Conceptos Fundamentales de Stocks y Existencias

Los stocks, existencias o mercancías son el conjunto de productos que una empresa tiene almacenados hasta su utilización o venta posterior. La composición del stock varía según el tipo de empresa:

• En una empresa industrial, el stock está formado por: materias primas y otros materiales para la elaboración del producto; productos en curso de fabricación y productos fabricados destinados a la venta.
• En una empresa comercial o de distribución, el stock se compone de mercancías o artículos que se adquieren para la reventa.

Tipos de Stock según su Naturaleza

Existen diferentes clasificaciones de stock según su naturaleza o ubicación:

• Stock económico o administrativo: Es el conjunto de productos, mercancías o materiales que son propiedad de la empresa y pueden estar en puntos fijos, en tránsito (en camino desde el proveedor), en proceso de elaboración o en exposición para la venta.
• Stock físico: Son productos, mercancías o artículos que, además de ser propiedad de la empresa, están físicamente en el almacén y necesitan espacio.

Diferencias entre Stock y Surtido

Es fundamental distinguir entre stock y surtido:

• El surtido es el conjunto de productos de diferentes marcas, modelos, formatos, etc., que la empresa pone a disposición de sus clientes.
• El stock es la cantidad almacenada, el número de artículos disponibles para la venta.

Actualmente, existen dos sectores principales: uno representado por empresas que compiten por la especialización, mientras que otras empresas venden una amplia variedad de marcas y productos.

El Aprovisionamiento y sus Funciones

El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los productos necesarios para llevar a cabo sus actividades de fabricación o comercialización. Comprende la planificación y gestión de las compras, el almacenaje de los productos y la aplicación de técnicas para mantener las existencias mínimas de cada material.

Funciones del Stock Almacenado

La planificación del aprovisionamiento se realiza teniendo en cuenta las funciones clave del stock almacenado:

• El stock permite regular los ritmos de producción y ventas. Un aprovisionamiento frecuente del almacén puede permitir un stock reducido.
• El stock permite obtener ventajas en los precios de compra al adquirir grandes cantidades (descuentos por volumen o rappels).
• Cuando se adquieren grandes cantidades, es preciso almacenar las cantidades sobrantes, lo que puede ocasionar mayores costes de almacenaje.
• El stock del almacén permite cubrir las variaciones de la demanda y los posibles retrasos en la entrega del proveedor, evitando así que la producción o la venta queden paralizadas por falta de existencias.

Una buena gestión de aprovisionamiento permite que la empresa disponga de los productos necesarios, en cantidades adecuadas y en el momento oportuno, consiguiendo todo ello al menor coste posible.

Objetivos de la Planificación del Aprovisionamiento

Los objetivos que persigue la empresa al planificar el aprovisionamiento son:

• Establecer un inventario suficiente: Para que la producción no carezca de materias primas y otros suministros. Para ello, previamente se deben calcular las necesidades.
• Determinar el volumen óptimo de pedido: Considerando el volumen de producción, la capacidad física del almacén, el coste del capital invertido, entre otros factores.
• Minimizar la inversión en stocks: Reducir los costes de almacenaje por pérdidas y daños en el producto, como obsolescencia o bajas de artículos perecederos.

Clasificación Detallada de Tipos de Stock

Además de las clasificaciones iniciales, existen otros tipos de stock importantes en la gestión empresarial:

