFQM: Niveles de Reconocimiento

El Modelo de Excelencia EFQM contempla diferentes niveles de reconocimiento:

• El Premio Europeo a la Calidad.
• El Reconocimiento a la Excelencia.
• El Compromiso con la Excelencia.

La Gestión de Crisis

La gestión de crisis se estructura en tres fases clave:

• Antes: la preparación de la empresa para la crisis.
• Durante: la detección de la crisis y la toma de medidas apropiadas.
• Después: la gestión de la postcrisis para evitar la “crisis réplica”.

Ámbitos de Funcionamiento en la Gestión de Crisis

Se identifican tres ámbitos de funcionamiento en la gestión de incidentes y crisis:

• Ámbito incidental: La empresa está en una alerta más o menos activa; los indicadores parpadean o pasan al ámbar, incluso al rojo.
• Ámbito post-accidental: Nada funciona, los riesgos se convierten en peligros graves, se requiere una reorganización.
• Ámbito a posteriori: Es el ámbito de lo desconocido, tanto en la percepción de los peligros como en la lucha para eliminarlos.

Representación del Modelo de Excelencia EFQM

Caso Práctico: Aplicación del Estatus OEA y la Seguridad de Infraestructuras

A continuación, se presenta un ejemplo práctico que ilustra la aplicación de los conceptos de Operador Económico Autorizado y Operador Crítico.

Ejemplo de Solicitud OEA para una Empresa de Transporte

Somos una empresa de transporte con base en Valencia, dedicada al transporte internacional de mercancías. Al ser una empresa de transportes y con base en España, podemos solicitar el estatus de OEA. Solicitaremos la certificación de Simplificaciones Aduaneras, ya que nos permitirá una prioridad en los despachos, lo que se traducirá en mayor rapidez y agilidad a la hora de realizar las entregas o las llegadas a puerto, siendo mucho más eficaces con la posibilidad de realizar el despacho sin que la mercancía esté en puerto.

El estatus OEA solo pueden recibirlo Fabricantes, Exportadores, Transportistas, Expedidores (Freight Forwarders), Representantes Aduaneros, Almacenistas o Importadores.

Obtener la certificación representa muchos beneficios para la empresa, como por ejemplo la reducción de filtros, facilidades en la gestión de valor y origen, o la reducción de la garantía del IVA, entre otros. Pero para poder disfrutar de estos beneficios, la organización que expide los certificados obliga al OEA a cumplir ciertos compromisos como:

• Mantener el nivel de excelencia de gestión (estar al corriente en las obligaciones fiscales y de la seguridad social, realizar auditorías anualmente para su comprobación).
• Tener una mejora continua en diferentes aspectos (seguridad tanto en los envíos, mercancía, instalaciones, el personal y el socio comercial, asegurándonos así un correcto funcionamiento de la empresa y con viabilidad financiera).
• Informar constantemente a la aduana de cualquier elemento surgido tras la certificación que influya en el mantenimiento o contenido del certificado (planificar acciones en caso de que se produzcan sucesos adversos y tener medidas de seguridad en el intercambio de información para prevenir su uso erróneo o posible alteración).

Es importante realizar evaluaciones una vez al año sobre las actividades del OEA o cuando se produzcan cambios significativos, para poder así saber si se están cumpliendo las condiciones.

Suspensión de la Certificación OEA

Existen dos formas por las que se puede suspender la certificación OEA:

• A instancias del propio OEA: Es decir, que a la empresa no le resulte rentable mantener tantos controles o tanta inversión en mejora continua, ya que al requerir unos estándares, se debe estar constantemente invirtiendo y puede llegar un punto en el cual no se disponga del capital necesario para realizar dicha inversión.
• Por detección de incumplimiento por la autoridad aduanera: Si la autoridad aduanera detecta el incumplimiento de las condiciones o de los criterios de certificación, o si halla actos que den lugar a procedimientos penales relacionados con una infracción normativa.

Por lo que, como conclusión, el estatus de OEA no se mantiene indefinidamente, ya que hay que llevar al día las evaluaciones y asegurar que todos los procesos de la empresa estén según las condiciones a las cuales se ha comprometido.

El Operador Crítico y la Protección de Infraestructuras

El operador crítico son las entidades u organismos responsables de las inversiones o del funcionamiento diario de una instalación, red, sistema o equipo físico o de tecnología de la información designada como infraestructura crítica con arreglo a la ley.

Una infraestructura crítica son las infraestructuras estratégicas cuyo funcionamiento es indispensable y no permite soluciones alternativas, por lo que su perturbación o destrucción tendría un grave impacto sobre los servicios esenciales, como por ejemplo transporte, energía, agua, etc.

El operador crítico, para garantizar la seguridad de los datos clasificados, debe cumplir con los requisitos establecidos por el Secretario de Estado de Seguridad y el Director del CNI. Además, el operador crítico ha de establecer planes de formación para aquellos implicados directamente en la protección de las infraestructuras.

Por ejemplo, la EMT (Empresa Municipal de Transportes) sería el operador crítico de la infraestructura pública de transporte en Madrid.

Como podemos observar en el proceso de designación de un operador crítico, primero el CNPIC (Centro Nacional para la Protección de Infraestructuras Críticas) ha de identificar y valorar si la infraestructura en cuestión es nombrada como crítica o no. Más tarde, se realiza la designación de quien será el responsable de las inversiones o del funcionamiento, nombrándolo así como el operador crítico. Al ser nombrado como tal, conlleva unas responsabilidades, las cuales son:

• Elaborar un PSO (Plan de Seguridad del Operador): Incluye la política general, la relación de servicios prestados por el OC, el análisis del riesgo y las medidas de seguridad.
• Elaborar un PPE (Plan de Protección Específico) para cada IC: Incluye la política general, el análisis de riesgo que garantice la continuidad de los servicios de la IC, las medidas de seguridad, el plan de acción y la documentación adicional (planos de la instalación o ubicación de las medidas de seguridad).
• Nombramiento de Responsable de Seguridad y Enlace: Representa al OC ante las autoridades competentes en materia de seguridad.
• Nombramiento del Delegado de Seguridad para cada IC: Actúa como enlace operativo, canaliza la información con las autoridades y gestiona las necesidades operativas e informativas que surjan.