• Stock activo o de ciclo: Está formado por los artículos que la empresa tiene para hacer frente a la demanda durante un período de tiempo determinado.
• Stock de seguridad: Es complementario del stock activo y se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento. Su objetivo es cubrir los pedidos cuando se produce una demanda imprevista o los proveedores demoran el plazo de entrega. Cuando la demanda es superior a la estimada, puede tener lugar una «rotura de stock» y las existencias del almacén no pueden hacer frente a las necesidades, ya sea del centro de fabricación o de los pedidos de clientes.
• Stock óptimo: Está formado por los productos que permiten cubrir las previsiones óptimas de ventas al mismo tiempo que se consigue una mejor rentabilidad.
• Stock cero: Se establece por una estrategia logística basada en la técnica de «Just in Time» (JIT), que consiste en aprovisionar en el momento que se necesitan materias primas o mercancías y solo en la cantidad necesaria. Industrias de automoción, como Ford o Toyota, son ejemplos de su aplicación. La utilización del stock cero está condicionada por dos factores: la rapidez en el suministro y el encarecimiento del precio de adquisición. Esta estrategia puede ser rentable siempre que los gastos de almacenaje y financieros sean menores que los beneficios de la reducción de stock.
• Stock de temporada o estacional: Se crea para hacer frente a un aumento esperado de las ventas por cambio de estación o temporada. Los artículos que componen este stock no presentan ventas continuas durante todo el año, por ejemplo: prendas de invierno, estufas, bañadores.
• Stocks de especulación: Se crea antes de que surjan las necesidades y sirve para hacer frente a una variación esperada de la demanda, el suministro o el precio. Este stock se suele abastecer en situaciones de huelga, guerra o cuando en un futuro próximo no sea posible adquirir dicho artículo.
• Stock en tránsito: Es el que se encuentra entre diferentes fases en los procesos de aprovisionamiento, producción o distribución. También es el stock que está en camino, en almacenes de tránsito o locales situados estratégicamente.
• Stock de recuperación: Está formado por artículos usados que son susceptibles de nueva utilización, como materiales de envase y embalaje (cajas, cestones, paletas, etc.). También es muy frecuente formar stock de recuperación con equipos en desuso (maquinaria, ordenadores…) que se retiran por su bajo rendimiento, pero cuyas piezas se utilizan en la reparación de otros equipos o se venden para la misma finalidad a otros países cuya tecnología no es tan avanzada.
• Stock muerto: Está formado por artículos viejos o nuevos que ya no sirven para cubrir las necesidades para las cuales fueron adquiridos.

Gestión de Existencias: Preguntas Clave y Desafíos

La gestión de existencias tiene como objetivo resolver las siguientes preguntas fundamentales:

• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?
• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
• ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?

Las técnicas de gestión del stock se aplican para conocer el volumen de salidas o las ventas de cada artículo durante un período de tiempo programado (día, semana, campaña, etc.) y solicitar al proveedor los productos necesarios para no tener tanto capital inmovilizado en el almacén. Sin embargo, en la práctica, esto no es tan sencillo; a la hora de calcular el stock necesario se plantean varios problemas, como son:

• Dificultad de prever el comportamiento de la demanda y, por consiguiente, las ventas futuras.
• Necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de cada artículo.
• Problemas de entrega y suministro por parte de los proveedores.
• Costes periódicos y repetitivos, así como trabajos administrativos asociados.
• Pérdida de compras ventajosas al desaprovechar los descuentos por volumen (rappels).

Para una gestión eficiente, es crucial establecer un inventario suficiente y minimizar la inversión en stock, así como conocer el volumen óptimo de pedido y el punto de pedido, para guardar un equilibrio entre un nivel de existencias mínimo y las necesidades de la empresa.

Variables que Afectan la Gestión de Stock

Las variables que pueden afectar las decisiones de gestión de stock de una empresa son:

• El nivel de servicio ofertado: Es la relación que existe entre los productos disponibles en el almacén o en exposición y los que espera encontrar el cliente en el momento de la compra.
• La previsión de ventas: De cada período nos permite decidir el nivel óptimo de mercancías que debemos almacenar. Para ello, se realiza un estudio sobre el comportamiento de cada producto, prestando mayor atención (tiempo, control e inversión) en aquellos artículos cuya rotura de stocks puede ocasionar problemas a la empresa. Para que las previsiones de ventas sean realistas, debemos tener en cuenta los siguientes factores:
  • Evolución de las ventas de períodos anteriores: Permite conocer la tendencia de cada producto y utilizar los datos como indicador de ventas futuras.
  • Variaciones sobre las ventas de los últimos años: Ayuda a detectar si las ventas del producto en estudio siguen una tendencia al alza o a la baja y a analizar las posibles causas.
  • Situación general del mercado: Estudiando los ciclos ascendentes y descendentes de la economía, que influyen en el consumo, se pueden planificar las ventas.
  • Evolución de la competencia: Estudiar los acontecimientos que influyen positiva o negativamente en las ventas futuras, como la aparición de nuevos productos o puntos de venta, nuevas estrategias comerciales, o la pérdida de imagen de nuestro producto o establecimiento.
• Los costes de gestión y existencias: Se originan por tener stock almacenado y son de cuatro tipos: adquisición, almacenaje, aprovisionamiento y rotura de stock.
• El plazo de entrega de proveedores: Es el tiempo que transcurre desde que se emite la orden de pedido hasta que llegan las mercancías y estas se encuentran disponibles para la venta o su incorporación en el proceso productivo. Este plazo se puede dividir en los siguientes tiempos: realización y envío del pedido, preparación de los materiales, duración del transporte, recepción de la mercancía y preparación para su disponibilidad.

La rotura de stock en la empresa industrial puede suponer paralizar el proceso productivo y, además, soportar los costes fijos hasta que llega el reaprovisionamiento de dichos materiales. Cuando la empresa consigue reducir los plazos de entrega, disminuye el stock que necesita almacenar y con ello se mejora la rentabilidad de la inversión y la rotación del stock; por eso es muy importante que la empresa colabore con sus proveedores. Un ejemplo claro de colaboración es el que realizan los supermercados.

Composición y Tamaño del Stock

Para la empresa es muy importante mantener un nivel de stock que guarde equilibrio con el ritmo de producción o las ventas de cada producto. Un stock excesivo supone un coste añadido que puede resultar caro (dinero invertido en mercancías; costes de espacio, mantenimiento y manipulación), y un stock insuficiente también es costoso, ya que las consecuencias son: perder ventas, insatisfacción de los clientes y, en ocasiones, la pérdida de estos. Para mantener un stock equilibrado se deben conseguir los siguientes objetivos:

• Cubrir la producción o las ventas durante el período que transcurre entre dos aprovisionamientos.
• Hacer frente a la producción o las ventas durante el plazo de entrega de los proveedores.
• Tener la cantidad suficiente de existencias para hacer frente a la demanda.
• Estar preparado ante las posibles oscilaciones del ritmo de producción o ventas y los retrasos en la entrega del suministro.

El stock total se interpreta como las existencias máximas que se deben tener de un artículo y, generalmente, está formado por:

• El stock activo o de ciclo: Es el que permite alimentar el almacén durante la recepción de dos pedidos consecutivos. Este stock debe cubrir las necesidades del centro de producción y la cadena de distribución y las ventas que se producen durante el plazo de entrega de proveedores.
• El stock de seguridad: Es un stock de reserva para hacer frente a demanda no prevista o retraso del aprovisionamiento. Con él se pretende evitar la rotura de stock y hacer frente a las consecuencias de variaciones imprevistas.

Representación del Stock

Las existencias de un almacén oscilan entre un nivel máximo y un nivel mínimo. El ciclo del stock, cuando el consumo y el aprovisionamiento se mantienen constantes, se refleja como los dientes de una sierra y los niveles máximo y mínimo siempre alcanzan el mismo valor.

Rotación del Stock

La rotación del stock (R_n) es el número de veces que durante un período de tiempo (año, trimestre, mes, etc.) se renuevan las existencias y se recupera la inversión del capital invertido.

El producto acabado pasa al almacén de productos terminados y su valor se determina sumando los costes de todos los factores incorporados. Cuando se venden los productos fabricados, disminuyen las existencias de este almacén, pero se incrementa el crédito de clientes.

El Período Medio de Maduración (PMM)

El Período Medio de Maduración (PMM) es el tiempo que transcurre, por término medio, desde que se realiza la inversión monetaria en materias primas y otros gastos de transformación hasta su recuperación mediante el cobro de los productos fabricados y vendidos a clientes.

PMM en la Empresa Industrial

El PMM económico de la empresa industrial se divide en cuatro subperíodos:

• Período de almacenaje de materias primas (PM_a).
• Período de fabricación (PM_f).
• Período de ventas (PM_V).
• Período de cobro a clientes (PM_C).

La fórmula para el PMM industrial es:

PMM = PM_a + PM_f + PM_V + PM_C

• El período de fabricación (PM_f) es el número de días que tarda la empresa en fabricar un lote de productos.
• El período de ventas (PM_V) es el tiempo que están almacenados los productos terminados hasta su venta a los clientes.
• El período de cobro (PM_C) es el tiempo o número de días que se tarda en cobrar a los clientes que pagan a crédito.

Analizando el período medio de maduración (PM_a + PM_f + PM_V + PM_C), podemos observar que: manteniendo constantes las ventas y acortando el período de almacenaje, fabricación o ventas, se reducen el capital inmovilizado en materias primas, o los stocks de productos en curso o terminados.

PMM en la Empresa Comercial

Para la empresa comercial, el PMM se enfoca en:

• El período de ventas (PM_V‘) es el tiempo que las mercancías están almacenadas. Estos artículos se venden con las mismas características que se compraron, sin realizar en ellos transformación alguna. El número de veces que se renuevan los stocks es R_V‘.
• El período de cobro (PM_C‘) es el tiempo que se tarda en cobrar a los clientes. El número de veces que se renueva las deudas es R_C‘.

El análisis del PMM de la empresa comercial también nos permite conocer cuánto tiempo permanecen almacenados los productos y el tiempo que tarda la empresa en cobrar las ventas realizadas. Cuanto mayor sea la rotación de las existencias, menos tiempo estará inmovilizado el capital invertido en las mismas y la rentabilidad del almacén será mayor.